Zdjęcia dzieci w szkole i przedszkolu a RODO. Kiedy potrzebna jest zgoda rodzica?

Zdjęcia dzieci w szkole i przedszkolu mogą być wykonywane i wykorzystywane zgodnie z prawem, ale placówka musi rozdzielić kilka różnych czynności. Czym innym jest zrobienie fotografii do dokumentacji wydarzenia, czym innym przesłanie jej rodzicom w zamkniętym systemie, a jeszcze czym innym opublikowanie wizerunku dziecka na Facebooku, Instagramie lub stronie internetowej. Publiczne udostępnienie rozpoznawalnego wizerunku ucznia najczęściej wymaga uprzedniej i konkretnej zgody. Nie wystarczy informacja, że podczas wydarzenia będą robione zdjęcia, ani jedna ogólna zgoda obejmująca wszystkie kanały i przyszłe cele. Szczególnej ostrożności wymagają zdjęcia grupowe, transmisje na żywo, współpraca z fotografem oraz sytuacje, w których rodzic wyraził zgodę, ale dziecko nie chce być fotografowane. W artykule przedstawiamy zasady, które pomagają chronić prywatność dzieci bez wykluczania ich z uroczystości i życia placówki.

Najważniejsze informacje

• Rozpoznawalny wizerunek dziecka jest daną osobową i dobrem osobistym, ale zwykłe zdjęcie nie jest automatycznie daną biometryczną.
• Zrobienie zdjęcia, zapisanie go, przesłanie rodzicom i opublikowanie w internecie to odrębne operacje, które trzeba ocenić osobno.
• Publikowanie zdjęć uczniów na stronie szkoły lub w mediach społecznościowych najczęściej wymaga uprzedniej, dobrowolnej i konkretnej zgody.
• Zgoda powinna wskazywać cel, kanał publikacji, sposób wykorzystania zdjęcia, administratora i okres obowiązywania.
• Odmowa zgody nie może powodować wykluczenia dziecka z przedstawienia, wycieczki, konkursu ani innych aktywności.
• Zdjęcie grupowe nie jest automatycznie zwolnione z obowiązku uzyskania zgody. Znaczenie ma to, czy dziecko jest jedynie szczegółem większej całości.
• Rodzice mogą fotografować szkolną uroczystość na własny użytek, ale publiczna publikacja zdjęć innych dzieci wymaga odrębnej oceny.
• Cofnięcie zgody oznacza konieczność zaprzestania dalszego wykorzystywania zdjęcia i usunięcia go z kanałów kontrolowanych przez placówkę.
• Szkoła powinna posiadać rejestr zgód, instrukcję fotografowania wydarzeń, zasady publikacji i procedurę reagowania na pomyłki.

Czy wizerunek dziecka jest daną osobową?

Tak, jeżeli na podstawie zdjęcia lub towarzyszących mu informacji można rozpoznać konkretne dziecko. Identyfikacja nie musi wynikać wyłącznie z widocznej twarzy. Znaczenie mogą mieć również:

• podpis zawierający imię i nazwisko;
• informacja o klasie lub grupie;
• charakterystyczny ubiór albo sylwetka;
• oznaczenie szkoły na stroju;
• miejsce i okoliczności wykonania zdjęcia;
• opis wydarzenia;
• zestawienie fotografii z innymi informacjami.

Wizerunek jest również dobrem osobistym chronionym przez art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego. Jego publiczne rozpowszechnianie podlega dodatkowo art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Zwykła fotografia nie staje się jednak automatycznie daną biometryczną szczególnej kategorii. Będzie nią dopiero wtedy, gdy zostanie poddana specjalnemu przetwarzaniu technicznemu w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby, na przykład przez system rozpoznawania twarzy. Samo przechowywanie zdjęcia z przedstawienia lub wycieczki nie oznacza jeszcze stosowania biometrii.

Zapraszamy do współpracy

Szczegółowe informacje o ofercie i warunkach współpracy można uzyskać telefonicznie lub wysyłając zapytanie za pomocą formularza kontaktowego.

BPPZ – Biuro Porad Prawnych Zacharski

– Chcesz uporządkować zgody, zdjęcia i media społecznościowe placówki?

• +48 600 784 526
• kontakt@bppz.pl

Zadzwoń Napisz wiadomość

Wykonanie zdjęcia a jego opublikowanie

Najczęstszym błędem jest traktowanie całego procesu jako jednej czynności. Z perspektywy RODO placówka może wykonywać na fotografii wiele odrębnych operacji.

Czynność	Przykład	Co trzeba ustalić
Utrwalenie	Nauczyciel robi zdjęcie podczas przedstawienia	Cel, podstawa prawna, zakres ujęcia i urządzenie
Przechowywanie	Zdjęcia trafiają na dysk szkoły	Dostęp, zabezpieczenia i termin usunięcia
Udostępnienie ograniczone	Fotografie są przekazywane rodzicom przez zamknięty system	Krąg odbiorców, cel i ryzyko dalszego kopiowania
Rozpowszechnienie	Zdjęcie trafia na publiczną stronę albo Facebook	Zgoda lub właściwy wyjątek z art. 81 oraz podstawa z RODO
Modyfikowanie	Kadrowanie, retuszowanie albo zasłanianie twarzy	Zakres zmian, bezpieczeństwo i możliwość identyfikacji
Archiwizacja	Fotografia pozostaje w kronice lub archiwum placówki	Cel archiwalny i okres przechowywania

Szkoła może posiadać uzasadniony cel wykonania zdjęcia na potrzeby dokumentacji wewnętrznej, ale nie oznacza to automatycznie prawa do jego publicznego opublikowania. Zgoda na sfotografowanie dziecka także nie musi obejmować publikacji w mediach społecznościowych.

Jakie przepisy chronią wizerunek dziecka?

Ochrona wizerunku ucznia lub przedszkolaka wynika z kilku grup przepisów, które stosuje się równolegle.

RODO

RODO dotyczy wykonywania, przechowywania, porządkowania, udostępniania, publikowania i usuwania zdjęć, jeżeli przedstawiają one możliwe do zidentyfikowania osoby. Placówka musi posiadać cel i podstawę prawną, realizować obowiązek informacyjny, ograniczać zakres danych, ustalić retencję oraz zapewnić odpowiednie zabezpieczenia.

Prawo autorskie

Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zezwolenia osoby przedstawionej. W przypadku małoletniego decyzję podejmuje rodzic lub opiekun prawny, z uwzględnieniem dobra i zdania dziecka.

Kodeks cywilny

Wizerunek jest dobrem osobistym. Bezprawna publikacja może prowadzić między innymi do żądania usunięcia zdjęcia, zaprzestania naruszeń, złożenia przeprosin, zapłaty zadośćuczynienia albo naprawienia szkody.

Kodeks rodzinny i opiekuńczy

Rodzice wykonują władzę rodzicielską zgodnie z dobrem dziecka. Przed podjęciem ważniejszej decyzji powinni je wysłuchać, jeżeli jego rozwój i dojrzałość na to pozwalają, oraz w miarę możliwości uwzględnić rozsądne życzenia.

Zgodność z jednym aktem prawnym nie wyłącza pozostałych. Szkoła może posiadać podstawę przetwarzania danych na gruncie RODO, a jednocześnie nadal potrzebować zezwolenia na publiczne rozpowszechnianie wizerunku.

Szerzej ogólne zasady opisuje artykuł BPPZ Zgoda na wykorzystanie wizerunku. Czy jej potrzebujesz?.

Czy szkoła może robić zdjęcia dzieciom bez zgody rodziców?

Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla wszystkich zdjęć. Trzeba ustalić cel wykonania fotografii oraz sposób jej późniejszego wykorzystania.

Jeżeli zdjęcie jest potrzebne do wykonania ustawowego zadania placówki, dokumentacji konkretnego procesu albo zapewnienia bezpieczeństwa, podstawą nie zawsze musi być zgoda. Placówka powinna jednak potrafić wskazać konkretny przepis, zadanie lub odpowiednio uzasadniony cel. Nie może powoływać się wyłącznie na przyjęty zwyczaj.

Inaczej należy oceniać zdjęcia wykonywane po to, aby promować szkołę lub przedszkole w internecie. UODO wskazuje, że publikacja zdjęć uczniów na stronie internetowej nie znajduje bezpośredniego oparcia w przepisach regulujących zadania szkoły. W takim przypadku należy umożliwić rodzicom lub opiekunom podjęcie swobodnej decyzji, a zgoda nie może być ogólna.

Samo uczestnictwo dziecka w uroczystości, konkursie, wycieczce albo zawodach nie oznacza zgody na wykorzystanie jego wizerunku. Nie zastępują jej również:

• informacja zamieszczona przy wejściu;
• komunikat prowadzącego, że wydarzenie jest fotografowane;
• brak sprzeciwu rodzica;
• obecność dziecka przed obiektywem;
• wcześniejsze opublikowanie zdjęcia przez rodzinę;
• zgoda udzielona innej placówce albo organizatorowi.

Kiedy publikacja zdjęcia wymaga zgody?

Zgoda będzie najczęściej potrzebna, gdy dziecko jest rozpoznawalne i stanowi istotny element fotografii publikowanej:

• na stronie internetowej szkoły lub przedszkola;
• na Facebooku, Instagramie, TikToku albo YouTube;
• w publicznej galerii internetowej;
• na plakacie, ulotce albo banerze promocyjnym;
• w folderze rekrutacyjnym;
• w reklamie płatnej;
• w lokalnych mediach;
• na publicznie dostępnym nagraniu lub transmisji;
• w materiałach partnera, sponsora albo organu prowadzącego.

Zgody nie należy domniemywać. Administrator powinien umieć wykazać, kto, kiedy, komu, w jakim zakresie i na jaki okres jej udzielił.

W praktyce placówka powinna stosować osobne pola wyboru dla różnych kanałów. Rodzic może zgodzić się na publikację zdjęć na stronie internetowej, ale odmówić ich umieszczania w mediach społecznościowych. Może również zaakceptować zamkniętą galerię dla rodziców, nie wyrażając zgody na działania promocyjne.

Jak powinna wyglądać zgoda na publikację wizerunku dziecka?

Prawidłowa zgoda powinna być:

• dobrowolna;
• uprzednia, czyli udzielona przed publikacją;
• konkretna i jednoznaczna;
• napisana zrozumiałym językiem;
• udzielona na rzecz wskazanego administratora;
• przypisana do określonego celu;
• ograniczona do wskazanych kanałów;
• udzielona na oznaczony czas;
• możliwa do łatwego wycofania;
• możliwa do wykazania przez placówkę.

Formularz powinien wyjaśniać również sposób wykorzystania materiału. Rodzic powinien wiedzieć, czy zdjęcie może zostać podpisane imieniem dziecka, połączone z informacją o klasie, kadrowane, poddawane obróbce albo przekazane innemu podmiotowi.

Przykładowy podział zgód

Zamiast jednego pola „zgadzam się na wykorzystywanie wizerunku dziecka” można zastosować oddzielne decyzje:

1. Publikacja zdjęć na stronie internetowej placówki.
2. Publikacja na wskazanym profilu placówki na Facebooku.
3. Publikacja na wskazanym profilu na Instagramie.
4. Udostępnienie w zamkniętej galerii dla rodziców.
5. Wykorzystanie w drukowanych materiałach promocyjnych.
6. Przekazanie zdjęć organowi prowadzącemu lub partnerowi wydarzenia.

Nie oznacza to, że formularz musi zawierać kilkadziesiąt pól. Zakres powinien odpowiadać rzeczywistym praktykom placówki. Nie należy natomiast zbierać zgody na kanały i sposoby użycia, z których szkoła nie korzysta.

Samo podpisanie formularza nie zwalnia administratora z obowiązku przekazania informacji wymaganych przez art. 13 RODO. Zasady przygotowania klauzuli wyjaśnia artykuł BPPZ Obowiązek informacyjny RODO.

Czy jedna zgoda może obowiązywać przez cały okres nauki?

Wieloletnia zgoda nie jest automatycznie nieważna, ale ogólne oświadczenie obejmujące wszystkie przyszłe wydarzenia, kanały, cele i sposoby wykorzystania wizerunku będzie trudne do pogodzenia z wymaganiem konkretności i przejrzystości.

Placówka powinna ocenić:

• czy cel przez cały okres pozostaje taki sam;
• czy nie pojawiły się nowe profile społecznościowe;
• czy zmienił się administrator;
• czy do procesu dołączyli nowi odbiorcy;
• czy fotografie zaczęto wykorzystywać w reklamie;
• czy dziecko jest już na tyle dojrzałe, aby przedstawić własne zdanie;
• czy rodzic nadal pamięta zakres udzielonej zgody.

Dobrą praktyką jest okresowy przegląd zgód, szczególnie na początku roku szkolnego. Nie powinien polegać na automatycznym uznaniu, że brak odpowiedzi oznacza przedłużenie zezwolenia.

Kto wyraża zgodę i czy trzeba zapytać dziecko?

W przypadku małoletniego zgodę lub zezwolenie składa rodzic albo opiekun prawny uprawniony do reprezentowania dziecka. Jeżeli rodzice pozostają w sporze co do publikacji albo placówka uzyska informację, że jeden z nich sprzeciwia się udostępnieniu zdjęć, nie powinna rozstrzygać konfliktu przez dalsze publikowanie materiału.

Formalna decyzja rodzica nie powinna prowadzić do pominięcia zdania dziecka. UODO zwraca uwagę, że przy starszych dzieciach należy uwzględnić ich wiek i stopień dojrzałości oraz wysłuchać ich przed podjęciem ważnej decyzji dotyczącej publikacji wizerunku.

Jeżeli uczeń wyraźnie nie chce być fotografowany albo prosi o usunięcie zdjęcia, szkoła nie powinna ignorować tego wyłącznie dlatego, że posiada podpis rodzica. Należy wyjaśnić sytuację, porozmawiać z dzieckiem i opiekunem oraz kierować się najlepszym interesem małoletniego.

Zdjęcie grupowe a zgoda na wizerunek

Określenie fotografii jako grupowej nie przesądza, że można ją opublikować bez zgody. Art. 81 ust. 2 prawa autorskiego pozwala w określonych sytuacjach rozpowszechniać wizerunek osoby, która stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub publiczna impreza.

Kluczowe jest znaczenie konkretnej osoby dla całego ujęcia. Pomocne może być pytanie: czy usunięcie dziecka ze zdjęcia zmieniłoby temat i charakter fotografii?

Rodzaj zdjęcia	Prawdopodobna ocena
Szerokie ujęcie publicznego pikniku, bez zbliżenia na konkretne dzieci	Dzieci mogą stanowić szczegół większej całości
Widok publiczności podczas dużych zawodów	Możliwe zastosowanie wyjątku, zależnie od kadru
Pozowane zdjęcie całej klasy	Każdy uczeń jest istotnym elementem fotografii, zgoda będzie najczęściej potrzebna
Zdjęcie pięciorga laureatów konkursu	Mała grupa jest głównym tematem, zgoda będzie najczęściej potrzebna
Zbliżenie na dziecko podczas przedstawienia	Dziecko jest głównym elementem, zgoda będzie najczęściej potrzebna
Zdjęcie tłumu, ale z podpisem wskazującym konkretnego ucznia	Identyfikacja i wyróżnienie dziecka zwiększają ryzyko

Nawet jeżeli prawo autorskie pozwala zastosować wyjątek dotyczący szczegółu całości, placówka nadal przetwarza dane osobowe i musi uwzględnić RODO. Powinna więc posiadać cel i podstawę przetwarzania, spełnić obowiązek informacyjny, ograniczyć zakres publikowanych informacji i ocenić ryzyko dla dzieci.

Co zrobić z dzieckiem, którego rodzic nie wyraził zgody?

Brak zgody na publiczną publikację nie może prowadzić do wykluczenia dziecka z przedstawienia, wycieczki, zawodów, balu ani innych aktywności. Udział w pozowanym zdjęciu klasowym lub fotografii przeznaczonej na prywatne pamiątki trzeba ocenić osobno, zgodnie z celem wykonania zdjęcia i decyzją rodzica oraz dziecka.

Placówka powinna organizować fotografowanie w taki sposób, aby chronić prywatność bez stygmatyzowania dziecka. W zależności od sytuacji można:

• wybierać kadry, na których dziecko nie jest rozpoznawalne;
• przed publikacją wykadrować zdjęcie;
• skutecznie zasłonić albo rozmyć wizerunek;
• publikować fotografie przedmiotów, dekoracji i efektów pracy;
• wykonywać szerokie ujęcia wydarzenia;
• przygotować osobny zestaw fotografii przeznaczonych do publikacji;
• oznaczyć w bezpiecznym rejestrze, które osoby nie mogą być publicznie prezentowane;
• wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za końcową kontrolę galerii.

Lista dzieci bez zgody sama w sobie zawiera dane osobowe i powinna być dostępna wyłącznie dla osób, które rzeczywiście jej potrzebują. Nie należy publicznie oznaczać uczniów opaskami, plakietkami lub innymi symbolami ujawniającymi decyzję rodziców.

Strona internetowa, Facebook i zamknięty dziennik to różne kanały

Ryzyko związane z fotografią zależy także od kręgu odbiorców.

Publiczna strona internetowa

Zdjęcie może zostać znalezione w wyszukiwarce, pobrane i powiązane z nazwą placówki. Nawet po usunięciu może pozostać w kopiach, pamięci podręcznej albo na innych stronach.

Media społecznościowe

Publikacja wiąże się z działaniem zewnętrznej platformy, jej regulaminem, profilowaniem użytkowników i możliwością łatwego udostępniania treści dalej. Zgoda na stronę internetową nie powinna być automatycznie traktowana jako zgoda na Facebook lub Instagram.

Zamknięty dziennik elektroniczny albo galeria

Ograniczony dostęp zmniejsza ryzyko, ale nie wyłącza RODO. Szkoła powinna kontrolować konta odbiorców, sposób logowania, możliwość pobierania zdjęć, termin dostępu i zasady usuwania materiałów. Należy także ustalić, czy publikacja fotografii jest potrzebna do realizacji konkretnego celu placówki.

Grupa rodziców w komunikatorze

Prywatna grupa utworzona przez rodziców nie jest automatycznie oficjalnym kanałem szkoły. Jeżeli zdjęcia przekazuje nauczyciel w ramach obowiązków, placówka powinna wiedzieć, jaki komunikator jest używany, kto znajduje się w grupie i czy pracownik korzysta z zatwierdzonego konta oraz urządzenia.

Więcej o ryzykach platform internetowych można przeczytać w artykule Social media a ochrona danych.

Czy rodzice mogą robić zdjęcia podczas uroczystości?

Rodzic może wykonywać zdjęcia na potrzeby osobiste i rodzinne. RODO nie ma zastosowania do przetwarzania prowadzonego przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze.

Nie oznacza to jednak nieograniczonego prawa do publikowania wizerunków wszystkich uczestników. Umieszczenie zdjęcia na publicznym profilu lub udostępnienie go nieograniczonemu kręgowi odbiorców może wykraczać poza sferę osobistą. Niezależnie od RODO nadal obowiązują przepisy o ochronie wizerunku i dóbr osobistych.

Placówka powinna przed wydarzeniem przekazać rodzicom jasne zasady, na przykład:

• fotografie można wykonywać na własny użytek;
• przed opublikowaniem zdjęcia innego dziecka należy uzyskać zgodę jego opiekuna;
• nie należy nagrywać dzieci w sytuacjach mogących naruszać ich godność;
• nie wolno utrudniać prowadzenia uroczystości;
• należy respektować wyraźną prośbę o zaprzestanie fotografowania;
• materiały nie powinny ujawniać nadmiernych informacji o dziecku.

Szkoła nie kontroluje każdego późniejszego działania rodzica, ale może ograniczać ryzyko przez odpowiednią organizację wydarzenia, komunikację i reagowanie na zgłoszenia.

Fotograf szkolny a RODO

Zaproszenie zewnętrznego fotografa wymaga ustalenia, kto decyduje o celu i sposobie przetwarzania zdjęć.

Fotograf może działać jako podmiot przetwarzający, jeżeli wykonuje zdjęcia wyłącznie na udokumentowane polecenie placówki, nie wykorzystuje ich do własnych celów i zwraca albo usuwa materiały po zakończeniu usługi. W takim modelu potrzebna będzie umowa spełniająca wymagania art. 28 RODO.

Może być również odrębnym administratorem, na przykład gdy samodzielnie oferuje rodzicom sesje, ustala zasady sprzedaży, zakres danych, ceny, sposób przechowywania i własne cele przetwarzania. Sama nazwa umowy nie rozstrzyga roli. Znaczenie ma rzeczywisty podział decyzji.

Przed sesją szkoła powinna sprawdzić:

• kto zbiera zgody i realizuje obowiązek informacyjny;
• jakie dane otrzyma fotograf;
• czy zna imiona i nazwiska dzieci;
• gdzie zapisuje fotografie;
• kto wybiera zdjęcia;
• jak rodzice uzyskują dostęp do podglądu;
• czy galerie są zabezpieczone indywidualnym hasłem;
• czy wykonawca korzysta z podwykonawców i chmury;
• jak długo przechowuje niewybrane ujęcia;
• czy wykorzystuje zdjęcia w portfolio;
• jak nastąpi zwrot lub usunięcie danych.

Nie należy udostępniać publicznych galerii, w których każda osoba posiadająca link może oglądać zdjęcia wszystkich dzieci. Przed wyborem wykonawcy warto zastosować zasady opisane w artykule BPPZ Jak wybrać podmiot przetwarzający dane.

Nagrania wideo i transmisje na żywo

Film może ujawniać więcej informacji niż pojedyncza fotografia. Oprócz wizerunku rejestruje głos, zachowanie, relacje między dziećmi, treść wypowiedzi i otoczenie. Transmisja na żywo dodatkowo ogranicza możliwość kontroli materiału przed jego udostępnieniem.

Przed transmisją placówka powinna ustalić:

• dokładny cel;
• platformę i krąg odbiorców;
• podstawę prawną;
• zakres udzielonych zgód;
• sposób realizacji praw dzieci i rodziców;
• czas dostępności nagrania;
• możliwość komentowania i pobierania;
• osoby odpowiedzialne za moderację;
• plan postępowania, gdy przed kamerą znajdzie się dziecko bez zgody.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem może być nagranie wydarzenia, jego sprawdzenie i późniejsze opublikowanie wybranych fragmentów. Pozwala to usunąć przypadkowo zarejestrowane osoby, wypowiedzi i sytuacje naruszające prywatność.

Czy zdjęcie można podpisać imieniem i nazwiskiem dziecka?

Połączenie wizerunku z imieniem, nazwiskiem, klasą, nazwą szkoły i informacją o wydarzeniu zwiększa możliwość identyfikacji oraz ryzyko dla dziecka. Zgoda na publikację samego zdjęcia nie musi obejmować publikacji dodatkowych danych.

Placówka powinna stosować zasadę minimalizacji. W wielu sytuacjach wystarczy opis wydarzenia bez wskazywania nazwisk. Jeżeli podanie danych laureata wynika z celu konkursu lub zadania realizowanego przez szkołę, trzeba osobno ustalić podstawę prawną i ograniczyć zakres informacji.

Szczególnie ryzykowne jest łączenie fotografii z:

• pełną datą urodzenia;
• adresem zamieszkania;
• szczegółowym planem zajęć;
• informacją o regularnych godzinach odbioru;
• danymi o zdrowiu lub niepełnosprawności;
• opisem sytuacji rodzinnej;
• oznaczeniem dokładnej lokalizacji w czasie rzeczywistym.

Przed publikacją warto usunąć metadane lokalizacyjne z pliku i sprawdzić, czy w tle nie znajdują się listy uczniów, identyfikatory, oceny, dokumenty albo informacje na tablicy.

Jak długo szkoła może przechowywać zdjęcia?

RODO nie wskazuje jednego okresu przechowywania wszystkich fotografii. Termin powinien wynikać z celu.

Zdjęcia przygotowane do krótkiej relacji z wydarzenia nie powinny pozostawać bezterminowo na prywatnym telefonie nauczyciela. Materiały do kroniki mogą mieć dłuższy okres przechowywania, ale cel archiwalny trzeba odróżnić od bieżącej promocji w mediach społecznościowych.

Polityka retencji powinna określać co najmniej:

• termin usunięcia nieudanych i niewybranych ujęć;
• okres przechowywania materiału źródłowego;
• zasady archiwizacji kroniki;
• czas publikacji galerii internetowej;
• termin zamknięcia dostępu do galerii fotografa;
• postępowanie po cofnięciu zgody;
• usuwanie zdjęć z urządzeń pracowników;
• zasady dotyczące kopii zapasowych.

Nie należy zakładać, że zdjęcie może pozostać w internecie bezterminowo tylko dlatego, że rodzic nie cofnął zgody.

Co oznacza cofnięcie zgody?

Rodzic lub pełnoletni uczeń może cofnąć zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Cofnięcie zgody nie powoduje, że wcześniejsze przetwarzanie staje się automatycznie niezgodne z prawem. Placówka powinna jednak zaprzestać dalszego wykorzystywania zdjęcia w tym celu i usunąć je z miejsc, nad którymi posiada kontrolę, jeżeli nie występuje inna podstawa prawna.

W praktyce należy sprawdzić:

• stronę internetową;
• profile w mediach społecznościowych;
• zaplanowane publikacje;
• materiały promocyjne przed kolejnym dodrukiem;
• publiczne galerie;
• foldery udostępnione partnerom;
• urządzenia i dyski pracowników;
• dokumentację fotografa.

Placówka nie zawsze będzie mogła usunąć kopie pobrane wcześniej przez inne osoby. O takim ryzyku rodzic powinien zostać poinformowany przed wyrażeniem zgody. Nie zwalnia to jednak szkoły z obowiązku podjęcia działań w kontrolowanych kanałach.

Co zrobić po omyłkowej publikacji zdjęcia?

Jeżeli opublikowano zdjęcie dziecka bez wymaganej zgody albo mimo jej cofnięcia, placówka powinna działać niezwłocznie.

1. Usunąć lub ukryć materiał w kontrolowanym kanale.
2. Zabezpieczyć informacje o czasie publikacji i możliwym zasięgu.
3. Sprawdzić, czy zdjęcie zostało udostępnione, pobrane albo skopiowane.
4. Ustalić, jakie dodatkowe dane ujawniono.
5. Poinformować dyrektora, IOD lub osobę odpowiedzialną za ochronę danych.
6. Skontaktować się z rodzicem w sposób odpowiedni do ryzyka.
7. Ocenić, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych.
8. Udokumentować decyzję dotyczącą zgłoszenia albo niezgłaszania naruszenia Prezesowi UODO.
9. Wprowadzić działanie naprawcze, na przykład podwójną kontrolę publikacji.

Samo szybkie usunięcie fotografii nie oznacza, że zdarzenia nie trzeba przeanalizować. Znaczenie ma między innymi rozpoznawalność dziecka, rodzaj zdjęcia, dołączony opis, liczba odbiorców, okres dostępności i możliwość wykorzystania materiału przeciwko małoletniemu.

W trudniejszych przypadkach pomocne może być wsparcie przy obsłudze naruszenia ochrony danych.

Zagrożenia związane z AI i deepfake

Opublikowane zdjęcie może zostać pobrane, skopiowane i wykorzystane w zupełnie innym celu niż relacja ze szkolnego wydarzenia. Narzędzia oparte na AI umożliwiają zmianę twarzy, tworzenie fałszywych scen, ośmieszających materiałów oraz seksualizowanych deepfake’ów.

UODO zwraca uwagę, że wizerunki dzieci mogą być wykorzystywane do cyberprzemocy, kradzieży cyfrowej tożsamości, tworzenia fałszywych zbiórek oraz materiałów naruszających godność małoletnich. W komunikacie z 30 lipca 2026 roku urząd wskazał również na zagrożenia związane z deepfake oraz publikowaniem wizerunków dzieci przez szkoły i przedszkola w celach promocyjnych. Z tego powodu legalność publikacji powinna być jedynie pierwszym etapem oceny. Drugim jest odpowiedź na pytanie, czy publikacja jest potrzebna i bezpieczna dla dziecka. Więcej informacji znajduje się w materiale UODO Ochrona danych dzieci w cyberprzestrzeni.

Warto ograniczać:

• zbliżenia twarzy w wysokiej rozdzielczości;
• zdjęcia dzieci w strojach kąpielowych lub sytuacjach wymagających szczególnej prywatności;
• fotografie pokazujące silne emocje, chorobę albo karę;
• materiały mogące ośmieszać dziecko;
• publikowanie pełnych danych identyfikacyjnych;
• oznaczanie lokalizacji w czasie rzeczywistym;
• udostępnianie plików źródłowych bez potrzeby.

Zgoda rodzica nie powoduje, że każda publikacja staje się odpowiednia. Administrator nadal odpowiada za rzetelność, minimalizację, bezpieczeństwo i ochronę najlepszego interesu dziecka.

Checklista ochrony wizerunku dzieci

Dokumentacja i zgody

• Określ cele wykonywania zdjęć.
• Rozdziel dokumentację wewnętrzną od promocji.
• Przygotuj osobne decyzje dla strony, mediów społecznościowych i materiałów drukowanych.
• Wskaż okres obowiązywania zgody.
• Przekaż klauzulę informacyjną napisaną prostym językiem.
• Zapewnij łatwy sposób cofnięcia zgody.
• Uwzględniaj zdanie dziecka odpowiednio do jego wieku i dojrzałości.
• Prowadź aktualny, zabezpieczony rejestr zgód.

Fotografowanie wydarzeń

• Wyznacz osoby uprawnione do robienia zdjęć.
• Ustal, z jakich urządzeń mogą korzystać.
• Nie zapisuj materiałów na prywatnych telefonach bez przyjętych zasad.
• Unikaj sytuacji naruszających godność lub prywatność.
• Zaplanuj sposób ochrony dzieci bez zgody.
• Przed publikacją sprawdź każdą fotografię i jej tło.
• Usuń dane lokalizacyjne i zbędne metadane.

Publikacja i bezpieczeństwo

• Publikuj tylko materiały potrzebne do określonego celu.
• Nie łącz zdjęcia z nadmierną ilością danych.
• Ogranicz rozdzielczość, jeżeli pełna jakość nie jest potrzebna.
• Kontroluj dostęp do kont placówki.
• Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe.
• Ustal terminy usuwania galerii i materiałów źródłowych.
• Przygotuj procedurę szybkiego usunięcia omyłkowej publikacji.
• Regularnie sprawdzaj praktykę nauczycieli, sekretariatu i administratorów profili.

Zasady powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania placówki. Pomóc może w tym audyt RODO, obejmujący formularze, urządzenia, media społecznościowe, systemy elektroniczne i umowy z fotografami.

Praktyczny scenariusz: przedstawienie w przedszkolu

Przedszkole organizuje przedstawienie z okazji zakończenia roku. Chce opublikować krótką relację na swojej stronie, kilka zdjęć na Facebooku oraz udostępnić rodzicom większą galerię w zamkniętym systemie.

Placówka nie stosuje jednego ogólnego oświadczenia. Rodzice osobno podejmują decyzję w sprawie strony internetowej, Facebooka i zamkniętej galerii. Otrzymują informację o administratorze, celu, okresie publikacji, odbiorcach oraz sposobie wycofania zgody.

Dwoje rodziców nie zgadza się na publiczne publikowanie wizerunku. Dzieci nadal uczestniczą w całym przedstawieniu. Fotograf wykonuje szerokie ujęcia, a przed publikacją pracownik przedszkola sprawdza fotografie. Zdjęcia, na których dzieci bez zgody są rozpoznawalne, zostają wykadrowane albo nie trafiają do publicznej galerii.

Rodzice zostają poinformowani, że mogą robić zdjęcia na własny użytek, ale nie powinni publikować wizerunków innych dzieci bez zgody ich opiekunów. Po wydarzeniu materiały źródłowe są przenoszone z aparatu na zabezpieczony zasób placówki, a zbędne ujęcia zostają usunięte zgodnie z przyjętym terminem.

Taki model pozwala udokumentować wydarzenie bez odsuwania dzieci od grupy i bez przerzucania całej odpowiedzialności na nauczyciela stojącego z telefonem przed sceną.

Najczęstsze błędy szkół i przedszkoli

Jedna zgoda na wszystko

Formularz obejmuje stronę internetową, wszystkie obecne i przyszłe media społecznościowe, prasę, reklamę, partnerów i nieograniczony okres.

Uznawanie każdego zdjęcia grupowego za wyjątek

Placówka publikuje pozowane zdjęcie klasy bez zgód, ponieważ znajduje się na nim wiele osób.

Wykluczanie dziecka bez zgody

Uczeń ma opuścić scenę albo stanąć z boku, mimo że odmowa dotyczy tylko publicznej publikacji.

Zgoda wymuszona udziałem w wydarzeniu

Rodzic słyszy, że brak zgody uniemożliwi dziecku udział w konkursie, wycieczce lub przedstawieniu.

Publikowanie z prywatnego telefonu nauczyciela

Zdjęcia pozostają w automatycznej kopii zapasowej, prywatnej galerii i na koncie pracownika.

Brak kontroli nad opisem

Do fotografii dołączane są imię, nazwisko, klasa, plan wydarzenia i dokładna lokalizacja.

Publiczna galeria fotografa

Każdy posiadacz linku może obejrzeć zdjęcia wszystkich dzieci, a placówka nie zna terminu ich usunięcia.

Brak reakcji po cofnięciu zgody

Szkoła usuwa nowe publikacje, ale nie sprawdza wcześniejszych galerii, wpisów i materiałów partnerów.

Podsumowanie

Zdjęcia dzieci w szkole i przedszkolu wymagają nie tylko zebrania podpisów, ale przede wszystkim uporządkowanego procesu. Placówka powinna wiedzieć, dlaczego wykonuje fotografię, gdzie ją zapisuje, komu ją udostępnia i jak długo będzie z niej korzystać.

Publiczne opublikowanie rozpoznawalnego wizerunku dziecka na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych najczęściej wymaga uprzedniej i konkretnej zgody. Powinna ona rozdzielać cele i kanały, być możliwa do wykazania oraz łatwa do wycofania. Jednocześnie trzeba respektować zdanie dziecka i pamiętać, że decyzja rodzica nie usprawiedliwia publikacji naruszającej godność lub bezpieczeństwo małoletniego.

Zdjęcia grupowe trzeba oceniać na podstawie kadru, a nie liczby osób. Odmowa zgody nie może prowadzić do wykluczenia dziecka z wydarzenia. Rolą szkoły jest takie zaplanowanie fotografowania i kontroli publikacji, aby dziecko mogło uczestniczyć w życiu placówki bez utraty prawa do prywatności.

FAQ

Źródła

1. RODO – w szczególności art. 5, 6, 7, 12, 13, 17, 24, 25 i 32
2. Prawo autorskie – art. 81 i 83 dotyczące rozpowszechniania wizerunku
3. Kodeks cywilny – art. 23 i 24 dotyczące ochrony dóbr osobistych
4. Kodeks rodzinny i opiekuńczy – art. 95 dotyczący wykonywania władzy rodzicielskiej
5. UODO i Fundacja Orange – Wizerunek dziecka w internecie. Publikować czy nie?
6. UODO – Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych
7. UODO – Zgoda na przetwarzanie danych i udostępnianie wizerunku dzieci przez szkoły i przedszkola