Od momentu wejścia w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych w 2018 roku, właściciele firm – zarówno dużych korporacji, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych – muszą przestrzegać tych samych podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych. Jednak w praktyce zakres obowiązków i skala wdrożenia zależą od charakteru działalności. W przypadku małych firm, które często działają lokalnie, prowadzone są przez jedną lub dwie osoby i nie zatrudniają rozbudowanego personelu, pojawia się pytanie: co tak naprawdę trzeba zrobić, by być zgodnym z RODO — i czy trzeba wdrażać pełne procedury, rejestry, instrukcje i polityki? RODO dla małych firm – odpowiadamy na pytania, tłumaczymy, jakie dokumenty są niezbędne, jak podejść do tematu praktycznie – bez przerostu formy nad treścią – oraz jak nasze biuro może pomóc małym przedsiębiorcom w uporządkowaniu kwestii ochrony danych osobowych bez zbędnych kosztów.
RODO obowiązuje wszystkich, ale nie wszyscy muszą robić to samo
Zgodnie z przepisami RODO, każda firma – niezależnie od wielkości – która przetwarza dane osobowe (czyli dane klientów, kontrahentów, pracowników, zleceniobiorców, subskrybentów newslettera itd.) jest zobowiązana do przestrzegania zasad ochrony danych. Oznacza to m.in.:
- legalne i przejrzyste zbieranie danych,
- ograniczenie celu i zakresu przetwarzania,
- zabezpieczenie danych,
- informowanie osób, których dane dotyczą, o ich prawach,
- zapewnienie możliwości realizacji tych praw.
Ale to, że RODO obowiązuje wszystkich, nie oznacza, że każda firma musi wdrożyć pełny zestaw procedur stosowanych w korporacjach. Kluczem jest proporcjonalność – czyli dostosowanie obowiązków do rodzaju i skali działalności.
Mała firma – czyli jaka?
Mała firma – czyli jaka? W kontekście RODO to pytanie ma szczególne znaczenie, ponieważ właśnie od charakteru i skali działalności zależy zakres obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Mała firma to zazwyczaj działalność jednoosobowa lub mikroprzedsiębiorstwo zatrudniające do kilku osób. Często są to podmioty prowadzone w sposób prosty i bez rozbudowanej struktury organizacyjnej – gabinety kosmetyczne, fryzjerskie, biura rachunkowe, firmy remontowo-budowlane, drobni rękodzielnicy, fotografowie, lokalni usługodawcy, czy sklepy internetowe prowadzone z domu. Działają lokalnie lub wyłącznie online, ich kontakt z klientem jest bezpośredni i ograniczony do podstawowej komunikacji – e-maila, telefonu czy prostego formularza kontaktowego. Nie prowadzą złożonych kampanii marketingowych, nie korzystają z mechanizmów zautomatyzowanego profilowania klientów, ani nie przetwarzają danych szczególnej kategorii – takich jak informacje o zdrowiu, pochodzeniu etnicznym czy przekonaniach religijnych.
Tego rodzaju firmy bardzo często prowadzone są przez jedną osobę, która pełni wszystkie funkcje – od wykonawczych po administracyjne. W takich przypadkach trudno mówić o formalnym dziale przetwarzania danych, a tym bardziej o powoływaniu inspektora ochrony danych. Właściciel małej firmy niejednokrotnie działa intuicyjnie – zapisuje dane klientów w telefonie, na kartce, w prostym arkuszu kalkulacyjnym lub programie księgowym. Przetwarzanie danych osobowych zachodzi więc w sposób ograniczony, ale nadal podlega przepisom RODO. I choć zakres obowiązków nie musi być tak rozbudowany jak w korporacjach, to pewne podstawowe zasady nadal obowiązują – zwłaszcza przejrzystość, bezpieczeństwo, minimalizacja danych i odpowiednie informowanie klientów o przetwarzaniu ich danych.
Właśnie dlatego tak ważne jest, by nie traktować RODO jako zbędnej biurokracji, ale jako narzędzie dopasowane do realiów konkretnej działalności. W przypadku małych firm nie chodzi o tworzenie grubych segregatorów z procedurami, lecz o zdroworozsądkowe uporządkowanie tego, co już się robi – przy jednoczesnym zabezpieczeniu się na wypadek zapytań klientów, kontroli lub incydentów związanych z bezpieczeństwem danych. Dobrze przygotowana, choć uproszczona dokumentacja i świadomość obowiązków wystarczą, by spełniać wymogi RODO bez nadmiernego obciążenia administracyjnego.
RODO dla małych firm – jakie dokumenty są naprawdę potrzebne?
Choć przepisy RODO są wspólne dla wszystkich przedsiębiorców, ich wdrożenie w mikrofirmie nie musi oznaczać tworzenia wielostronicowych instrukcji, procedur i analiz. W przypadku małej firmy – szczególnie tej prowadzonej jednoosobowo lub zatrudniającej pojedynczych pracowników – wystarczy zestaw kilku kluczowych dokumentów, które spełniają wymogi rozporządzenia, a jednocześnie nie obciążają działalności nadmierną formalizacją. Co powinno się znaleźć w takim podstawowym zestawie dokumentacyjnym?
Polityka prywatności lub klauzula informacyjna
To jeden z najważniejszych dokumentów wymaganych przez RODO. Jego zadaniem jest poinformowanie osób, których dane są przetwarzane (np. klientów, kontrahentów), o tym, kto jest administratorem danych, jakie dane są zbierane, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i przez jaki czas będą przechowywane. Polityka prywatności powinna także zawierać informacje o przysługujących osobom prawach – dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia i wniesienia sprzeciwu.
W przypadku firm posiadających stronę internetową, polityka prywatności powinna być udostępniona w formie elektronicznej – np. jako podstrona. Jeśli firma nie ma strony www, wystarczy, że klauzula informacyjna będzie przekazywana klientowi w momencie nawiązywania współpracy – na przykład jako załącznik do umowy, w wiadomości e-mail lub w formie papierowej.
Rejestr czynności przetwarzania danych
To wewnętrzny dokument, który w praktyce przyjmuje najczęściej postać prostej tabeli lub arkusza kalkulacyjnego. Wpisujemy w nim, jakie dane osobowe przetwarzamy (np. dane klientów do faktur), w jakim celu to robimy (np. realizacja sprzedaży, kontakt z klientem), skąd pochodzą dane (czy są podawane bezpośrednio, czy np. przez formularz), jaka jest podstawa prawna przetwarzania, jak długo dane są przechowywane, komu mogą być przekazywane (np. księgowej, operatorowi pocztowemu) oraz jakie środki zabezpieczenia stosujemy.
Rejestr ten nie musi być skomplikowany – jego głównym celem jest uporządkowanie i udokumentowanie tego, jak przetwarzamy dane osobowe. Dzięki niemu możemy wykazać przed organem nadzorczym (np. UODO), że wiemy, co robimy z danymi i że robimy to świadomie.
Umowy powierzenia przetwarzania danych
Jeśli w ramach działalności korzystamy z usług innych firm, którym przekazujemy dane osobowe naszych klientów lub pracowników – mamy obowiązek zawrzeć z tymi podmiotami umowy powierzenia przetwarzania danych. Dotyczy to np. księgowych, biur rachunkowych, firm kurierskich, operatorów płatności internetowych, serwisów do e-mail marketingu, czy firm hostujących stronę internetową i skrzynkę e-mail.
Taka umowa powinna zawierać m.in. informacje o tym, jakie dane są powierzane, w jakim celu, na jak długo, jakie obowiązki ma podmiot przetwarzający i jakie środki bezpieczeństwa zobowiązuje się stosować. Warto wiedzieć, że wiele usług online – jak platformy mailingowe – oferuje gotowe umowy, które wystarczy zaakceptować lub pobrać w ustawieniach konta użytkownika.
Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą
RODO przyznaje osobom fizycznym szereg praw, takich jak: prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych czy wniesienia sprzeciwu. Nawet w małej firmie trzeba wiedzieć, jak zareagować, gdy klient skorzysta z któregokolwiek z tych praw.
Procedura może mieć bardzo prostą formę – np. jednego dokumentu lub notatki opisującej, co robisz, gdy ktoś poprosi o dostęp do swoich danych lub ich usunięcie. Przykładowo: sprawdzasz, czy możesz usunąć dane (czy nie ma przeciwwskazań podatkowych), odpowiadasz klientowi w ciągu 14 dni i – jeśli jest to możliwe – wykonujesz żądanie. To wystarczy, by wykazać, że działasz zgodnie z przepisami i respektujesz prawa swoich klientów.
Czy mała firma musi robić analizę ryzyka, DPIA i instrukcje bezpieczeństwa?
Analiza ryzyka jest obowiązkowa dla każdego administratora danych – również w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. To podstawowy wymóg wynikający z art. 24 i 32 RODO. Nawet jeśli przetwarzasz niewielką ilość danych i nie zatrudniasz pracowników, musisz ocenić, jakie zagrożenia mogą się wiązać z przetwarzaniem i wdrożyć odpowiednie środki ochrony.
Nie każda firma musi natomiast przeprowadzać tzw. ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA). Jeżeli nie przetwarzasz danych wrażliwych, nie stosujesz zautomatyzowanego profilowania i nie realizujesz procesów na dużą skalę – DPIA może nie być konieczna. Podobnie, nie każda mała firma musi tworzyć rozbudowane procedury czy powoływać inspektora ochrony danych.
Niezależnie od tego, warto stosować podstawowe środki bezpieczeństwa – aktualizować oprogramowanie, używać silnych haseł, nie przechowywać danych na nieszyfrowanych nośnikach. Nawet proste działania pozwalają ograniczyć ryzyko i spełnić minimalne wymogi RODO.
Jak w tym wszystkim może pomóc nasze biuro porad prawnych?
Wielu właścicieli małych firm obawia się RODO, bo kojarzy się im z urzędami, kontrolami i kosztami. Tymczasem wdrożenie podstawowych zasad ochrony danych można przeprowadzić szybko, prosto i tanio – szczególnie przy wsparciu specjalistów, którzy rozumieją realia mikroprzedsiębiorstw.
Nasze biuro porad prawnych oferuje:
- indywidualne konsultacje RODO dla małych firm,
- przygotowanie niezbędnych dokumentów „na miarę” – bez zbędnych szablonów,
- pomoc w opracowaniu polityki prywatności, klauzul i umów powierzenia,
- uproszczone audyty zgodności z RODO,
- szkolenia RODO online lub krótkie instrukcje dla właścicieli.
Współpracując z naszym biurem masz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami, a jednocześnie nie wprowadzasz do swojego biznesu zbędnej biurokracji.
Wdrożenie RODO powinno być proporcjonalne do skali działalności
RODO obowiązuje wszystkie firmy, ale jego wdrożenie powinno być rozsądne i proporcjonalne do skali działalności. Małe firmy, prowadzone często w sposób „chałupniczy”, nie muszą wdrażać rozbudowanych procedur i rejestrów, o ile tylko potrafią wykazać, że dbają o dane osobowe zgodnie z podstawowymi zasadami RODO. W praktyce oznacza to kilka kluczowych dokumentów, świadomość przetwarzanych danych i podstawowe zabezpieczenia. Dzięki naszemu wsparciu wdrożenie RODO może być szybkie, proste i przystępne kosztowo – a jednocześnie skuteczne i zgodne z prawem.
