Biuro Porad Prawnych
Oskar Zacharski

ul. Żwirki i Wigury 33/43
26-600 Radom

NIP: 7962987711

600 784 526

o.zacharski@bppz.pl

Audyt RODO

Pierwszym krokiem przed wdrożeniem RODO w organizacji jest audyt RODO (audyt zgodności z RODO). Profesjonalne przeprowadzona inwentaryzacja pozwoli określić szczegółowo czynności przetwarzania danych w firmie oraz przygotować listę aktywów i zabezpieczeń. Bez kompleksowego audytu nie jest możliwe wykonanie fundamentalnych obowiązków nakładanych przez RODO takich jak analiza ryzyka czy rejestr czynności przetwarzania.

Z czego składa się audyt RODO?

Audyt RODO obejmuje weryfikację dokumentacji wewnętrznej klienta, prowadzonej przez niego strony internetowej oraz jej funkcji, a także aktywów i zabezpieczeń wykorzystywanych przez firmę.

Skontaktuj się

Biuro Porad Prawnych
Oskar Zacharski

600 784 526
o.zacharski@bppz.pl

Formularz kontaktowy
Administratorem Twoich danych osobowych jest Oskar Zacharski działający pod firmą Biuro Porad Prawnych Oskar Zacharski, z siedzibą w Radomiu przy ul. Żwirki i Wigury 33/43, (26-600 Radom). Twoje dane osobowe tj. imię i nazwisko, adres email oraz dane osobowe podane w formularzu kontaktowym przetwarzane są w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytania. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o przysługujących Ci prawach, możesz znaleźć w Polityce Prywatności BPPZ

Audyt RODO — dodatkowe informacje

Audyt RODO – co obejmuje?

Audyt RODO, czyli proces oceny zgodności działań organizacji z wymogami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych, jest kluczowym narzędziem w identyfikacji i zarządzaniu ryzykiem związanym z ochroną danych osobowych. Audyt rozpoczyna się od zrozumienia, jak organizacja zbiera, przetwarza, przechowuje i udostępnia dane osobowe. Obejmuje to analizę cyklu życia danych oraz ocenę procedur i polityk związanych z danymi.

Kolejnym krokiem jest ocena zgodności z zasadami RODO, czyli sprawdzenie czy praktyki organizacji są zgodne z kluczowymi zasadami RODO, takimi jak minimalizacja danych, ograniczenie celu, prawidłowość, rozliczalność, ograniczenie przechowywania oraz integralność i poufność.

Dokonywana jest ocena sposobów zbierania, rejestrowania i zarządzania zgodami na przetwarzanie danych osobowych oraz ich zgodności z RODO. Weryfikowane jest to, czy organizacja stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne do ochrony danych osobowych, w tym zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, utratą danych i naruszeniami bezpieczeństwa. Oceniane są plany i procedury dotyczące reagowania na naruszenia danych osobowych, w tym zdolności organizacji do wykrywania, raportowania i reagowania na takie zdarzenia.

Jeśli dane są przesyłane poza Europejski Obszar Gospodarczy, audyt powinien sprawdzić, czy są spełnione odpowiednie aktualne wymogi legalizujące takie transfery danych.

Jeśli organizacja wyznaczyła IOD, audyt powinien ocenić, czy spełnia on wymagania stawiane przez RODO oraz czy ta rola jest wypełniana w sposób należyty. Audyt RODO obejmuje również ocenę tego, czy pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i świadomi swoich obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.

Audyt to także weryfikacja, czy organizacja posiada procedury umożliwiające osobom wykonanie ich praw zgodnie z RODO, takich jak prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych.

Na zakończenie audytu, należy opracować zestaw zaleceń mających na celu usunięcie zidentyfikowanych luk w zgodności oraz przygotować plan działania uwzględniający właścicieli biznesowych poszczególnych procesów przetwarzania danych w organizacji.

Audyt RODO to kompleksowa ocena, która pozwala organizacjom na zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Jest to kluczowy krok w zarządzaniu ryzykiem związanym z przetwarzaniem danych osobowych i element służący budowaniu zaufania zarówno wśród klientów, jak i partnerów biznesowych.

Jaki jest cel audytu RODO?

Audyt pozwala odpowiedzieć na pytania o to, jakie procesy przetwarzania danych występują w organizacji, kto ma dostęp do danych osobowych, przy pomocy jakich systemów dokonywane są operacje na danych oraz w jakich rolach występuje klient (administrator/procesor).

Ile trwa audyt RODO?

Czas trwania zależny jest od kilku czynników. Należą do nich m.in. wielkość firmy oraz poziom skomplikowania jej struktury, charakter działalności, zakres i rodzaj zbieranych danych. W zależności od wybranej przez klienta formy (audyt zdalny/stacjonarny) i poziomu szczegółowości audyt może trwać od 1 do 7 dni.

Jak przygotować się do audytu?

W celu usprawnienia procesu audytu należy wyznaczyć w organizacji osobę kontaktową, która będzie posiadała wiedzę na temat struktury organizacji. Kluczowe będzie także zebranie w jednym miejscu (np. folderze udostępnionym) wszystkich dokumentów, które do tej pory zostały przygotowane (w przypadku prac wdrożeniowych RODO w przeszłości). Konieczne będzie także przygotowanie regulaminu pracy, monitoringu wizyjnego, struktury organizacyjnej oraz umów powierzenia przetwarzania danych. Powyższe dokumenty będą stanowiły punkt wyjścia do dalszych, bardziej szczegółowych zagadnień.

Co zawiera raport z audytu?

Raport z audytu to praktyczne narzędzie dla administratora danych, który ma stanowić swoistą mapę organizacji z uwzględnieniem jej mocnych oraz słabych stron z perspektywy ochrony danych osobowych. Szczegółowa inwentaryzacja będzie uzupełniona praktycznymi wytycznymi, których wdrożenie umożliwi osiągnięcie zgodności firmy z RODO.  Raport z audytu będzie także dowodem przed Urzędem Ochrony Danych na to, że organizacja dokłada należytej staranności w analizowanie i usprawnianie środków technicznych i organizacyjnych mających służyć zabezpieczeniu danych. 

Ile kosztuje audyt RODO?

Audyt wstępny RODO w formie zdalnej jest bezpłatny. Aby z niego skorzystać, wyślij zapytanie w formularzu kontaktowym.

Jak często należy przeprowadzać audyt RODO?

Częstotliwość przeprowadzania audytu RODO zależy od kilku czynników i może różnić się w zależności od specyfiki danej organizacji. Rozporządzenie nie wskazuje jednoznacznie w jakich odstępach czasowych należy przeprowadzać audyty, jednak istnieją pewne wytyczne i najlepsze praktyki, które mogą pomóc w ustaleniu odpowiedniego harmonogramu:

  • rozmiar i zakres działalności – większe organizacje lub te, które przetwarzają w dużej skali dane osobowe, szczególnie dane wrażliwe, powinny przeprowadzać audyty częściej. Dla takich podmiotów zaleca się przeprowadzanie audytu co najmniej raz do roku;
  • zmiany w organizacji lub przepisach – jeśli w organizacji lub w przepisach dotyczących ochrony danych osobowych nastąpiły istotne zmiany, wskazane jest przeprowadzenie audytu w celu oceny nowych ryzyk i zapewnienia zgodności z aktualnymi wymogami;
  • po wykryciu naruszeń danych – w przypadku wystąpienia naruszenia danych osobowych, konieczne jest przeprowadzenie audytu w celu zidentyfikowania przyczyn naruszenia i wdrożenia środków zaradczych;
  • wprowadzenie nowych systemów lub technologii – implementacja nowych systemów IT lub technologii przetwarzających dane osobowe może wymagać przeprowadzenia audytu, aby ocenić ich wpływ na ochronę danych;
  • regularne przeglądy – nawet jeśli nie wystąpią żadne z powyższych okoliczności, dobrą praktyką jest przeprowadzanie regularnych audytów RODO, np. co dwa lata, aby zapewnić ciągłą zgodność z przepisami i aktualnymi najlepszymi praktykami.

Częstotliwość przeprowadzania audytu RODO powinna być dostosowana do charakteru, wielkości i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych przez organizację, a także uwzględniać zmiany w otoczeniu prawnym i technologicznym. Regularne audyty pomagają utrzymać wysoki poziom zgodności z RODO i minimalizować ryzyko naruszeń danych osobowych.

Jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu RODO?

Przeprowadzenie audytu RODO przynosi organizacjom wiele korzyści, pomagając im nie tylko w spełnieniu wymogów prawnych, ale również w zwiększeniu efektywności i bezpieczeństwa operacyjnego.

Kluczowe korzyści płynące z audytu RODO:

  • zwiększenie zgodności z przepisami – audyt RODO umożliwia organizacjom dokładne zrozumienie, w jakim stopniu ich działania są zgodne z aktualnymi przepisami prawa. Pomaga to w identyfikacji i zaadresowaniu wszelkich braków, co z kolei zmniejsza ryzyko naruszeń przepisów i potencjalnych kar;
  • lepsze zarządzanie ryzykiem – audyt pozwala na ocenę potencjalnych zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych i wdrożenie skutecznych środków zarządzania ryzykiem, zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia naruszeń ochrony danych;
  • wzrost świadomości i edukacja – proces audytowy często uwypukla potrzebę szkoleń dla pracowników i zwiększa ogólną świadomość w zakresie ochrony danych. Edukacja pracowników jest kluczowym elementem zapewnienia zgodności z RODO;
  • ulepszenie procedur i procesów – audyt umożliwia identyfikację obszarów wymagających usprawnień w procesach przetwarzania danych, co może prowadzić do poprawy efektywności operacyjnej;
  • budowanie zaufania i reputacji – demonstracja zgodności z RODO i aktywna ochrona danych osobowych wzmacnia zaufanie klientów, partnerów biznesowych i innych interesariuszy, co przekłada się na pozytywny wizerunek firmy;
  • dostosowanie do zmieniających się warunków – regularne audyty pozwalają organizacjom na szybsze dostosowanie się do zmieniających się przepisów o ochronie danych i nowych wyzwań technologicznych;
  • zidentyfikowanie możliwości optymalizacji – audyt może ujawnić obszary, w których możliwa jest optymalizacja przetwarzania danych, np. poprzez usunięcie zbędnych danych oraz usprawnienie procesów dotyczących retencji danych.

Audyt RODO to cenny proces, który nie tylko pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami, ale także przyczynia się do lepszego zarządzania danymi, poprawy procesów operacyjnych i budowania silnej reputacji firmy. Jest to istotny element strategii zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwem danych w każdej organizacji.