Jeśli już przeprowadziłeś analizę swojej działalności i musisz, zgodnie z art. 37 RODO, wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych (IOD), to tym poradniku pokażemy Ci, jak skutecznie poinformować o tym Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).
W organach i podmiotach publicznych wyznaczenie IOD jest co do zasady obowiązkowe niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Więcej informacji o roli inspektora i pozostałych obowiązkach RODO w administracji publicznej przedstawiamy w osobnym poradniku.
Zapraszamy do współpracy
Szczegółowe informacje o ofercie i warunkach współpracy można uzyskać telefonicznie lub wysyłając zapytanie za pomocą formularza kontaktowego.
Co będzie potrzebne do wypełnienia zgłoszenia IOD?
- Zawiadomienie o wyznaczeniu IOD przesyła się do UODO elektronicznie, wobec czego potrzebujesz danych dostępowych do swojego Profilu Zaufanego ePUAP, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej.
- Do prawidłowego uzupełnienia e-formularza potrzebujesz danych Administratora, dla którego powoływany jest IOD. Konieczne jest uzupełnienie: pełnej nazwy, numeru REGON, adresu oraz informacji o sektorze gospodarki, w jakim administrator działa.
- Konieczne jest także dysponowanie danymi powoływanego IOD potrzebujesz jego imienia i nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu (opcjonalnie).
- Jeśli działasz jako pełnomocnik musisz dodatkowo przygotować:
- pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby udzielającej pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo to jednostronna czynność prawna polegająca na upoważnieniu konkretnej osoby do działania twoim imieniu, ważne jest, aby było one podpisane elektronicznie. Niestety pełnomocnictwo podpisane „tradycyjnie” i zeskanowane, nie spełnia wymogów formalnych. Jeśli nie dysponujesz wzorem pełnomocnictwa możesz skorzystać z urzędowego linku do edytowalnego szablonu pełnomocnictwa – https://zaplecze.biznes.gov.pl/files/document_attachments/520/Pelnomocnictwo.docx
- potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo – jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz wnieść opłatę skarbową za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Z opłaty skarbowej zwolnione są m.in. jednostki budżetowe i jednostki samorządu terytorialnego.
Dane do przelewu opłaty za pełnomocnictwo są następujące:
W przypadku pełnomocnictw ujawnionych w CEIDG ani dokument pełnomocnictwa ani opłata skarbowa nie są wymagane.
Zgłoszenie IOD do UODO
Jeśli jesteś już gotowy, to teraz jak skutecznie zawiadomić UODO?
Zgłoszenie IOD do UODO krok po kroku
KROK 1
Wejdź na stronę Zawiadomienie o wyznaczeniu inspektora ochrony danych (na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych – RODO) – usługi online – Biznes.gov.pl lub inną, aktualną w momencie czytania tego poradnika stronę, którą dostępną będzie na oficjalnej stronie UODO.
KROK 2
Naciśnij przycisk ROZPOCZNIJ
KROK 3
Zaloguj się w preferowany przez siebie sposób
Kliknij ZALOGUJ i wybierz przy użyciu, jakiego narzędzia chcesz się zalogować – Profil Zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna, zaloguj się.
KROK 4
Utwórz nowy profil
W następnym formularzu zjedź na sam dół i zaznacz pole UTWÓRZ NOWY PROFIL.
Następnie zaakceptuj niebieskim przyciskiem DALEJ.
KROK 5
Wybierz tryb składania wniosku i jeśli to konieczne dodaj załączniki
Wniosek może zostać złożony we własnym imieniu, jak również przez pełnomocnika.
Jeśli zawiadomienia dokonujesz jako pełnomocnik, konieczne jest zaznaczenie tego w oknie przedstawionym powyżej i dodanie do tej sekcji dwóch załączników, o których pisaliśmy powyżej, czyli pełnomocnictwa i potwierdzenia przelewu:
- kliknij DODAJ ZAŁĄCZNIK. W polu „Opis pliku” nie wprowadzaj żadnych zmian (domyślnie będzie to „Pełnomocnictwo”). Następnie wybierz z dysku odpowiedni plik z pełnomocnictwem. Po wybraniu tego pliku, kliknij niebieski przycisk DODAJ.
- Dodaj drugi załącznik – potwierdzenie bankowe o dokonaniu opłaty od pełnomocnictwa. Dodaj odpowiedni opis pliku, a następnie kliknij w niebieski przycisk DODAJ.
Po dodaniu załączników sekcja ta powinna wyglądać tak:
KROK 6
Uzupełnij dane administratora
Wpisz odpowiednią nazwę, dodaj numer REGON, wybierz sektor – jeżeli jest to firma to wybieramy sektor prywatny, jeśli jest to np. przedszkole czy urząd gminy, to wybieramy sektor publiczny.
Po wybraniu odpowiedniego sektora pojawi się lista bardziej szczegółowych sektorów, który reprezentuje ten podmiot. UODO zbiera to dla informacji statystycznych. Zaznacz tę kategorię, która najbardziej pasuje dla Twojej organizacji. Jeżeli nic nie pasuje, wybierz inne.
W kolejnym kroku wpisz adres administratora danych.
Po uzupełnieniu wszystkich obowiązkowych pól kliknij ZAPISZ, zaznacz pole z adresem, który uzupełniłeś i przejdź DALEJ.
KROK 7
Uzupełnij dane IOD
Wpisz imię, nazwisko, adres e-mail i jeśli chcesz również numer telefonu do wyznaczonego Inspektora.
Przejdź DALEJ.
KROK 8
Dodaj reprezentanta
Dodaj reprezentanta, czyli osobę, która składa zawiadomienie (osoba uprawniona do reprezentacji zgodnie z KRS) bądź osobę, która podpisała nadane pełnomocnictwo (w przypadku składania zawiadomienia przez pełnomocnika).
Kliknij ZAPISZ i DALEJ.
KROK 9
Zapoznaj się z klauzulą informacyjną UODO.
Zaznacz „tik” przy „potwierdzam…” i przejdź DALEJ.
KROK 10
Sprawdź, czy do dobrego urzędu przesyłasz wniosek
Kliknij DALEJ.
KROK 11
Wybierz sposób podpisania zawiadomienia – profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Podpisz dokument uwierzytelniając się czy to przez aplikację, czy wpisanie kodu SMS.
Jeśli wybierzesz Podpis Zaufany możliwe, że ponownie będziesz musiał się zalogować. Sprawdź poprawność swoich danych i kliknij Podpisz podpisem zaufanym.
KROK 12
Wyślij zawiadomienie do UODO
Pamiętaj, że po podpisaniu zgłoszenia pozostanie Ci jeszcze tylko ostatnia formalność – wysłanie formularza do UODO. Łatwo pominąć ten krok, dlatego koniecznie kliknij jeszcze w niebieski przycisk: WYŚLIJ i gotowe. Zgłosiłeś IOD do UODO.
Zgłoszenie IOD do UODO – FAQ
Zawiadomienie należy przesłać w ciągu 14 dni od dnia wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Ten sam termin obowiązuje przy odwołaniu IOD, zmianie jego danych kontaktowych oraz zmianie danych administratora lub podmiotu przetwarzającego, który wyznaczył inspektora
Nie. Prawidłowe zawiadomienie Prezesa UODO musi mieć postać elektroniczną. Przesłanie pisma tradycyjną pocztą lub dostarczenie papierowego formularza nie stanowi skutecznego wykonania obowiązku.
Najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z interaktywnego formularza na portalu biznes.gov.pl. UODO udostępnia również formularze przeznaczone do wysłania przez e-Doręczenia, a w określonych przypadkach możliwe jest skorzystanie z platformy ePUAP.
Formularz powinien zostać podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania administratora lub podmiotu przetwarzającego albo przez prawidłowo ustanowionego pełnomocnika. Wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym.
IOD ani jego zastępca nie powinni być pełnomocnikami administratora przy składaniu zawiadomienia dotyczącego własnej funkcji. Według UODO reprezentowanie administratora w tej sprawie mogłoby prowadzić do konfliktu interesów i naruszać niezależność inspektora.
W zawiadomieniu należy podać imię i nazwisko inspektora oraz jego adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. Formularz wymaga również danych administratora albo podmiotu przetwarzającego, który wyznaczył IOD.
Najważniejsze informacje
- Zgłoszenie Inspektora Ochrony Danych do UODO odbywa się elektronicznie przez platformę biznes.gov.pl przy użyciu Profilu Zaufanego, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej.
- Do zgłoszenia potrzebne są: dane administratora (nazwa, REGON, adres) oraz dane IOD (imię, nazwisko, e-mail, telefon).
- Jeśli zgłoszenie składa pełnomocnik, wymagane jest pełnomocnictwo z kwalifikowanym podpisem elektronicznym i potwierdzenie opłaty skarbowej (z określonymi wyjątkami).
- Formularz wymaga wskazania sektora (publiczny/prywatny) i szczegółowej kategorii działalności dla celów statystycznych UODO.
- Zawiadomienie należy podpisać podpisem zaufanym lub kwalifikowanym i kliknąć przycisk „WYŚLIJ" – bez tego krok finalny nie zostaje wykonany.
