Biuro Porad Prawnych Oskar Zacharski

Jeśli już przeprowadziłeś analizę swojej działalności i musisz, zgodnie z art. 37 RODO, wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych (IOD), to tym poradniku pokażemy Ci, jak skutecznie poinformować o tym Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Co będzie potrzebne do wypełnienia zgłoszenia IOD?

Zawiadomienie o wyznaczeniu IOD przesyła się do UODO elektronicznie, wobec czego potrzebujesz danych dostępowych do swojego Profilu Zaufanego ePUAP, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej.
Do prawidłowego uzupełnienia e-formularza potrzebujesz danych Administratora, dla którego powoływany jest IOD. Konieczne jest uzupełnienie: pełnej nazwy, numeru REGON, adresu oraz informacji o sektorze gospodarki, w jakim administrator działa.
Konieczne jest także dysponowanie danymi powoływanego IOD potrzebujesz jego imienia i nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu (opcjonalnie).
Jeśli działasz jako pełnomocnik musisz dodatkowo przygotować:

pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby udzielającej pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo to jednostronna czynność prawna polegająca na upoważnieniu konkretnej osoby do działania twoim imieniu, ważne jest, aby było one podpisane elektronicznie. Niestety pełnomocnictwo podpisane „tradycyjnie” i zeskanowane, nie spełnia wymogów formalnych. Jeśli nie dysponujesz wzorem pełnomocnictwa możesz skorzystać z urzędowego linku do edytowalnego szablonu pełnomocnictwa – https://zaplecze.biznes.gov.pl/files/document_attachments/520/Pelnomocnictwo.docx
potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo – jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz wnieść opłatę skarbową za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Z opłaty skarbowej zwolnione są m.in. jednostki budżetowe i jednostki samorządu terytorialnego.
Dane do przelewu opłaty za pełnomocnictwo są następujące:

W przypadku pełnomocnictw ujawnionych w CEIDG ani dokument pełnomocnictwa ani opłata skarbowa nie są wymagane.

Jeśli jesteś już gotowy, to teraz jak skutecznie zawiadomić UODO?

KROK 1

Wejdź na stronę Zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych (na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych – RODO) – usługi online – Biznes.gov.pl lub inną, aktualną w momencie czytania tego poradnika stronę, którą dostępną będzie na oficjalnej stronie UODO.

KROK 2

Naciśnij przycisk ROZPOCZNIJ

KROK 3

Zaloguj się w preferowany przez siebie sposób

Kliknij ZALOGUJ i wybierz przy użyciu, jakiego narzędzia chcesz się zalogować – Profil Zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna, zaloguj się.

KROK 4

Utwórz nowy profil

W następnym formularzu zjedź na sam dół i zaznacz pole UTWÓRZ NOWY PROFIL.

Następnie zaakceptuj niebieskim przyciskiem DALEJ.

KROK 5

Wybierz tryb składania wniosku i jeśli to konieczne dodaj załączniki

Wniosek może zostać złożony we własnym imieniu, jak również przez pełnomocnika.

Jeśli zawiadomienia dokonujesz jako pełnomocnik, konieczne jest zaznaczenie tego w oknie przedstawionym powyżej i dodanie do tej sekcji dwóch załączników, o których pisaliśmy powyżej, czyli pełnomocnictwa i potwierdzenia przelewu:

kliknij DODAJ ZAŁĄCZNIK. W polu „Opis pliku” nie wprowadzaj żadnych zmian (domyślnie będzie to „Pełnomocnictwo”). Następnie wybierz z dysku odpowiedni plik z pełnomocnictwem. Po wybraniu tego pliku, kliknij niebieski przycisk DODAJ.
Dodaj drugi załącznik – potwierdzenie bankowe o dokonaniu opłaty od pełnomocnictwa. Dodaj odpowiedni opis pliku, a następnie kliknij w niebieski przycisk DODAJ.

Po dodaniu załączników sekcja ta powinna wyglądać tak:

KROK 6

Uzupełnij dane administratora

Wpisz odpowiednią nazwę, dodaj numer REGON, wybierz sektor – jeżeli jest to firma to wybieramy sektor prywatny, jeśli jest to np. przedszkole czy urząd gminy, to wybieramy sektor publiczny.

Po wybraniu odpowiedniego sektora pojawi się lista bardziej szczegółowych sektorów, który reprezentuje ten podmiot. UODO zbiera to dla informacji statystycznych. Zaznacz tę kategorię, która najbardziej pasuje dla Twojej organizacji. Jeżeli nic nie pasuje, wybierz inne.

W kolejnym kroku wpisz adres administratora danych.

Po uzupełnieniu wszystkich obowiązkowych pól kliknij ZAPISZ, zaznacz pole z adresem, który uzupełniłeś i przejdź DALEJ.

KROK 7

Uzupełnij dane IOD

Wpisz imię, nazwisko, adres e-mail i jeśli chcesz również numer telefonu do wyznaczonego Inspektora.

Przejdź DALEJ.

KROK 8

Dodaj reprezentanta Dodaj reprezentanta, czyli osobę, która podpiszę się pod uzupełnianym zawiadomieniem. Będzie to albo osoba (osoby) uprawniona do reprezentacji zgodnie z KRS albo pełnomocnik.

Kliknij ZAPISZ i DALEJ.

KROK 9

Zapoznaj się z klauzulą informacyjną UODO.

Zaznacz „tik” przy „potwierdzam…” i przejdź DALEJ.

KROK 10

Sprawdź, czy do dobrego urzędu przesyłasz wniosek

Kliknij DALEJ.

KROK 11

Wybierz sposób podpisania zawiadomienia – profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Podpisz dokument uwierzytelniając się czy to przez aplikację, czy wpisanie kodu SMS.

Jeśli wybierzesz Podpis Zaufany możliwe, że ponownie będziesz musiał się zalogować. Sprawdź poprawność swoich danych i kliknij Podpisz podpisem zaufanym.

KROK 12

Wyślij zawiadomienie do UODO

Pamiętaj, że po podpisaniu zgłoszenia pozostanie Ci jeszcze tylko ostatnia formalność – wysłanie formularza do UODO. Łatwo pominąć ten krok, dlatego koniecznie kliknij jeszcze w niebieski przycisk: WYŚLIJ i gotowe. Zgłosiłeś IOD do UODO.