WeTransfer a RODO . Czy Twoja firma bezpiecznie przesyła dane?

W dobie cyfrowej wymiany informacji narzędzia do szybkiego przesyłania plików, takie jak WeTransfer, stały się powszechnym elementem codziennej pracy wielu firm. Ich intuicyjność, dostępność i brak konieczności zakładania konta czynią je wygodnym rozwiązaniem – ale czy również bezpiecznym z punktu widzenia ochrony danych osobowych?

Z perspektywy administratora danych, każda decyzja o użyciu zewnętrznego narzędzia powinna być poprzedzona oceną jego zgodności z przepisami RODO. Niestety, w praktyce to właśnie pozornie „niewinne” działania, jak przesłanie umowy, zestawienia danych klientów czy dokumentacji projektowej przez popularny serwis transferowy, mogą narazić firmę na poważne konsekwencje prawne.

Czy WeTransfer jest zgodny z RODO?

WeTransfer to usługa, która umożliwia przesyłanie dużych plików drogą elektroniczną, często bez szyfrowania end-to-end i bez zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych. Choć firma deklaruje zgodność z ogólnymi wymogami RODO, rzeczywiste ryzyko związane z korzystaniem z tego narzędzia zależy przede wszystkim od rodzaju danych, które są za jego pośrednictwem przesyłane, oraz sposobu, w jaki organizacja zabezpiecza ten proces.

Warto pamiętać, że przesłanie pliku zawierającego dane osobowe do podmiotu trzeciego – bez formalnej umowy powierzenia oraz bez gwarancji, że dane nie trafią na serwery znajdujące się poza EOG – może stanowić naruszenie zasad przetwarzania danych. Dotyczy to w szczególności takich danych jak: imiona i nazwiska klientów, adresy e-mail, numery PESEL, dane finansowe, a także informacje zawarte w dokumentacji medycznej, kadrowej czy prawnej.

Ryzyka związane z transferem danych przez zewnętrzne platformy

Korzystanie z narzędzi takich jak WeTransfer może być wygodne, ale z perspektywy RODO wymaga kontroli nad tym, gdzie trafiają dane, kto ma do nich dostęp i jak długo pozostają dostępne. Najczęstsze ryzyka to:

• brak pełnej kontroli nad infrastrukturą i miejscem przetwarzania danych;
• możliwy transfer danych poza EOG bez właściwych zabezpieczeń prawnych i technicznych;
• niejasne zasady retencji i zbyt długi czas dostępności plików;
• ryzyko nieuprawnionego dostępu przy publicznych linkach, braku hasła lub słabej weryfikacji odbiorcy;
• brak procedur wewnętrznych i samodzielne korzystanie z takich narzędzi przez pracowników bez oceny ryzyka.

Jeżeli firma regularnie przesyła w ten sposób dane osobowe, powinna wcześniej ocenić ryzyko, zasady transferu poza EOG oraz to, czy relacja z dostawcą wymaga uregulowania zgodnie z art. 28 RODO.

Co powinna zrobić firma, aby ograniczyć ryzyko?

Aby ograniczyć ryzyko związane z przesyłaniem danych osobowych za pośrednictwem narzędzi takich jak WeTransfer, firma powinna w pierwszej kolejności dokonać szczegółowej analizy procesów przetwarzania danych, w ramach których dochodzi do ich transferu poza kontrolowane środowisko IT. Kluczowe znaczenie ma tutaj identyfikacja typów danych, które są przesyłane, określenie kategorii podmiotów, do których trafiają, a także ocena środków technicznych i organizacyjnych stosowanych podczas przekazywania tych informacji.

Następnie niezbędne jest przeprowadzenie analizy ryzyka, która pozwoli ustalić, czy korzystanie z danego narzędzia do transferu danych nie narusza zasad integralności i poufności, wynikających z art. 5 ust. 1 lit. f RODO. W przypadku wykrycia zagrożeń, organizacja powinna rozważyć wdrożenie odpowiednich środków zaradczych. Może to obejmować szyfrowanie danych przed ich przesłaniem, stosowanie zabezpieczeń hasłowych do plików, ograniczenie dostępności linków transferowych w czasie oraz kontrolowanie tego, kto i w jakim celu otrzymuje określony pakiet danych.

Dodatkowym krokiem powinno być opracowanie i przyjęcie wewnętrznych regulacji, które jasno określają zasady korzystania z narzędzi do przesyłania danych. Tego rodzaju polityka powinna precyzować, kiedy możliwe jest użycie komercyjnych usług transferowych, jakie dane mogą być w ten sposób przesyłane, w jakiej formie i przy zastosowaniu jakich zabezpieczeń. Równie istotne jest zagwarantowanie, że osoby zatrudnione w organizacji są świadome tych zasad i przeszły odpowiednie szkolenie z zakresu bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w środowisku cyfrowym.

W przypadkach, w których przesyłane są dane wrażliwe lub dane szczególnej kategorii, administrator danych powinien rozważyć przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), zgodnie z art. 35 RODO. Pozwoli to nie tylko na formalną analizę wpływu danego narzędzia na prawa i wolności osób fizycznych, lecz również na wykazanie – w razie kontroli – że administrator działał z należytą starannością i zgodnie z zasadą rozliczalności.

Nie bez znaczenia pozostaje również aspekt kontraktowy. W sytuacji, gdy firma decyduje się na regularne korzystanie z zewnętrznych platform do przesyłania danych, powinna zabezpieczyć się poprzez zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą usługi. Taki dokument musi spełniać wymagania art. 28 RODO i wskazywać m.in. zakres, cel, czas trwania oraz sposób przetwarzania danych przez podmiot przetwarzający, a także zapewnienia dotyczące stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Ostatecznie, firma powinna zapewnić bieżący nadzór nad procesem przesyłania danych, w tym weryfikować zgodność działań użytkowników z przyjętymi procedurami. Audyt wewnętrzny, regularne przeglądy bezpieczeństwa oraz dokumentowanie wszelkich incydentów związanych z nieautoryzowanym transferem danych pozwolą nie tylko reagować na bieżące zagrożenia, lecz także wzmacniać wewnętrzne mechanizmy ochrony danych w dłuższej perspektywie.

Jak może pomóc Biuro Porad Prawnych Zacharski?

W Biurze Porad Prawnych Zacharski doskonale rozumiemy, jak ważna jest ochrona danych w codziennej praktyce organizacyjnej – także w kontekście pozornie prostych działań, takich jak przesyłanie plików.

Pomagamy naszym klientom:

• opracować i wdrożyć polityki korzystania z narzędzi do przesyłania danych,
• przeprowadzić analizę ryzyka i ocenę skutków (DPIA),
• dobrać zgodne z RODO narzędzia transferowe i zabezpieczenia techniczne,
• opracować i negocjować umowy powierzenia danych z dostawcami usług IT,
• szkolić personel z zasad bezpiecznego przetwarzania informacji.

Dzięki indywidualnemu podejściu i znajomości przepisów zarówno krajowych, jak i unijnych, wspieramy firmy w zapewnianiu zgodności z przepisami i budowaniu kultury ochrony danych.

WeTransfer – wnioski

Choć WeTransfer może być wygodnym narzędziem do przesyłania plików, jego użycie w firmie musi być poprzedzone analizą prawną i techniczną. Brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do naruszeń ochrony danych i poważnych konsekwencji finansowych. Przedsiębiorcy powinni traktować bezpieczeństwo informacji jako integralny element zarządzania ryzykiem i nie pozostawiać decyzji technologicznych wyłącznie użytkownikom końcowym.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych i zgodnego z prawem przesyłania informacji w firmie? Skontaktuj się z Biurem Porad Prawnych Zacharski – doradzimy i pomożemy wdrożyć bezpieczne rozwiązania.

WeTransfer – najczęściej zadawane pytania

Czy korzystanie z WeTransfer jest automatycznie niezgodne z RODO?

Nie. Samo użycie takiego narzędzia nie oznacza jeszcze naruszenia przepisów. Problem pojawia się wtedy, gdy firma przesyła dane bez odpowiedniej oceny ryzyka, bez właściwych zabezpieczeń albo bez sprawdzenia, czy nie dochodzi do transferu danych poza EOG.

Czy przez WeTransfer można wysyłać dane osobowe?

To zależy od rodzaju danych i sposobu zabezpieczenia transferu. Im bardziej wrażliwe lub poufne dane, tym większa ostrożność jest potrzebna. Szczególne ryzyko dotyczy danych kadrowych, medycznych, finansowych i dokumentów zawierających identyfikatory, takie jak PESEL.

Czy przy korzystaniu z WeTransfer potrzebna jest umowa powierzenia?

Jeżeli dostawca usługi przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, relacja powinna zostać właściwie uregulowana. UODO wskazuje, że umowa powierzenia jest potrzebna wtedy, gdy administrator posługuje się zewnętrznym podmiotem do realizacji swoich celów związanych z przetwarzaniem danych.

Czy problemem może być transfer danych poza EOG?

Tak. Jeżeli dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy, firma musi sprawdzić, czy spełnione są warunki transferu określone w rozdziale V RODO. Sam fakt korzystania z popularnego narzędzia nie zwalnia z tego obowiązku.

Czy link do pliku powinien być zabezpieczony?

Tak. Publiczny link bez hasła albo bez ograniczenia czasowego zwiększa ryzyko, że plik trafi do osób nieuprawnionych. Bezpieczniej stosować hasła, ograniczać czas ważności linku i przekazywać dostęp tylko konkretnym odbiorcom.

Czy samo hasło do pliku wystarczy?

Nie zawsze. Hasło jest ważnym zabezpieczeniem, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów. Nadal trzeba ocenić, gdzie dane są przechowywane, kto ma do nich dostęp, jak długo są dostępne i czy cały proces jest zgodny z polityką bezpieczeństwa firmy.

Jakich danych lepiej nie wysyłać przez ogólnodostępne platformy transferowe?

Największą ostrożność trzeba zachować przy danych szczególnej kategorii, danych finansowych, dokumentacji kadrowej, medycznej i materiałach objętych tajemnicą zawodową lub handlową. W takich przypadkach firma powinna rozważyć bezpieczniejsze rozwiązania i dodatkowe zabezpieczenia.

Co firma powinna zrobić przed dopuszczeniem takiego narzędzia do użytku?

Najpierw warto ustalić, jakie dane są przesyłane, kto z narzędzia korzysta, gdzie mogą trafiać pliki i jakie zabezpieczenia są stosowane. Następnie trzeba przeprowadzić analizę ryzyka, wdrożyć zasady korzystania z narzędzia, przeszkolić pracowników i ocenić, czy potrzebna jest umowa powierzenia albo dodatkowe zabezpieczenia transferu.

Czy przy przesyłaniu danych wrażliwych warto zrobić DPIA?

W wielu przypadkach tak. Jeżeli transfer może powodować podwyższone ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, ocena skutków dla ochrony danych może pomóc wykazać, że administrator działał z należytą starannością.

| Redakcja BPPZ.pl

Jak technologia zmienia procesy rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi?

Moje dane wyciekły. Co zrobić z naruszeniem ochrony danych?

Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi zgodna z RODO

zobacz więcej