W dobie cyfryzacji i wzrostu znaczenia danych osobowych, ochrona prywatności stała się priorytetem. Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych (RODO) wprowadziło surowe przepisy dotyczące zbierania, przetwarzania i usuwania danych osobowych. Retencja danych osobowych jest kluczowym elementem dbałości o zgodność z przepisami unijnego rozporządzenia. Oto kilka praktycznych wskazówek jak przeprowadzić usuwanie danych osobowych zgodnie z RODO.
Jasna Polityka Usuwania Danych
Firmy powinny opracować przejrzystą politykę dotyczącą usuwania danych osobowych. W dokumentacji powinno być precyzyjnie opisane, jakie kategorie danych są usuwane, kiedy to się odbywa oraz w jaki sposób.
Przeczytaj także: Zgodność z RODO cały czas musi być priorytetem
Okres Przechowywania
RODO określa maksymalny okres przechowywania danych osobowych. Po jego upływie, dane muszą zostać skasowane. Konieczne jest wprowadzenie systemu automatycznego usuwania danych po wygaśnięciu określonego okresu.
Skuteczne Narzędzia Techniczne
Wdrożenie odpowiednich narzędzi technicznych jest nieodzowne dla efektywnego procesu usuwania danych. Te narzędzia powinny umożliwiać precyzyjne zlokalizowanie, identyfikację i trwałe usunięcie danych z systemów.
Usunięcie Wszystkich Kopii
Wszelkie kopie danych osobowych, bez względu na ich formę, muszą zostać skasowane. Dotyczy to kopii w chmurze, na serwerach, w bazach danych oraz w dokumentach papierowych.
Monitorowanie Procesu
Firmy muszą wprowadzić procedury monitorowania procesu usuwania danych. To pozwala na efektywną kontrolę nad tym, czy wszystkie dane zostały usunięte zgodnie z RODO oraz zachowana została zasada retencji danych.
Przeszkolenie Personelu
Personel odpowiedzialny za usuwanie danych musi być odpowiednio przeszkolony w zakresie przepisów RODO. Zrozumienie praw i obowiązków związanych z ochroną danych osobowych jest kluczowe dla zapewnienia zgodności firmy. Nie bez powodu mówi się, że często to właśnie człowiek stanowi najsłabsze ogniwo w systemie bezpieczeństwa danych.
-> Sprawdź ofertę szkoleniową BPPZ
Dokumentacja Procesu
Każdy etap usuwania danych, od identyfikacji po usunięcie i potwierdzenie, powinien być dokładnie udokumentowany. To pozwoli potwierdzić zgodność w przypadku kontroli oraz stanowi realizację zasady rozliczalności wynikającej z RODO.
Potwierdzenie Usunięcia
Zgodnie z RODO, osoby, których dane są usuwane, powinny otrzymać potwierdzenie tego zdarzenia. To buduje zaufanie i zapewnia pewność, że dane zostały faktycznie usunięte.
Usuwanie danych osobowych zgodnie z RODO to ważny krok, który każda organizacja ma obowiązek wykonać. Odpowiednie procedury, narzędzia oraz przeszkolenie personelu umożliwiają ochronę prywatności klientów oraz uniknięcie potencjalnych konsekwencji prawnych związanych z naruszeniem przepisów RODO.
Jeżeli usuwanie danych osobowych stanowi dla Ciebie wyzwanie -> skorzystaj z darmowej konsultacji RODO.
| Redakcja BPPZ.pl
