Wdrożenie retencji danych porządkuje zasady przechowywania i usuwania informacji w firmie: od dokumentacji pracowniczej i danych klientów po CRM, pocztę elektroniczną i zasoby współdzielone. Dobrze zaplanowany projekt pozwala ustalić, które dane organizacja nadal potrzebuje przechowywać, jakie informacje powinny zostać usunięte oraz kto odpowiada za wykonanie tych decyzji.
Potrzeba takiego uporządkowania często staje się widoczna przy zmianie systemu, przeglądzie dokumentacji lub realizacji zaleceń audytowych. Firma posiada dane gromadzone przez lata, ale poszczególne działy stosują różne zasady. Usuwanie informacji jest odkładane, ponieważ pracownicy nie wiedzą, czy mogą je skasować, a IT potrzebuje jednoznacznych wymagań.
W BPPZ wspieramy organizacje w opracowaniu zasad retencji, przygotowaniu dokumentacji oraz uzgodnieniu sposobu ich zastosowania w procesach i systemach. Projekt może dotyczyć wybranego obszaru albo stanowić część szerszego wdrożenia RODO.
Przed zamówieniem usługi warto określić oczekiwany rezultat. Ocena istniejącej polityki, przygotowanie zasad dla całej firmy i wsparcie ich wdrożenia to różne zakresy prac, które wymagają odpowiedniego budżetu, harmonogramu i zaangażowania.
Zapraszamy do współpracy
Szczegółowe informacje o ofercie i warunkach współpracy można uzyskać telefonicznie lub wysyłając zapytanie za pomocą formularza kontaktowego.
Kiedy warto zlecić wdrożenie retencji danych?
Projekt retencji staje się uzasadniony biznesowo, gdy organizacja potrzebuje uporządkować decyzje dotyczące danych w kilku działach lub systemach. Dotyczy to szczególnie firm, w których zasoby informacji rosły wraz z rozwojem działalności, zmianami pracowników i wdrażaniem kolejnych narzędzi.
W takiej organizacji historyczne dane mogą znajdować się jednocześnie w głównym systemie, eksportach przygotowanych na potrzeby raportowania, skrzynkach pocztowych i folderach zespołów. Każdy z tych zasobów ma swojego użytkownika, ale odpowiedzialność za zakończenie przechowywania bywa niejasna. Projekt pozwala uzgodnić, które miejsca należy objąć analizą i jak podzielić zadania związane z ich uporządkowaniem.
Wyraźnym impulsem jest migracja CRM, systemu kadrowego, platformy sprzedażowej lub środowiska dokumentowego. Na etapie planowania można ustalić, jakie dane powinny trafić do nowego rozwiązania, jakie wymagają odrębnego przechowywania i jakie reguły należy uwzględnić w wymaganiach dla dostawcy. Dzięki temu decyzje dotyczące retencji mogą zostać powiązane z budżetem i harmonogramem zmiany technologicznej.
Zewnętrzne wsparcie jest przydatne także po audycie. Zalecenie „wdrożyć retencję danych” wymaga rozwinięcia: wskazania procesów, osób odpowiedzialnych, dokumentów i zależności technicznych. Firma potrzebuje wówczas zakresu prac, który pozwoli przejść od ustalenia audytowego do wykonania konkretnych działań.
Osobną sytuacją jest rozbieżność między dokumentacją a praktyką. Polityka wskazuje terminy, ale systemy nie zostały do nich dostosowane albo pracownicy nie mają procedury wykonywania okresowych przeglądów. W takim przypadku wartość projektu polega na uzgodnieniu sposobu stosowania istniejących zasad oraz uzupełnieniu brakujących elementów.
Audyt retencji, opracowanie polityki i wsparcie wdrożenia
Przy wyborze wykonawcy znaczenie ma rozróżnienie trzech zakresów współpracy. Każdy odpowiada na inną potrzebę organizacji i powinien prowadzić do określonego rezultatu.
Audyt retencji danych
Audyt służy ocenie obecnego stanu. Może obejmować wybrane procesy, dokumentację, deklarowane okresy przechowywania oraz sposób realizacji zasad w objętych przeglądem systemach. Pozwala rozpoznać, gdzie organizacja ma uzasadnione reguły, a gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia lub zmiany.
Rezultatem powinny być udokumentowane ustalenia, wskazanie niezgodności i rekomendacje wraz z priorytetami. Dla zarządu taki materiał stanowi podstawę do określenia budżetu i kolejności dalszych prac. Przegląd retencji może być samodzielnym zleceniem albo elementem szerszego audytu RODO.
Przy ustalaniu zakresu należy wyjaśnić, w jakim stopniu ocena obejmuje dokumentację, rozmowy z pracownikami i weryfikację działania systemów. Od tego zależy, jakie wnioski można wyciągnąć z końcowego raportu.
Opracowanie polityki i matrycy retencji
Ten zakres obejmuje przygotowanie zasad docelowych. W zależności od potrzeb może dotyczyć całej organizacji, wybranego działu lub konkretnego procesu. Prace wymagają powiązania danych z celami ich wykorzystywania, odpowiednimi okresami przechowywania i działaniami podejmowanymi po ich upływie.
Polityka opisuje sposób zarządzania retencją. Matryca pozwala przełożyć ten model na poszczególne kategorie dokumentacji i procesy. Powinna być czytelna dla osób, które będą korzystać z niej przy podejmowaniu decyzji i wykonywaniu obowiązków.
Przygotowanie dokumentów może obejmować konsultacje z właścicielami procesów, uzgodnienie przypadków szczególnych oraz dopasowanie zasad do wykorzystywanych narzędzi. Warto ustalić, które z tych czynności są objęte ofertą.
Wsparcie we wdrożeniu zasad retencji
Wsparcie wdrożeniowe dotyczy zastosowania przyjętych rozwiązań. Może obejmować warsztaty, konsultacje z IT, przygotowanie wymagań dla dostawców, wyjaśnianie problemów zgłaszanych przez działy oraz ocenę sposobu realizacji uzgodnionych działań.
Granice tego zakresu powinny być jednoznaczne. Doradztwo prawne i organizacyjne, konfiguracja systemu, przygotowanie mechanizmu usuwania oraz wykonanie operacji na danych to odrębne zadania. Oferta powinna wskazywać, kto je realizuje i jakie zależności wpływają na zakończenie projektu.
Co firma otrzymuje w ramach projektu retencji?
Zakres współpracy warto opisać przez rezultaty, z których organizacja będzie korzystać po zakończeniu prac. Ułatwia to porównanie ofert oraz późniejszą ocenę wykonania zlecenia.
| Rezultat w uzgodnionym zakresie | Zastosowanie w organizacji |
|---|---|
| Rozpoznanie procesów i zasobów danych | Pokazuje, jakie obszary objęto analizą, gdzie znajdują się dane i które zależności wymagają uwzględnienia. |
| Matryca retencji z uzasadnieniem okresów | Łączy dane i cele przetwarzania z terminami, zdarzeniami rozpoczynającymi ich bieg oraz działaniem po ich upływie. |
| Polityka lub procedura retencji | Określa sposób stosowania zasad, podział odpowiedzialności, obsługę wyjątków i aktualizację przyjętego modelu. |
| Plan uporządkowania danych historycznych | Wyznacza zakres, priorytety i zależności prac dotyczących informacji zgromadzonych przed rozpoczęciem projektu. |
| Wymagania dla IT i dostawców | Przekłada ustalenia prawne i organizacyjne na oczekiwane działanie systemów oraz kwestie wymagające potwierdzenia technicznego. |
| Uzgodnienia dotyczące dokumentacji RODO | Pozwalają zachować spójność zasad retencji z rejestrami, informacjami dla osób i właściwymi postanowieniami umownymi. |
| Kryteria weryfikacji wdrożenia | Umożliwiają sprawdzenie wykonania uzgodnionych działań oraz wskazanie spraw pozostających do realizacji. |
Poszczególne rezultaty powinny mieć określony zakres. Przykładowo matryca dla procesów HR może obejmować dokumentację pracowniczą, rekrutację, świadczenia i sprawy organizacyjne. Jej przydatność zależy od tego, czy odpowiada rzeczywistym procesom firmy oraz poziomowi szczegółowości potrzebnemu osobom odpowiedzialnym za wykonanie zasad.
Przy opracowaniu dokumentacji można wykorzystać istniejący rejestr czynności przetwarzania. Zawarte w nim informacje pomagają zidentyfikować procesy i ich właścicieli. W projekcie warto jednak określić, czy dane w rejestrze wymagają potwierdzenia lub uzupełnienia, szczególnie gdy firma od czasu jego przygotowania zmieniła systemy albo model działalności.
Dokumenty powinny również umożliwiać zarządzanie zmianą. Pracownicy potrzebują wiedzieć, do kogo zgłosić nowy proces, kto ocenia wpływ zmiany dostawcy i kto zatwierdza aktualizację zasad.
Retencja dopasowana do celów i sposobu działania firmy
Zasada ograniczenia przechowywania wymaga powiązania okresu przetwarzania danych z jego celami. Administrator odpowiada również za możliwość wykazania przestrzegania tej zasady. Podstawę stanowi art. 5 ust. 1 lit. e i ust. 2 RODO.
Z perspektywy projektu oznacza to potrzebę przeanalizowania konkretnych procesów. Ten sam system może obsługiwać sprzedaż, reklamacje, rozliczenia i działania marketingowe. Poszczególne informacje mogą być potrzebne przez różny czas i dla różnych grup użytkowników.
Przykładowo firma może potrzebować zachować dokumentację określonej transakcji, a jednocześnie zakończyć wykorzystywanie części danych w bieżących działaniach marketingowych. Projekt powinien pomóc przełożyć takie rozstrzygnięcie na wymagania wobec procesu i narzędzia.
Na występowanie różnych okresów przechowywania tych samych danych wykorzystywanych w odmiennych procesach zwraca uwagę również francuski organ nadzorczy CNIL. To jeden z powodów, dla których zakres prac zależy od organizacji przetwarzania, a nie wyłącznie od liczby dokumentów.
Ogólne zasady wyznaczania terminów opisujemy w artykule dotyczącym tego, jak długo przechowywać dane osobowe. Usługa wdrożeniowa pozwala powiązać te zagadnienia z konkretnymi decyzjami, odpowiedzialnością i sposobem pracy danej firmy.
Dla kupującego oznacza to potrzebę oceny, czy oferta uwzględnia analizę procesów oraz konsultacje pozwalające rozstrzygnąć przypadki występujące w organizacji. Od tych prac zależy późniejsza użyteczność przygotowanych zasad.
Dane historyczne i kopie zapasowe w zakresie wdrożenia
W projekcie retencji należy osobno określić sposób postępowania z informacjami zgromadzonymi przed przyjęciem nowych zasad. Mogą to być wieloletnie bazy kontaktów, dokumenty z zakończonych projektów, dawne eksporty lub zasoby pozostawione po zmianie narzędzia.
Taki obszar wymaga rozpoznania. W części zasobów mogą brakować danych pozwalających łatwo ustalić początek biegu terminu albo cel dalszego przechowywania. W innych informacje potrzebne pozostają połączone z tymi, które powinny zostać zakwalifikowane do usunięcia.
Zakres wsparcia może obejmować opracowanie sposobu oceny takich zasobów, wskazanie priorytetów oraz uzgodnienie decyzji wymagających udziału właścicieli procesów. Osobno należy określić, kto przygotuje dane do operacji i kto wykona czynności techniczne.
Plan uporządkowania danych historycznych powinien uwzględniać zależności między systemami. Jeżeli rekord jest przesyłany pomiędzy kilkoma narzędziami, projekt wymaga ustalenia, jak przyjęta decyzja będzie realizowana w poszczególnych miejscach. Dla budżetu i harmonogramu ma znaczenie, czy dostawcy dysponują odpowiednimi funkcjami oraz czy potrzebne są dodatkowe prace.
W ocenie zakresu trzeba uwzględnić także archiwa, repliki i kopie zapasowe. Rozwiązania te pełnią różne funkcje, dlatego wymagają odpowiednich ustaleń dotyczących dostępności, przechowywania i odtwarzania informacji. Zagadnienia te szerzej omawiamy w materiale dotyczącym usuwania danych z kopii zapasowych.
Przy zamawianiu usługi warto więc ustalić, czy oferta obejmuje wyłącznie przygotowanie zasad dla bieżących procesów, czy również analizę historycznych zasobów i konsultacje dotyczące środowiska technicznego.
Ile kosztuje wdrożenie retencji danych w firmie?
Cena wdrożenia retencji danych zależy od liczby analizowanych procesów, złożoności środowiska oraz poziomu wsparcia potrzebnego przy realizacji zmian. Sama liczba pracowników lub wielkość firmy daje jedynie wstępny obraz zakresu.
Organizacja zatrudniająca kilkadziesiąt osób może korzystać z wielu niezależnych narzędzi, prowadzić sprzedaż na kilku rynkach i posiadać rozbudowane zasoby historyczne. Większa firma może natomiast dysponować uporządkowanymi procesami oraz centralnymi systemami, w których część zasad jest już stosowana.
Na wycenę wpływają przede wszystkim:
- Zakres procesów objętych pracami. Opracowanie zasad dla jednej bazy rekrutacyjnej wymaga innego nakładu pracy niż projekt obejmujący HR, sprzedaż, marketing, finanse i obsługę klienta.
- Liczba systemów i zależności między nimi. Dodatkowe integracje, eksporty i zasoby współdzielone zwiększają zakres ustaleń z IT oraz dostawcami.
- Stan dokumentacji i dostępność informacji. Aktualne rejestry, znani właściciele procesów i opisane przepływy danych ułatwiają analizę. Braki w tych obszarach wymagają uwzględnienia prac rozpoznawczych.
- Liczba spółek i uwarunkowania lokalne. W grupie kapitałowej mogą być potrzebne wspólne zasady, lokalne uzupełnienia i uzgodnienia z centralnymi właścicielami systemów.
- Oczekiwany rezultat współpracy. Przegląd dokumentacji, przygotowanie modelu docelowego, warsztaty, konsultacje wdrożeniowe i ocena wykonania rekomendacji stanowią różne elementy usługi.
Dla przykładu zakres dotyczący jednego procesu może obejmować analizę dokumentacji, rozmowę z właścicielem biznesowym i przygotowanie zasad do uzgodnienia z dostawcą narzędzia. Projekt dla całej organizacji może wymagać spotkań z kilkoma działami, identyfikacji powiązań między procesami oraz ustalenia kolejności zmian.
Różnicę w wycenie powinien wyjaśniać zakres prac i odpowiedzialności wykonawcy. Klient powinien wiedzieć, czy cena obejmuje konsultacje po przekazaniu dokumentów, uwzględnienie uwag działów, spotkania z IT oraz pomoc w rozstrzyganiu problemów ujawnionych podczas wdrożenia.
Przy planowaniu całkowitego budżetu należy uwzględnić również ewentualne koszty dostawców technologii. Modyfikacja systemu, dodatkowa funkcjonalność lub wykonanie operacji na danych mogą wymagać odrębnego zamówienia. Wcześniejsze rozpoznanie tych zależności pozwala zestawić koszt doradztwa z kosztem realizacji zmian.
W BPPZ propozycję współpracy przygotowujemy na podstawie potrzeb organizacji. Zakres może zostać podzielony na etapy, jeżeli firma najpierw potrzebuje rozpoznać sytuację, a dopiero na podstawie ustaleń zaplanować dalsze wdrożenie. Taki podział powinien określać rezultat każdego etapu i informacje potrzebne do wyceny kolejnego.
Jak przebiega współpraca i czego wymaga od klienta?
Projekt retencji wymaga udziału osób znających procesy i narzędzia organizacji. Zewnętrzny doradca może przygotować analizę, dokumentację i rekomendacje, ale potrzebuje informacji o tym, jak dane są wykorzystywane w codziennej działalności.
Ustalenie zakresu i odpowiedzialności
Na początku określamy obszary objęte pracami, dostępne dokumenty oraz osoby, które będą uczestniczyć w uzgodnieniach. Ustalamy również oczekiwany rezultat: ocenę obecnej sytuacji, opracowanie zasad lub wsparcie ich zastosowania.
Po stronie klienta przydatna jest osoba koordynująca przepływ informacji i spotkania. W zależności od organizacji może to być przedstawiciel działu prawnego, compliance, osoba koordynująca ochronę danych lub właściciel projektu. Decyzje wymagające akceptacji biznesowej powinny trafiać do osób posiadających odpowiednie umocowanie.
Analiza i uzgodnienie rozwiązań
Prace obejmują analizę materiałów oraz rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za procesy. Celem jest ustalenie, jakie zasady można wykorzystać, gdzie występują rozbieżności i jakie kwestie wymagają rozstrzygnięcia.
Istotnym uczestnikiem jest IT. Informacje o działaniu systemów pozwalają ocenić, w jaki sposób przyjęte reguły mogą zostać zastosowane oraz jakie ograniczenia trzeba uwzględnić w planie prac. W uzgodnionym zakresie przygotowujemy rekomendacje i dokumenty do konsultacji.
Wsparcie zastosowania zasad
Po przyjęciu rozwiązań organizacja przechodzi do działań wdrożeniowych. Mogą one obejmować zmiany dokumentacji, przypisanie obowiązków, przygotowanie instrukcji dla użytkowników i prace po stronie dostawców.
BPPZ zapewnia wsparcie prawne i organizacyjne zgodnie z zakresem zlecenia. Konfigurację narzędzi i operacje na danych realizują odpowiedzialne zespoły techniczne lub dostawcy. Współpraca pomiędzy tymi uczestnikami pozwala wyjaśniać pytania pojawiające się podczas realizacji.
Harmonogram powinien uwzględniać zarówno pracę doradczą, jak i czas na decyzje klienta oraz działania techniczne. Pozwala to realistycznie ocenić termin przygotowania dokumentacji i termin zastosowania uzgodnionych zasad.
Jak ocenić wykonanie projektu retencji?
Kryteria zakończenia projektu warto uzgodnić przed rozpoczęciem prac. Dzięki temu klient i wykonawca mają wspólne rozumienie tego, co powinno zostać dostarczone oraz jakie działania wymagają potwierdzenia.
Jeżeli zlecenie dotyczy opracowania zasad, ocena może obejmować kompletność uzgodnionego zakresu, rozstrzygnięcie zgłoszonych uwag i przygotowanie dokumentów do przyjęcia przez organizację. Przy wsparciu wdrożeniowym potrzebne są dodatkowe ustalenia dotyczące sposobu sprawdzenia realizacji zmian.
Przykładowym elementem weryfikacji może być prześledzenie wybranego scenariusza: zakończenia procesu, ustalenia terminu dalszego przechowywania, zakwalifikowania danych do odpowiedniego działania oraz potwierdzenia jego wykonania. Zakres takiej oceny trzeba dopasować do usługi i możliwości technicznych.
W przypadku systemów znaczenie ma potwierdzenie, jak działają zastosowane ustawienia, jakie zasoby obejmują i jakie wyjątki pozostają otwarte. Jeżeli część prac zależy od dostawcy, warto odnotować tę zależność wraz z osobą odpowiedzialną i dalszym działaniem.
Rezultatem dla zarządu powinien być czytelny obraz wykonanych prac oraz spraw wymagających kontynuacji. Ułatwia to ocenę postępu i rozliczenie projektu, szczególnie gdy poszczególne działania realizuje kilka zespołów.
Wdrożenie retencji w grupie kapitałowej
Grupy kapitałowe potrzebują zasad, które uwzględniają wspólne systemy i lokalną odpowiedzialność. Centralny CRM, wspólna platforma HR lub centrum usług wspólnych mogą obsługiwać procesy kilku spółek, których działalność i obowiązki nie są identyczne.
Projekt może obejmować opracowanie wspólnej metody ustalania retencji, modelu zatwierdzania zmian i zasad współpracy z właścicielami systemów. Poszczególne spółki mogą potrzebować lokalnych uzupełnień wynikających z rodzaju procesów oraz właściwych przepisów.
Wspólny model pozwala ujednolicić sposób dokumentowania decyzji i zgłaszania wymagań. Ma to znaczenie, gdy lokalna spółka odpowiada za proces, ale zmianę ustawień może wykonać wyłącznie centralny zespół IT albo dostawca działający na podstawie umowy grupowej.
Przy ustalaniu zakresu należy określić, kto zatwierdza rozwiązania na poziomie grupy oraz jakie informacje są dostępne lokalnie. Wpływa to na liczbę uzgodnień, harmonogram i możliwość realizacji rekomendacji.
Dla kupującego wspólny projekt może być sposobem na uporządkowanie odpowiedzialności pomiędzy spółkami i ograniczenie rozbieżnych zasad tworzonych niezależnie przez poszczególne jednostki. Oferta powinna jednak jasno określać, które podmioty, procesy i systemy zostają nim objęte.
Jak BPPZ wspiera organizację po przygotowaniu zasad?
Retencja wymaga aktualizacji wraz ze zmianami działalności. Nowy kanał sprzedaży, kolejny dostawca, zmiana systemu lub reorganizacja działów mogą wpływać na sposób stosowania przyjętych reguł.
Dlatego już w projekcie warto określić, kto zgłasza takie zmiany i w jakim trybie są oceniane. Pozwala to utrzymać spójność dokumentacji oraz wymagań przekazywanych zespołom technicznym.
W BPPZ łączymy analizę prawną z pracą nad zasadami, które można zastosować w procesach organizacji. Wspieramy uzgodnienia z działami odpowiedzialnymi za dane i pomagamy rozstrzygać zagadnienia wymagające oceny prawnej. Zakres współpracy może obejmować zarówno odrębny projekt retencji, jak i późniejsze konsultacje.
Dalsze wsparcie można powiązać z bieżącym doradztwem RODO. Pozwala to uwzględniać retencję przy ocenie nowych inicjatyw, zmianach dokumentacji i współpracy z dostawcami. Model obsługi oraz zakres prac ustalamy odpowiednio do potrzeb klienta.
Wdrożenie retencji danych — najczęstsze pytania
Czy trzeba rozpocząć od pełnego audytu RODO?
Projekt może dotyczyć wyłącznie retencji. Zakres diagnozy powinien umożliwiać poznanie procesów, dokumentacji i zależności potrzebnych do przygotowania zasad. Jeżeli firma posiada aktualne ustalenia audytowe, można wykorzystać je jako materiał wyjściowy. Przy ustalaniu współpracy oceniamy, jakie informacje wymagają jeszcze potwierdzenia.
Czy można zacząć od jednego działu lub jednej bazy?
Tak. Projekt może obejmować np. dane rekrutacyjne, CRM albo dokumentację obsługi klienta. Trzeba uwzględnić powiązania z pozostałymi procesami i systemami, aby zakres odpowiadał rzeczywistemu sposobowi działania. Ograniczony projekt może również pomóc wypracować rozwiązania, które następnie zostaną ocenione pod kątem zastosowania w innych obszarach.
Czy posiadanie polityki retencji ogranicza zakres potrzebnych prac?
Może ograniczyć, jeżeli dokument odpowiada obecnym procesom i zawiera ustalenia przydatne do wdrożenia. Ocenić należy jego aktualność, poziom szczegółowości oraz sposób stosowania. Czasem firma potrzebuje przede wszystkim uzupełnienia odpowiedzialności i konsultacji z IT. W innych przypadkach konieczna jest szersza aktualizacja obejmująca nowe procesy i narzędzia.
Czy projekt można realizować przy współpracy z obecnym IOD?
Tak. Wsparcie zewnętrzne może obejmować wybrany obszar i być realizowane we współpracy z obecnym IOD, działem prawnym oraz IT. Podział zadań powinien zachowywać doradczą i monitorującą rolę inspektora oraz odpowiedzialność administratora za decyzje dotyczące przetwarzania. Podstawę określenia roli IOD stanowią art. 38–39 RODO.
Czy wdrożenie wymaga zakupu nowego systemu?
Potrzeba zmiany narzędzi zależy od możliwości obecnego środowiska i zakresu wymagań. Część rozwiązań może być dostępna w używanych systemach, a inne mogą wymagać dodatkowych prac. Projekt powinien pomóc określić oczekiwane działanie, które następnie IT lub dostawca oceni pod względem technicznym i kosztowym.
Ile trwa wdrożenie retencji danych?
Termin zależy od liczby procesów, dostępności informacji, sprawności uzgodnień i prac technicznych. W harmonogramie warto rozróżnić przygotowanie dokumentacji, jej zatwierdzenie oraz zastosowanie zasad. Jeżeli realizacja zależy od kilku dostawców lub decyzji grupowych, należy uwzględnić te zależności przy ustalaniu kolejnych etapów.
Czy stare dane trzeba od razu usunąć?
Konieczna jest ocena celu i podstaw dalszego przechowywania poszczególnych informacji. Część danych może pozostawać potrzebna do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Takie sytuacje uwzględnia art. 17 ust. 3 RODO. Projekt powinien pomóc określić zakres danych przeznaczonych do dalszego przechowywania oraz tych wymagających usunięcia.
Jakie informacje są potrzebne do wyceny?
Na początek przydatny jest opis problemu, wskazanie obszarów objętych planowanymi pracami, głównych systemów oraz istniejącej dokumentacji. Znaczenie ma także oczekiwany rezultat: przegląd, opracowanie zasad lub wsparcie wdrożenia. Jeżeli szczegółowy zakres wymaga wcześniejszego rozpoznania, można uzgodnić etap diagnozy i sposób zaplanowania dalszych prac.
Porozmawiajmy o wdrożeniu retencji danych w Twojej firmie
Jeżeli Twoja organizacja potrzebuje uporządkować przechowywanie danych, wdrożyć zalecenia audytowe lub przygotować wymagania przed zmianą systemu, BPPZ może pomóc określić zakres projektu i przeprowadzić uzgodnione prace prawne oraz organizacyjne.
W zapytaniu wskaż, jakiego obszaru dotyczy potrzeba i jaki rezultat chcesz osiągnąć. Na tej podstawie ustalimy informacje potrzebne do przygotowania propozycji współpracy, zakres odpowiedzialności oraz zależności istotne dla harmonogramu.
Skontaktuj się z BPPZ w sprawie wdrożenia retencji danych. Wspieramy organizacje z całej Polski przy projektowaniu zasad ochrony danych, przygotowaniu dokumentacji i wdrażaniu rozwiązań odpowiadających ich procesom biznesowym.
