Zdjęcia pracowników i klientów a RODO. Kiedy potrzebna jest zgoda?

Zdjęcia pracowników i klientów mogą być wykorzystywane zgodnie z prawem, ale nie każda fotografia wymaga zgody i nie każda zgoda pozwala na dowolną publikację. Firma musi oddzielić wykonanie zdjęcia, jego przechowywanie, wykorzystanie w konkretnym procesie oraz publiczne rozpowszechnienie wizerunku. Inaczej ocenia się fotografię na identyfikatorze, inaczej zdjęcie w zamkniętym intranecie, a jeszcze inaczej portret pracownika lub klienta opublikowany w reklamie i mediach społecznościowych. Znaczenie mają równocześnie RODO, Kodeks pracy, przepisy o ochronie dóbr osobistych oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W artykule wyjaśniamy, kiedy potrzebna jest zgoda, co powinien zawierać formularz i jak postąpić po jej wycofaniu.

Najważniejsze informacje

1. Zdjęcie jest daną osobową, jeżeli pozwala bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować człowieka.
2. Zwykła fotografia twarzy nie staje się automatycznie daną biometryczną szczególnej kategorii. Dzieje się tak dopiero wtedy, gdy jest przetwarzana specjalnymi metodami technicznymi w celu jednoznacznej identyfikacji osoby.
3. Zgodność z RODO nie zastępuje zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku wymaganego przez art. 81 prawa autorskiego. Firma powinna sprawdzić obie warstwy prawne.
4. Publiczne zamieszczenie portretu pracownika na stronie zespołu, w reklamie lub w mediach społecznościowych co do zasady powinno opierać się na dobrowolnej i konkretnej zgodzie.
5. Zdjęcie w zamkniętym intranecie może w określonych okolicznościach opierać się na prawnie uzasadnionym interesie pracodawcy, jeżeli służy wyłącznie sprawnej komunikacji i dostęp do niego mają tylko uprawnione osoby.
6. Sam udział klienta w wydarzeniu, spojrzenie w obiektyw albo informacja przy wejściu o obecności fotografa nie oznaczają automatycznie zgody na reklamowe wykorzystanie zdjęcia.
7. Fotografia osoby stanowiącej jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, może zostać rozpowszechniona bez zezwolenia na podstawie wyjątku z art. 81 prawa autorskiego. Wyjątek trzeba interpretować ostrożnie.
8. Zgoda powinna określać cel, kanały publikacji, zakres materiałów, czas wykorzystania oraz łatwy sposób jej wycofania.
9. Umowa z fotografem lub agencją nie zastępuje zgody fotografowanej osoby. Reguluje prawa do pliku i zasady przetwarzania, ale nie legalizuje wykorzystania cudzego wizerunku.
10. Firma powinna znać lokalizacje wszystkich kopii zdjęcia, aby móc wykonać żądanie usunięcia, ograniczenia przetwarzania albo wycofania zgody.

Czy zdjęcie jest daną osobową?

Tak, jeżeli przedstawiona osoba jest zidentyfikowana albo możliwa do zidentyfikowania. Nie musi to wynikać wyłącznie z widocznej twarzy. Rozpoznanie może być możliwe dzięki identyfikatorowi, stanowisku, charakterystycznemu ubiorowi, miejscu wykonania fotografii, podpisowi albo zestawieniu zdjęcia z innymi informacjami.

Samo zapisanie fotografii, przesłanie jej fotografowi, wybór ujęcia, retusz, umieszczenie w folderze, publikacja na stronie oraz usunięcie pliku są operacjami przetwarzania danych. Administrator powinien więc ustalić cel, podstawę prawną, odbiorców, czas przechowywania i zabezpieczenia.

Nie każde zdjęcie zawiera jednak dane osobowe. Fotografia tłumu wykonana z takiej odległości, że żadnej osoby nie da się racjonalnie rozpoznać, może nie pozwalać na identyfikację. Ocena zależy od jakości obrazu, kontekstu, dostępnych dodatkowych danych i możliwości, którymi dysponuje administrator lub inna osoba.

Podstawowe reguły identyfikowania informacji chronionych opisuje artykuł BPPZ Czym są dane osobowe.

Zwykłe zdjęcie a dane biometryczne

Fotografia twarzy nie jest automatycznie daną biometryczną szczególnej kategorii. Zgodnie z art. 4 pkt 14 RODO dane biometryczne powstają w wyniku specjalnego przetwarzania technicznego dotyczącego cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych, które umożliwia lub potwierdza jednoznaczną identyfikację osoby.

Zwykłe zdjęcie pracownika na stronie internetowej pozostaje daną osobową, ale co do zasady nie jest jeszcze daną biometryczną. Sytuacja zmienia się, gdy system tworzy z obrazu wzorzec twarzy i porównuje go w celu rozpoznania konkretnej osoby, na przykład przy kontroli dostępu.

Wykorzystanie rozpoznawania twarzy wymaga odrębnej analizy art. 9 RODO, niezbędności, proporcjonalności i zabezpieczeń. Często konieczna będzie również ocena skutków dla ochrony danych. Zgoda pracownika nie powinna być traktowana jako prosty sposób na zalegalizowanie biometrii, zwłaszcza gdy istnieje mniej ingerująca metoda identyfikacji.

Dwie warstwy ochrony: RODO i prawo do wizerunku

Przy publikowaniu zdjęcia firmy często sprawdzają tylko formularz zgody RODO. To niewystarczające, ponieważ trzeba rozróżnić dwa zagadnienia.

Pierwsze dotyczy przetwarzania danych osobowych. Administrator musi mieć podstawę z art. 6 RODO, a w szczególnych sytuacjach również spełnić wymagania art. 9. Może to być zgoda, wykonanie umowy, obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes, zależnie od celu.

Drugie dotyczy rozpowszechniania wizerunku. Art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wymaga zezwolenia osoby przedstawionej, chyba że występuje jeden z ustawowych wyjątków.

Oznacza to, że podstawa z RODO nie zawsze daje prawo do publicznego pokazania fotografii. Przykładowo firma może zgodnie z prawem przechowywać zdjęcie dokumentujące reklamację, ale nie może z tego powodu opublikować go w reklamie. Z kolei zastosowanie wyjątku z art. 81 nie zwalnia z oceny podstawy przetwarzania, przejrzystości i pozostałych obowiązków RODO.

Szczegółowe omówienie prawa do wizerunku i ustawowych wyjątków znajduje się w artykule BPPZ Zgoda na wykorzystanie wizerunku. Czy jej potrzebujesz?.

Kiedy zgoda na zdjęcie nie jest potrzebna?

Brak obowiązku uzyskania zgody może wynikać z podstawy innej niż zgoda w RODO albo z wyjątku dotyczącego rozpowszechniania wizerunku. Nie są to jednak sytuacje tożsame.

1. Zdjęcie jest niezbędne do wykonania umowy

Fotografia może być potrzebna do realizacji usługi zamówionej przez klienta. Przykładem jest wykonanie sesji wizerunkowej, przygotowanie spersonalizowanego produktu albo sporządzenie dokumentacji niezbędnej do wykonania usługi. Podstawą przetwarzania w zakresie koniecznym do realizacji zlecenia może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Umowa na wykonanie zdjęć nie oznacza jednak automatycznej zgody klienta na wykorzystanie fotografii w portfolio, reklamie studia lub płatnej kampanii. To są nowe cele wymagające osobnej oceny.

2. Przepis wymaga umieszczenia zdjęcia

W niektórych zawodach zdjęcie na legitymacji lub identyfikatorze wynika z przepisu. UODO podaje przykład legitymacji kwalifikowanego pracownika ochrony. W takim przypadku pracodawca realizuje obowiązek prawny i nie potrzebuje zgody na wykorzystanie zdjęcia w dokładnie określonym ustawą celu.

Podstawy tej nie wolno rozszerzać na stronę internetową, broszurę lub media społecznościowe. Zdjęcie wymagane na legitymacji nie staje się z tego powodu materiałem promocyjnym.

3. Firma realizuje prawnie uzasadniony interes

Prawnie uzasadniony interes może mieć zastosowanie do ograniczonego, wewnętrznego wykorzystania fotografii. UODO wskazuje, że zdjęcia w zamkniętym intranecie mogą służyć usprawnieniu zarządzania oraz komunikacji i w określonych okolicznościach opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Pracodawca powinien przeprowadzić test równowagi, ograniczyć dostęp, wyjaśnić cel i umożliwić pracownikowi wniesienie sprzeciwu z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Nie należy przenosić tej oceny automatycznie na publiczną stronę internetową.

4. Osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie

Art. 81 prawa autorskiego przewiduje, że przy braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie. Chodzi o wynagrodzenie uzgodnione właśnie za pozowanie, a nie zwykłą pensję pracownika ani bezpłatny udział klienta w wydarzeniu.

Umowa powinna jasno określać pola i kontekst wykorzystania fotografii. Firma nadal musi mieć podstawę przetwarzania danych i przekazać wymagane informacje.

5. Fotografowana osoba jest powszechnie znana

Zezwolenie nie jest wymagane, gdy zdjęcie przedstawia osobę powszechnie znaną, zostało wykonane w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych lub zawodowych, a publikacja pozostaje związana z tym kontekstem.

Wyjątek nie daje prawa do wykorzystania rozpoznawalnej osoby w dowolnej reklamie. Sam fakt, że klient prowadzi popularny profil społecznościowy albo występuje publicznie, nie wystarcza.

6. Osoba jest jedynie szczegółem większej całości

Zezwolenie może nie być potrzebne, jeżeli osoba stanowi jedynie element zgromadzenia, krajobrazu lub publicznej imprezy. Kluczowe jest to, czy usunięcie konkretnej postaci nie zmieniłoby charakteru i sensu obrazu.

Jeżeli fotograf przybliża jedną twarz, osoba pozuje albo publikacja koncentruje uwagę właśnie na niej, trudno uznać ją za nieistotny szczegół. Organizator wydarzenia nie powinien traktować wyjątku jako zbiorczej zgody na wszystkie portrety uczestników.

Zapraszamy do współpracy

Szczegółowe informacje o ofercie i warunkach współpracy można uzyskać telefonicznie lub wysyłając zapytanie za pomocą formularza kontaktowego.

BPPZ – Biuro Porad Prawnych Zacharski

– Chcesz uporządkować zgody, zdjęcia i publikacje w swojej firmie?

• +48 600 784 526
• kontakt@bppz.pl

Zadzwoń Napisz wiadomość

Zdjęcia pracowników na stronie internetowej i w mediach społecznościowych

Publikacja portretu pracownika na publicznej stronie zespołu, w materiale rekrutacyjnym, reklamie lub firmowych mediach społecznościowych najczęściej wymaga dobrowolnej zgody. Takie stanowisko w odniesieniu do firmowej strony internetowej przedstawia UODO w poradniku dotyczącym ochrony danych w miejscu pracy.

Zgoda pracownika może być ważna tylko wtedy, gdy odmowa lub późniejsze wycofanie nie prowadzą do negatywnych konsekwencji. Nie można uzależniać zatrudnienia, premii, awansu ani dostępu do szkoleń od zgody na promowanie firmy własnym wizerunkiem.

Pracownik powinien mieć realny wybór. Firma może na przykład przygotować stronę zespołu w taki sposób, aby część profili zawierała zdjęcia, a część neutralną grafikę albo wyłącznie dane służbowe. Dobrowolność jest trudna do wykazania, gdy przełożony wręcza formularz do natychmiastowego podpisania, nie wyjaśnia alternatywy i traktuje udział w sesji jako obowiązek służbowy.

Zgoda na stronę internetową nie powinna być interpretowana jako zgoda na wszystkie media. Publikacja tego samego portretu na Facebooku, LinkedIn, Instagramie, w płatnej kampanii, katalogu drukowanym i materiałach partnera może wymagać odrębnego wskazania kanałów oraz celów.

Przed uruchomieniem sesji warto objąć proces audytem RODO, zwłaszcza gdy zdjęcia mają być przekazywane kilku agencjom i publikowane w wielu serwisach.

Zdjęcie pracownika na identyfikatorze

UODO przyjmuje, że ponieważ wizerunek nie znajduje się w zwykłym katalogu danych wymaganych przez Kodeks pracy, umieszczenie zdjęcia na identyfikatorze co do zasady wymaga zgody pracownika. Zgoda musi być dobrowolna, a pracownik powinien móc odmówić bez negatywnych konsekwencji.

Wyjątek występuje, gdy obowiązek wykorzystania zdjęcia wynika z przepisu albo jest ściśle związany z charakterem określonej regulowanej pracy. Pracodawca powinien wskazać konkretną normę, a nie ograniczać się do ogólnego powołania na bezpieczeństwo.

Jeżeli firma chce uzasadnić identyfikator bezpieczeństwem zakładu, powinna sprawdzić, czy cel można osiągnąć mniej ingerującą metodą, na przykład kartą z imieniem, numerem służbowym, kolorem strefy lub elektroniczną kontrolą uprawnień. Szczególnie ostrożnie trzeba podchodzić do identyfikatorów widocznych dla klientów i osób z zewnątrz.

Zdjęcia przeznaczonego na identyfikator nie należy wykorzystywać automatycznie w intranecie, materiałach marketingowych i na stronie zespołu. Każdy dodatkowy cel wymaga osobnej analizy.

Zdjęcia pracowników w intranecie i komunikatorach

Zamknięty katalog pracowników pełni inną funkcję niż publiczna witryna. Może ułatwiać współpracę w dużej organizacji, identyfikowanie członków zespołów oraz kontakt między oddziałami. Jeżeli dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby, zakres zdjęć jest ograniczony, a cel rzeczywiście dotyczy zarządzania firmą, możliwe jest rozważenie prawnie uzasadnionego interesu.

Firma powinna wówczas:

1. opisać potrzebę wykorzystania zdjęć;
2. sprawdzić, czy fotografia jest konieczna dla wszystkich stanowisk;
3. przeprowadzić test równowagi;
4. ograniczyć dostęp do aktualnych pracowników;
5. zakazać pobierania i dalszej publikacji zdjęć;
6. ustalić procedurę sprzeciwu;
7. usunąć profil albo zdjęcie po odejściu pracownika;
8. uwzględnić kopie zapasowe i połączone aplikacje.

Intranet nie jest automatycznie środowiskiem bezpiecznym. Zrzuty ekranu, eksport katalogu, integracja z komunikatorem i dostęp byłych pracowników mogą prowadzić do utraty kontroli nad zdjęciami.

Zdjęcie w CV i w procesie rekrutacji

Pracodawca nie powinien wymagać fotografii w zwykłym CV, ponieważ zdjęcie nie należy do podstawowego katalogu danych kandydata wskazanego w Kodeksie pracy. Kandydat może przekazać je z własnej inicjatywy, ale firma nie powinna oceniać jego przydatności do pracy na podstawie wyglądu.

Fotografia z CV nie może zostać skopiowana na stronę przyszłego zespołu ani wykorzystana do wykonania identyfikatora bez ustalenia odrębnego celu i podstawy. Rekrutacja oraz późniejsza promocja pracodawcy to różne procesy.

Szczegółowe zasady dotyczące danych kandydatów opisują artykuły BPPZ Klauzula RODO do CV. Czy jest potrzebna? oraz RODO w rekrutacji.

Zdjęcia z imprezy i wydarzenia pracowniczego

Organizacja spotkania integracyjnego nie daje pracodawcy automatycznego prawa do publikowania portretów uczestników. Trzeba oddzielić trzy sytuacje.

Pierwsza obejmuje szerokie kadry, w których pracownicy są elementem zgromadzenia, a zdjęcie dokumentuje przebieg wydarzenia. Może znaleźć zastosowanie wyjątek dotyczący szczegółu większej całości, ale decyzja zależy od kompozycji konkretnej fotografii i sposobu jej użycia.

Druga dotyczy pozowanych zdjęć grupowych, ujęć małych zespołów i portretów. Tutaj osoby są zasadniczym tematem fotografii, dlatego wyjątek nie powinien być stosowany automatycznie. Przy publikacji promocyjnej właściwym rozwiązaniem będzie uzyskanie zgody.

Trzecia obejmuje dokumentację wewnętrzną dostępną dla ograniczonej grupy. Możliwa podstawa inna niż zgoda wymaga określenia rzeczywistego celu, testu równowagi i oceny oczekiwań pracowników.

Praktycznym rozwiązaniem jest wyznaczenie podczas wydarzenia strefy lub momentu przeznaczonego na zdjęcia portretowe oraz zapewnienie miejsc, w których uczestnicy nie są fotografowani. Oznaczenie strefy ułatwia organizację, ale nie zastępuje zgody na późniejszą publikację wizerunku.

Zdjęcia klientów w reklamie, referencjach i case study

Zdjęcie klienta wykorzystane w reklamie, opinii, referencji albo opisie realizacji ma wyraźny cel promocyjny. Firma powinna uzyskać zgodę obejmującą zarówno przetwarzanie danych w tym celu, jak i rozpowszechnianie wizerunku.

Zgoda nie może być ukryta w regulaminie świadczenia usługi ani zaznaczona domyślnie. Klient powinien móc kupić produkt lub usługę bez zgody na reklamę, jeżeli wykorzystanie wizerunku nie jest niezbędne do wykonania umowy. W siłowniach problem dotyczy między innymi zdjęć metamorfoz, relacji z zajęć grupowych, zawodów, treningów personalnych i materiałów publikowanych w mediach społecznościowych. Zgoda na wykonanie fotografii w celu dokumentowania postępów nie oznacza automatycznie zgody na jej wykorzystanie w reklamie klubu. Więcej przykładów procesów charakterystycznych dla branży fitness przedstawiamy w artykule o RODO na siłowni.

Formularz powinien rozstrzygać, czy wraz ze zdjęciem można opublikować:

1. imię i nazwisko;
2. stanowisko i nazwę firmy;
3. treść opinii;
4. informacje o zakupionej usłudze;
5. oznaczenie profilu społecznościowego;
6. lokalizację lub inne elementy pozwalające rozpoznać klienta.

Zgoda na sam tekst referencji nie oznacza zgody na dodanie fotografii. Zgoda na fotografię nie daje też prawa do przypisania klientowi dowolnej wypowiedzi.

Zdjęcia klientów podczas konferencji, targów i szkoleń

Informacja w regulaminie wydarzenia, na bilecie albo tablicy przy wejściu spełnia funkcję organizacyjną i może realizować część obowiązku informacyjnego. Sama nie tworzy jednak zgody na każdą formę wykorzystania wizerunku.

Organizator powinien rozdzielić co najmniej trzy rodzaje materiałów:

1. ogólne fotografie sali, publiczności i stoisk;
2. zdjęcia prelegentów wykonane podczas publicznego wystąpienia;
3. portrety uczestników, rozmowy przy stoiskach i materiały przeznaczone do reklamy kolejnej edycji.

W przypadku osoby powszechnie znanej wykonującej funkcję publiczną albo osoby stanowiącej wyłącznie szczegół zgromadzenia może działać wyjątek z art. 81 prawa autorskiego. Portret zwykłego uczestnika wykorzystany jako główny motyw reklamy powinien opierać się na zgodzie.

Dobry proces przewiduje czytelne oznaczenie fotografa, punkt kontaktowy dla uczestników, możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec fotografowania oraz procedurę szybkiego odnalezienia i usunięcia konkretnego ujęcia. Jeżeli organizator prowadzi szkolenia, dodatkowe wskazówki zawiera artykuł BPPZ RODO w branży szkoleniowej.

Zdjęcia przed i po zabiegu albo wykonaniu usługi

Fotografie przed i po mogą służyć dokumentowaniu wykonania zabiegu, ocenie efektów, obsłudze reklamacji albo marketingowi. Każdy z tych celów wymaga odrębnej podstawy i okresu przechowywania.

Zdjęcie wykonane w celu dokumentacji usługi nie może zostać automatycznie opublikowane w mediach społecznościowych. Do publikacji promocyjnej potrzebna jest osobna decyzja klienta. Zgoda nie powinna być warunkiem wykonania zabiegu, jeżeli reklama nie jest niezbędna do realizacji umowy.

Fotografia może ujawniać informacje o zdrowiu, przebytym zabiegu, stanie skóry, niepełnosprawności albo innej szczególnie chronionej okoliczności. Jeżeli w konkretnym kontekście zawiera dane dotyczące zdrowia, poza podstawą z art. 6 RODO trzeba znaleźć wyjątek z art. 9 ust. 2 RODO. Dla publikacji marketingowej będzie to najczęściej wyraźna zgoda, o ile rzeczywiście jest dobrowolna i spełnia pozostałe wymagania.

Firma powinna rozważyć kadrowanie, zasłonięcie twarzy, usunięcie metadanych i innych cech identyfikujących. Sam czarny pasek na oczach nie zawsze zapewnia anonimowość, jeżeli klienta można rozpoznać po tatuażu, sylwetce, tle albo opisie zabiegu.

Szersze zasady dotyczące dokumentacji zabiegowej i danych o zdrowiu opisuje artykuł BPPZ RODO w branży beauty.

Zdjęcie klienta w dokumentacji usługi lub reklamacji

Nie każda fotografia klienta ma charakter promocyjny. Zdjęcie może dokumentować stan produktu, przebieg naprawy, uszkodzenie mienia, wykonanie usługi albo zdarzenie będące podstawą reklamacji. W takim przypadku zgoda nie zawsze będzie właściwą podstawą.

Firma może analizować wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes związany z ustaleniem i obroną roszczeń albo obowiązek wynikający z przepisów. Powinna jednak ograniczyć kadr i zakres informacji do tego, co rzeczywiście potrzebne.

Jeżeli przedmiotem reklamacji jest produkt, nie ma zwykle potrzeby utrwalania twarzy klienta. Gdy osoba przypadkowo znalazła się w kadrze, warto wykonać nowe zdjęcie albo usunąć zbędny fragment. Dokumentacji reklamacyjnej nie wolno później przenosić do katalogu realizacji lub reklamy bez nowej podstawy.

Zdjęcia dzieci klientów i uczestników wydarzeń

Wizerunek dziecka wymaga podwyższonej ostrożności. Zgoda na udział w wydarzeniu, warsztacie lub usłudze nie jest tym samym co zgoda na publikację zdjęć. Firma powinna uzyskać zezwolenie osoby uprawnionej do reprezentowania dziecka oraz uwzględnić zdanie dziecka odpowiednio do jego wieku i dojrzałości.

Formularz nie powinien obejmować bezterminowej publikacji we wszystkich mediach. Należy wskazać konkretny cel, kanały, rodzaj materiałów i czas. Organizator powinien unikać publikowania danych, które zwiększają ryzyko identyfikacji lub lokalizacji dziecka, takich jak pełne imię i nazwisko, szkoła, stały plan zajęć i dokładne miejsce pobytu.

Nawet prawidłowa zgoda nie zwalnia z oceny dobra dziecka. Materiał ośmieszający, intymny albo ujawniający informacje o zdrowiu nie powinien być publikowany tylko dlatego, że podpisano formularz.

Czy tabliczka „wydarzenie jest fotografowane” wystarczy?

Nie. Tabliczka lub komunikat może informować o obecności fotografa, administratorze, celach i zasadach kontaktu, ale nie zastępuje dobrowolnego działania osoby, jeżeli podstawą publikacji ma być zgoda.

Milczenie, wejście na salę, brak zasłonięcia twarzy albo niezłożenie sprzeciwu nie spełniają automatycznie wymagań zgody z RODO. Zgoda powinna wynikać z jednoznacznego działania potwierdzającego.

Informacja przy wejściu pozostaje jednak potrzebna. Może stanowić pierwszą warstwę obowiązku informacyjnego i prowadzić kodem QR lub adresem internetowym do pełnej klauzuli. Wskazówki dotyczące takiego modelu zawiera artykuł BPPZ Obowiązek informacyjny RODO.

Co powinna zawierać prawidłowa zgoda na wykorzystanie zdjęcia?

Jeden podpis może dokumentować zarówno zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania danych, jak i zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku. Treść musi jednak wyraźnie obejmować oba zagadnienia i nie może posługiwać się ogólnym stwierdzeniem „zgadzam się na wykorzystanie wizerunku”.

Formularz powinien określać:

1. tożsamość firmy wykorzystującej zdjęcie;
2. cel, na przykład prezentację zespołu, relację z konkretnego wydarzenia albo promocję określonej usługi;
3. kanały publikacji, na przykład strona internetowa, LinkedIn, Facebook, Instagram, materiały drukowane albo reklama płatna;
4. rodzaj materiału, w tym portret, zdjęcie grupowe, film lub wypowiedź klienta;
5. możliwość publikacji imienia, stanowiska, opinii i innych danych;
6. zakres dozwolonego kadrowania, montażu i opracowania;
7. czas wykorzystania albo kryteria jego ustalenia;
8. odbiorców i kategorie dostawców uczestniczących w publikacji;
9. informację o dobrowolności;
10. łatwy sposób wycofania zgody;
11. informację, że wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
12. zasady postępowania z materiałami drukowanymi i już opublikowanymi;
13. odesłanie do pełnej klauzuli informacyjnej.

Zgody na różne cele warto rozdzielić. Osoba może zaakceptować publikację na stronie firmowej, ale odmówić płatnej reklamy i przekazania zdjęcia partnerom. Łączenie wszystkich zastosowań w jednym obowiązkowym polu osłabia dobrowolność i konkretność decyzji.

Czy zgoda musi być pisemna?

RODO nie wymaga w każdym przypadku papierowego podpisu. Administrator musi jednak potrafić wykazać, kto, kiedy, na jakie cele i w jakiej wersji zgody wyraził zgodę.

Dowodem może być podpisany formularz, zapis w systemie, elektroniczne pole wyboru albo utrwalone oświadczenie. Rozwiązanie powinno pozwalać połączyć konkretną osobę, fotografię, zakres publikacji i treść obowiązującą w chwili podjęcia decyzji.

W praktyce firma powinna nadać sesji lub wydarzeniu numer, oznaczyć pliki i powiązać je z rejestrem zgód. Sam folder nazwany „osoby ze zgodą” nie wystarczy, jeśli nie wiadomo, czy zgoda obejmowała reklamę płatną, media społecznościowe, druk albo udostępnienie partnerowi.

Wycofanie zgody i żądanie usunięcia zdjęcia

Zgodę na przetwarzanie danych można wycofać w każdym czasie, a wycofanie powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. Nie wpływa ono na zgodność działań wykonanych przed wycofaniem, ale administrator powinien zatrzymać przyszłe operacje oparte wyłącznie na tej zgodzie.

Po otrzymaniu żądania firma powinna:

1. potwierdzić tożsamość osoby w zakresie proporcjonalnym do ryzyka;
2. ustalić, którego zdjęcia i kanału dotyczy żądanie;
3. sprawdzić podstawę każdego sposobu wykorzystania;
4. zatrzymać zaplanowane publikacje i nowe nakłady materiałów;
5. usunąć zdjęcie z kontrolowanych stron, profili, systemów i folderów, jeżeli nie ma innej podstawy;
6. przekazać polecenie podmiotom przetwarzającym i innym właściwym odbiorcom;
7. sprawdzić pamięć podręczną, integracje i zaplanowane kampanie;
8. odnotować wykonane działania oraz udzielić odpowiedzi osobie;
9. zachować tylko minimalny dowód udzielonej i wycofanej zgody, jeżeli jest potrzebny do rozliczalności lub obrony roszczeń;
10. ocenić osobno materiały już wydrukowane i rozpowszechnione.

Wycofanie zgody nie zawsze oznacza fizyczne odzyskanie każdego katalogu już przekazanego odbiorcy. Firma nie powinna jednak dodrukowywać materiału ani dalej go rozpowszechniać bez podstawy. Zakres obowiązków dotyczących zezwolenia z art. 81 może zależeć także od treści umowy i okoliczności, dlatego bardziej złożone przypadki wymagają indywidualnej oceny.

Jeżeli firma nie potrafi odnaleźć zdjęć lub nie wie, do kogo je przekazała, ujawnia to problem z realizacją zasad rozliczalności i ograniczenia przechowywania. Takie procesy warto uporządkować w ramach wdrożenia RODO.

Co ze zdjęciami byłych pracowników?

Po zakończeniu zatrudnienia znika wiele bieżących celów związanych z prezentowaniem osoby jako członka zespołu. Profil byłego pracownika na stronie „O nas” może wprowadzać klientów w błąd i przetwarzać nieaktualne dane.

Firma powinna usunąć zdjęcie z aktualnej strony zespołu, katalogów wewnętrznych, stopki, identyfikatora i materiałów przeznaczonych do dalszej dystrybucji, chyba że posiada inną konkretną podstawę dla określonego zastosowania. Historyczna relacja z wydarzenia może wymagać odrębnej oceny niż profil sugerujący aktualne zatrudnienie.

Procedura odejścia pracownika powinna obejmować marketing, HR, intranet, dostawcę strony, agencję social media i foldery współdzielone. Zasady retencji pozostałych danych omawia artykuł BPPZ Jak długo można przechowywać dane byłych pracowników.

Fotograf, agencja reklamowa i administrator strony

Firma zamawiająca sesję powinna ustalić role wszystkich uczestników procesu. Jeżeli fotograf wykonuje zdjęcia wyłącznie według instrukcji firmy, przekazuje pliki i nie używa ich do własnych celów, może działać jako podmiot przetwarzający. Umowa powinna wtedy spełniać wymagania art. 28 RODO.

Jeżeli fotograf sam decyduje o wykorzystaniu zdjęć we własnym portfolio, konkursie albo reklamie swoich usług, przetwarza dane we własnym celu. Może stać się odrębnym administratorem i musi posiadać własną podstawę oraz zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku.

Umowa z fotografem lub agencją powinna regulować:

1. cel i zakres sesji;
2. instrukcje dotyczące fotografowanych osób;
3. lokalizację przechowywania plików;
4. dostęp współpracowników i podwykonawców;
5. korzystanie z chmury oraz transfery poza EOG;
6. zakaz wykorzystania do własnego portfolio bez odrębnej podstawy;
7. czas przechowywania surowych i wybranych ujęć;
8. obsługę wycofania zgody i żądania usunięcia;
9. zgłaszanie naruszeń;
10. zwrot lub usunięcie plików po zakończeniu współpracy;
11. prawa autorskie i licencję potrzebną firmie do wykorzystania fotografii.

Prawa autorskie fotografa i prawo osoby do wizerunku to dwa różne zagadnienia. Zakup pełnej licencji do pliku nie daje automatycznie prawa do publikowania przedstawionej osoby.

Przed wyborem wykonawcy warto zastosować kryteria opisane w artykule BPPZ Jak wybrać podmiot przetwarzający dane.

Publikacja zdjęć w mediach społecznościowych

Publikacja w serwisie społecznościowym może prowadzić do kopiowania, udostępniania, indeksowania i dalszego wykorzystywania materiału poza bezpośrednią kontrolą firmy. Zgoda powinna wskazywać konkretne platformy lub dostatecznie precyzyjnie opisaną kategorię kanałów.

Firma powinna sprawdzić ustawienia konta, warunki platformy, możliwość oznaczania osób, automatyczne rozpoznawanie twarzy, integracje reklamowe i transfery danych. Nie należy oznaczać prywatnego profilu pracownika lub klienta tylko dlatego, że osoba zgodziła się na publikację zdjęcia.

Wycofanie zgody wymaga usunięcia materiału z profilu kontrolowanego przez firmę. Nie zawsze pozwoli usunąć wszystkie kopie wykonane wcześniej przez innych użytkowników, ale administrator powinien podjąć rozsądne działania pozostające w jego możliwościach i jasno informować o ryzyku przed publikacją.

Więcej informacji o ryzykach platform zawiera artykuł BPPZ Social media a ochrona danych. Jakie są niebezpieczeństwa?.

Jak długo przechowywać zdjęcia i zgody?

RODO nie wskazuje jednego terminu dla wszystkich fotografii. Okres zależy od celu, podstawy, kanału publikacji, umowy i możliwych roszczeń.

Firma powinna rozdzielić co najmniej pięć kategorii:

1. surowe pliki z sesji;
2. fotografie wybrane do publikacji;
3. kopie robocze przechowywane przez agencję;
4. materiały opublikowane i wydrukowane;
5. dowody udzielonych oraz wycofanych zgód.

Surowe fotografie nie powinny być przechowywane bezterminowo tylko dlatego, że w przyszłości mogą się przydać. Po wyborze ujęć zbędne pliki należy usunąć zgodnie z ustaloną procedurą. Zdjęcia w aktualnej prezentacji zespołu powinny być przeglądane po zmianie stanowiska i zakończeniu zatrudnienia.

Dowód zgody może być potrzebny dłużej niż sama aktywna publikacja, aby wykazać legalność wcześniejszego wykorzystania lub bronić się przed roszczeniami. Dostęp do takiego archiwum powinien być ograniczony, a termin uzasadniony i udokumentowany.

Bezpieczeństwo zdjęć

Zdjęcia są często kopiowane między telefonem fotografa, kartą pamięci, pocztą elektroniczną, dyskiem sieciowym, chmurą, systemem agencji i panelem strony. Każda kopia zwiększa ryzyko błędnej publikacji lub utraty kontroli.

Administrator powinien:

1. korzystać z zatwierdzonych urządzeń i usług;
2. ograniczyć dostęp według ról;
3. stosować indywidualne konta i uwierzytelnianie wieloskładnikowe;
4. szyfrować nośniki i transmisję;
5. usuwać metadane, jeśli nie są potrzebne;
6. ograniczyć wysyłanie plików przez prywatne komunikatory;
7. prowadzić ewidencję przekazania zdjęć wykonawcom;
8. regularnie przeglądać foldery i konta byłych współpracowników;
9. testować procedurę usuwania zdjęcia ze wszystkich kanałów;
10. przeszkolić HR, marketing i osoby publikujące materiały.

Praktyczne szkolenie RODO powinno obejmować przykłady z systemów rzeczywiście używanych przez marketing i HR, a nie tylko treść formularza zgody.

Czy zdjęcie z monitoringu można opublikować?

Monitoring wizyjny służy zwykle bezpieczeństwu osób, ochronie mienia, kontroli produkcji albo zachowaniu tajemnicy informacji. Wykorzystanie kadru z kamery w reklamie, relacji społecznościowej lub wpisie piętnującym klienta jest zmianą celu, która wymaga odrębnej i bardzo restrykcyjnej oceny.

Samo posiadanie nagrania nie daje prawa do publicznego ujawnienia wizerunku. Nawet w przypadku podejrzenia kradzieży właściwym kierunkiem jest zabezpieczenie materiału i przekazanie go uprawnionym organom, a nie samodzielne publikowanie zdjęcia osoby z oskarżającym opisem.

Pełne wymagania dotyczące kamer opisuje artykuł BPPZ Monitoring wizyjny a RODO.

Praktyczny model organizacji sesji firmowej

Firma przygotowuje nową stronę zespołu oraz relację z dnia otwartego dla klientów. Jeden fotograf ma wykonać portrety pracowników, szerokie kadry wydarzenia i krótkie wypowiedzi klientów.

Prawidłowy proces może wyglądać następująco:

1. Marketing opisuje osobno cele: strona zespołu, relacja z wydarzenia, media społecznościowe i płatna reklama.
2. HR ustala, że udział pracowników w portretach jest dobrowolny i przygotowuje neutralną wersję profilu bez zdjęcia.
3. Klienci otrzymują przed wydarzeniem oraz przy wejściu informację o fotografowaniu i pełną klauzulę dostępną przez kod QR.
4. Organizator oznacza strefę portretową, w której uzyskuje udokumentowane zgody na konkretne kanały.
5. Fotograf wykonuje szerokie kadry wydarzenia, unikając eksponowania osób, które zgłosiły brak zgody na portret.
6. Wypowiedź klienta, jego imię, firma i zdjęcie są objęte osobnym formularzem referencyjnym.
7. Umowa z fotografem określa rolę wykonawcy, zabezpieczenia, zakaz własnego portfolio oraz termin usunięcia surowych plików.
8. Każde wybrane zdjęcie otrzymuje numer powiązany z właściwą zgodą i dozwolonymi kanałami.
9. Publikację zatwierdza osoba, która sprawdza nie tylko jakość materiału, lecz także podstawę i zakres zgody.
10. Firma prowadzi jeden adres do wycofywania zgód i procedurę usunięcia materiału ze strony, mediów społecznościowych, folderów agencji oraz zaplanowanych kampanii.

Taki model pozwala uniknąć sytuacji, w której ten sam plik trafia do kilku kanałów bez sprawdzenia, czy osoba zaakceptowała każdy z nich.

Checklista zgodnego wykorzystania zdjęć

Przed wykonaniem zdjęć

1. Określ osobno każdy cel.
2. Ustal, czy osoba będzie możliwa do zidentyfikowania.
3. Wybierz podstawę z RODO dla każdego celu.
4. Sprawdź, czy potrzebne jest zezwolenie z art. 81 prawa autorskiego.
5. Przygotuj formularz zgody i klauzulę informacyjną.
6. Zapewnij realną możliwość odmowy.
7. Ustal role fotografa, agencji i dostawców.
8. Zaplanuj oznaczenie plików i powiązanie ze zgodami.

Podczas sesji lub wydarzenia

1. Oznacz obecność fotografa i punkt kontaktowy.
2. Wyznacz strefy przeznaczone na portrety.
3. Nie fotografuj osób, które wyraźnie odmówiły.
4. Oddziel szerokie kadry od zdjęć pozowanych.
5. Ogranicz utrwalanie danych widocznych w tle.
6. Nie używaj prywatnych telefonów i kont bez zatwierdzenia.

Przed publikacją

1. Sprawdź konkretny plik i osobę.
2. Zweryfikuj cel, kanał i okres zgody.
3. Usuń zbędne dane z podpisu i metadanych.
4. Sprawdź, czy materiał nie ujawnia danych o zdrowiu lub dzieci.
5. Zatwierdź treść reklamy, opis i oznaczenia profili.
6. Zapisz dowód publikacji i podstawy.

Po publikacji

1. Monitoruj aktualność materiałów.
2. Obsługuj wycofania zgody jednym ustalonym kanałem.
3. Usuwaj profile byłych pracowników.
4. Kontroluj kopie u wykonawców.
5. Usuwaj surowe pliki po zakończeniu ustalonego okresu.
6. Dokumentuj wykonanie żądań osób.

Jeżeli firma korzysta z fotografii w wielu działach i kanałach, pomocne może być projektowe doradztwo prawne albo stałe wsparcie inspektora ochrony danych.

Najczęstsze błędy przy zdjęciach pracowników i klientów

Jedna zgoda na wszystkie przyszłe cele

Formularz pozwala firmie bezterminowo wykorzystywać każde zdjęcie we wszystkich istniejących i przyszłych kanałach. Osoba nie może zrozumieć rzeczywistego zakresu decyzji.

Zgoda jako warunek zatrudnienia albo usługi

Pracownik musi zgodzić się na kampanię reklamową, a klient na publikację efektów zabiegu, mimo że nie jest to potrzebne do wykonania umowy.

Mylenie zgody na zdjęcie ze zgodą na publikację

Osoba pozwala wykonać fotografię, ale nie otrzymuje informacji, że materiał trafi do reklamy, social media lub partnerów firmy.

Traktowanie tabliczki jako zgody

Organizator uznaje, że każdy, kto wszedł na teren wydarzenia, zaakceptował dowolne wykorzystanie swojego wizerunku.

Nadużywanie wyjątku dotyczącego zgromadzenia

Portret uczestnika zostaje nazwany „szczegółem imprezy”, mimo że osoba zajmuje większą część kadru i jest głównym tematem reklamy.

Kopiowanie zdjęcia do nowych celów

Fotografia z CV, identyfikatora, reklamacji albo dokumentacji zabiegu trafia na stronę internetową bez osobnej analizy.

Brak kontroli nad agencją i fotografem

Pliki pozostają na prywatnym dysku wykonawcy, trafiają do jego portfolio i nie są usuwane po zakończeniu umowy.

Brak procedury wycofania zgody

Firma usuwa zdjęcie z głównej strony, ale pozostawia je w mediach społecznościowych, kampanii reklamowej, materiałach partnera i folderze agencji.

Przechowywanie wszystkich ujęć bezterminowo

Setki surowych zdjęć pozostają w chmurze bez celu, terminu, ograniczenia dostępu i powiązania z rejestrem zgód.

Uznawanie każdego zdjęcia twarzy za biometrię

Firma stosuje wymagania dotyczące danych szczególnej kategorii do zwykłego zdjęcia, a równocześnie pomija rzeczywiste ryzyko wtedy, gdy system analizuje geometrię twarzy w celu identyfikacji.

Co zrobić po bezprawnej publikacji zdjęcia?

Firma powinna niezwłocznie zabezpieczyć informacje o miejscu i czasie publikacji, zdjąć materiał z kontrolowanych kanałów, zatrzymać zaplanowane kampanie i ustalić wszystkie kopie oraz odbiorców. Następnie trzeba ocenić podstawę prawną, zakres naruszenia praw osoby i możliwość dalszego rozpowszechniania przez użytkowników platform.

Brak podstawy przetwarzania, ujawnienie zdjęcia nieuprawnionym odbiorcom albo utrata kontroli nad plikami mogą stanowić naruszenie ochrony danych. Administrator powinien przeprowadzić ocenę ryzyka, udokumentować zdarzenie i ustalić, czy zachodzi obowiązek zgłoszenia Prezesowi UODO lub zawiadomienia osoby.

Niezależnie od RODO osoba może dochodzić ochrony dóbr osobistych oraz roszczeń związanych z rozpowszechnianiem wizerunku. Szybkie usunięcie materiału i rzetelna komunikacja ograniczają dalsze skutki, ale nie usuwają automatycznie odpowiedzialności za wcześniejszą publikację.

W pilnych przypadkach firma może skorzystać ze wsparcia przy obsłudze naruszeń RODO.

Podsumowanie

Zdjęcia pracowników i klientów nie zawsze wymagają zgody, ale firma musi oceniać każdy cel oddzielnie. Wykonanie fotografii na potrzeby umowy, umieszczenie jej w zamkniętym intranecie, dokumentowanie reklamacji i publiczna reklama to różne procesy, które mogą mieć różne podstawy prawne.

Przy rozpowszechnianiu wizerunku trzeba jednocześnie uwzględnić RODO oraz art. 81 prawa autorskiego. Zgoda pozostaje najczęstszym rozwiązaniem przy portretach pracowników na stronie zespołu, reklamowych zdjęciach klientów, referencjach i publikacjach w mediach społecznościowych. Musi być jednak dobrowolna, konkretna, świadoma, możliwa do wykazania i łatwa do wycofania.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy firma wykorzystuje jedno zdjęcie w wielu nowych celach, uznaje tabliczkę przy wejściu za zgodę, przechowuje wszystkie ujęcia bezterminowo albo nie kontroluje kopii u fotografa i agencji. Dobrze zaprojektowany proces łączy formularze, klauzule informacyjne, oznaczenie plików, ograniczenie dostępu, retencję i procedurę szybkiego usuwania.

FAQ

Źródła:

1. EUR Lex – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679.
2. ELI – Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności art. 81.
3. ELI – Kodeks cywilny, w szczególności art. 23 i 24.
4. ELI – Kodeks pracy, w szczególności art. 22¹, 22¹a i 22¹b.
5. UODO – Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców.