Nadchodząca ustawa o sygnalistach wymusza na pracodawcach wprowadzenie nowych narzędzi i procedur. Ich celem będzie ochrona osób, które zgłaszają naruszenia i nieprawidłowości w firmie. Projekt ustawy przewiduje także sankcje wobec organizacji, które nie zdążą dostosować się we wskazanym terminie. Aktualizacji będzie musiała zostać poddana także dokumentacja RODO.
Czekając na ustawę
Implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszania prawa Unii miała nastąpić do dnia 17 grudnia 2021 r. Niestety, pomimo trwających prac, do dziś nie została uchwalona polska ustawa o sygnalistach.
Polska nie jest jedynym krajem, który ma opóźnienia z implementacją omawianej dyrektywy. Nadal trwające dyskusje w zakresie szczegółowych zapisów dają jednak dodatkowy czas na wdrożenie w organizacji procedur i narzędzi służących ochronie osób zgłaszających naruszenia. Stan prac nad ustawą o sygnalistach można śledzić tutaj.
Kogo dotyczą przepisy ?
Obowiązek stosowania nadchodzącej ustawy o sygnalistach oraz czas, który organizacja będzie miała na wdrożenie wymogów będzie zależał od kilku czynników:
- firmy zatrudniających przynajmniej 250 osób będą zobligowane, by wdrożyć procedury w ciągu dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy;
- firmy zatrudniające od 50 do 250 osób będą miały czas na sprostanie wymogom ustawy do 17 grudnia 2023 roku;
- liczba osób zatrudnionych nie będzie miała znaczenia w firmach prowadzących działalność usługową w zakresie produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu, ochrony. Muszą one wdrożyć wymogi ustawy obligatoryjnie;
- małe firmy mają dobrowolność we wprowadzeniu procedur ochrony sygnalistów.
Sygnaliści a RODO
Implementacja systemu zgłaszania naruszeń będzie wiązała się z koniecznością wdrożenia środków organizacyjnych, które zabezpieczą dane osobowe sygnalistów, zgodnie z wymogami RODO.
Administrator będzie musiał zaktualizować rejestr czynności przetwarzania oraz przeprowadzić analizę ryzyka dla procesu ochrony sygnalistów. Z uwagi na znaczący wpływ na prawa i wolności osób, których dane dotyczą, konieczne będzie także wykonanie oceny skutków (DPIA).
Potencjalne kary
Wdrożenie wymogów w zakresie ochrony sygnalistów będzie stanowiło dla wielu firm duże wyzwanie organizacyjne. W projekcie ustawy pojawiły się także propozycje sankcji za niedopełnienie obowiązków nakładanych na organizacje.
Brak wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenie działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości, czy naruszenie poufności tożsamości sygnalisty może skutkować karą grzywny, a nawet ograniczenia lub pozbawienia wolności do trzech lat.
Aby zapewnić kompleksowe oraz terminowe wdrożenie procedur i narzędzi dla ochrony sygnalistów warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnych podmiotów. Zapraszamy do kontaktu w celu uzyskania indywidualnej wyceny dla Państwa firmy.
| Redakcja BPPZ.pl
