W dobie cyfrowej wymiany informacji narzędzia do szybkiego przesyłania plików, takie jak WeTransfer, stały się powszechnym elementem codziennej pracy wielu firm. Ich intuicyjność, dostępność i brak konieczności zakładania konta czynią je wygodnym rozwiązaniem – ale czy również bezpiecznym z punktu widzenia ochrony danych osobowych?
Z perspektywy administratora danych, każda decyzja o użyciu zewnętrznego narzędzia powinna być poprzedzona oceną jego zgodności z przepisami RODO. Niestety, w praktyce to właśnie pozornie „niewinne” działania, jak przesłanie umowy, zestawienia danych klientów czy dokumentacji projektowej przez popularny serwis transferowy, mogą narazić firmę na poważne konsekwencje prawne.
Czy WeTransfer jest zgodny z RODO?
WeTransfer to usługa, która umożliwia przesyłanie dużych plików drogą elektroniczną, często bez szyfrowania end-to-end i bez zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych. Choć firma deklaruje zgodność z ogólnymi wymogami RODO, rzeczywiste ryzyko związane z korzystaniem z tego narzędzia zależy przede wszystkim od rodzaju danych, które są za jego pośrednictwem przesyłane, oraz sposobu, w jaki organizacja zabezpiecza ten proces.
Warto pamiętać, że przesłanie pliku zawierającego dane osobowe do podmiotu trzeciego – bez formalnej umowy powierzenia oraz bez gwarancji, że dane nie trafią na serwery znajdujące się poza EOG – może stanowić naruszenie zasad przetwarzania danych. Dotyczy to w szczególności takich danych jak: imiona i nazwiska klientów, adresy e-mail, numery PESEL, dane finansowe, a także informacje zawarte w dokumentacji medycznej, kadrowej czy prawnej.
Ryzyka związane z transferem danych przez zewnętrzne platformy
Korzystanie z komercyjnych platform do przesyłania plików, takich jak WeTransfer, generuje szereg ryzyk prawnych, technicznych i organizacyjnych, które mogą skutkować naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych. Podstawowym problemem z perspektywy administratora danych jest ograniczona kontrola nad infrastrukturą technologiczną, przez którą dane są przesyłane oraz przechowywane. Użytkownik, który korzysta z takiego narzędzia, najczęściej nie posiada wiedzy, gdzie fizycznie znajdują się serwery usługodawcy, jakie obowiązują w danym państwie standardy ochrony danych, czy też jakie procedury reagowania na incydenty wdrożono po stronie dostawcy.
Istnieje realne ryzyko, że dane osobowe przesyłane za pośrednictwem platformy, która nie działa wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, zostaną przetworzone w kraju trzecim, nieposiadającym decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony. W takim przypadku dochodzi do transferu danych poza EOG, co wiąże się z koniecznością zastosowania dodatkowych zabezpieczeń prawnych i technicznych, takich jak standardowe klauzule umowne czy środki kryptograficzne. Brak ich wdrożenia może być uznany przez organ nadzorczy za poważne naruszenie obowiązków wynikających z art. 44 i nast. RODO.
Kolejnym zagrożeniem jest brak przejrzystości co do polityki retencji danych stosowanej przez platformę. W wielu przypadkach pliki pozostają dostępne przez określony czas po przesłaniu, nawet jeśli odbiorca już je pobrał. Brak możliwości skrócenia tego okresu, a także niejasne zasady automatycznego usuwania danych, mogą prowadzić do niezamierzonego przetwarzania danych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu, co narusza zasadę minimalizacji i ograniczenia czasowego, wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c i e RODO.
Nie mniej istotne są ryzyka związane z nieuprawnionym dostępem do danych. W przypadku przesyłania plików za pomocą publicznego linku, który nie jest zabezpieczony hasłem ani ograniczony czasowo, istnieje prawdopodobieństwo, że dane trafią do osób nieuprawnionych. Brak zastosowania szyfrowania end-to-end lub mechanizmów weryfikacji tożsamości odbiorcy dodatkowo potęguje to ryzyko, zwłaszcza gdy przesyłane informacje zawierają dane wrażliwe, dane finansowe lub informacje objęte tajemnicą zawodową, handlową lub służbową.
W praktyce niebezpieczeństwo często wynika również z braku odpowiedniej polityki wewnętrznej oraz niekontrolowanego sposobu korzystania z takich narzędzi przez pracowników. W organizacjach, które nie definiują jednoznacznie dopuszczalnych sposobów przesyłania danych, pracownicy mogą samodzielnie podejmować decyzje o wykorzystaniu ogólnodostępnych usług, kierując się wygodą, a nie bezpieczeństwem czy zgodnością z przepisami. Może to skutkować nieautoryzowanym przetwarzaniem danych osobowych, rozproszeniem informacji poza systemy kontrolowane przez administratora oraz trudnościami w realizacji praw osób, których dane dotyczą.
Powyższe ryzyka powinny być brane pod uwagę nie tylko na etapie oceny zgodności z RODO, lecz również przy projektowaniu całego procesu wymiany danych w organizacji. Niezidentyfikowane i niezminimalizowane mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i reputacyjnych – w tym do nałożenia administracyjnych kar pieniężnych, których wysokość może sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.
Co powinna zrobić firma, aby ograniczyć ryzyko?
Aby ograniczyć ryzyko związane z przesyłaniem danych osobowych za pośrednictwem narzędzi takich jak WeTransfer, firma powinna w pierwszej kolejności dokonać szczegółowej analizy procesów przetwarzania danych, w ramach których dochodzi do ich transferu poza kontrolowane środowisko IT. Kluczowe znaczenie ma tutaj identyfikacja typów danych, które są przesyłane, określenie kategorii podmiotów, do których trafiają, a także ocena środków technicznych i organizacyjnych stosowanych podczas przekazywania tych informacji.
Następnie niezbędne jest przeprowadzenie analizy ryzyka, która pozwoli ustalić, czy korzystanie z danego narzędzia do transferu danych nie narusza zasad integralności i poufności, wynikających z art. 5 ust. 1 lit. f RODO. W przypadku wykrycia zagrożeń, organizacja powinna rozważyć wdrożenie odpowiednich środków zaradczych. Może to obejmować szyfrowanie danych przed ich przesłaniem, stosowanie zabezpieczeń hasłowych do plików, ograniczenie dostępności linków transferowych w czasie oraz kontrolowanie tego, kto i w jakim celu otrzymuje określony pakiet danych.
Dodatkowym krokiem powinno być opracowanie i przyjęcie wewnętrznych regulacji, które jasno określają zasady korzystania z narzędzi do przesyłania danych. Tego rodzaju polityka powinna precyzować, kiedy możliwe jest użycie komercyjnych usług transferowych, jakie dane mogą być w ten sposób przesyłane, w jakiej formie i przy zastosowaniu jakich zabezpieczeń. Równie istotne jest zagwarantowanie, że osoby zatrudnione w organizacji są świadome tych zasad i przeszły odpowiednie szkolenie z zakresu bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w środowisku cyfrowym.
W przypadkach, w których przesyłane są dane wrażliwe lub dane szczególnej kategorii, administrator danych powinien rozważyć przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), zgodnie z art. 35 RODO. Pozwoli to nie tylko na formalną analizę wpływu danego narzędzia na prawa i wolności osób fizycznych, lecz również na wykazanie – w razie kontroli – że administrator działał z należytą starannością i zgodnie z zasadą rozliczalności.
Nie bez znaczenia pozostaje również aspekt kontraktowy. W sytuacji, gdy firma decyduje się na regularne korzystanie z zewnętrznych platform do przesyłania danych, powinna zabezpieczyć się poprzez zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą usługi. Taki dokument musi spełniać wymagania art. 28 RODO i wskazywać m.in. zakres, cel, czas trwania oraz sposób przetwarzania danych przez podmiot przetwarzający, a także zapewnienia dotyczące stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
Ostatecznie, firma powinna zapewnić bieżący nadzór nad procesem przesyłania danych, w tym weryfikować zgodność działań użytkowników z przyjętymi procedurami. Audyt wewnętrzny, regularne przeglądy bezpieczeństwa oraz dokumentowanie wszelkich incydentów związanych z nieautoryzowanym transferem danych pozwolą nie tylko reagować na bieżące zagrożenia, lecz także wzmacniać wewnętrzne mechanizmy ochrony danych w dłuższej perspektywie.
Jak może pomóc Biuro Porad Prawnych Zacharski?
W Biurze Porad Prawnych Zacharski doskonale rozumiemy, jak ważna jest ochrona danych w codziennej praktyce organizacyjnej – także w kontekście pozornie prostych działań, takich jak przesyłanie plików.
Pomagamy naszym klientom:
- opracować i wdrożyć polityki korzystania z narzędzi do przesyłania danych,
- przeprowadzić analizę ryzyka i ocenę skutków (DPIA),
- dobrać zgodne z RODO narzędzia transferowe i zabezpieczenia techniczne,
- opracować i negocjować umowy powierzenia danych z dostawcami usług IT,
- szkolić personel z zasad bezpiecznego przetwarzania informacji.
Dzięki indywidualnemu podejściu i znajomości przepisów zarówno krajowych, jak i unijnych, wspieramy firmy w zapewnianiu zgodności z przepisami i budowaniu kultury ochrony danych.
WeTransfer – wnioski
Choć WeTransfer może być wygodnym narzędziem do przesyłania plików, jego użycie w firmie musi być poprzedzone analizą prawną i techniczną. Brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do naruszeń ochrony danych i poważnych konsekwencji finansowych. Przedsiębiorcy powinni traktować bezpieczeństwo informacji jako integralny element zarządzania ryzykiem i nie pozostawiać decyzji technologicznych wyłącznie użytkownikom końcowym.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych i zgodnego z prawem przesyłania informacji w firmie? Skontaktuj się z Biurem Porad Prawnych Zacharski – doradzimy i pomożemy wdrożyć bezpieczne rozwiązania.
