Oskar Zacharski, prawnik i inspektor ochrony danych w Biurze Porad Prawnych Zacharski, był gościem Radia Radom 87,7 FM. W rozmowie z Joanną Stachurską-Ruszkowską poruszył najważniejsze wyzwania, z którymi mierzą się dziś przedsiębiorcy w obszarze ochrony danych osobowych, zgodności z RODO, bezpieczeństwa informacji oraz nowych technologii.
Rozmowa miała praktyczny, biznesowy charakter. Jej głównym punktem było pokazanie, że RODO nie powinno być traktowane wyłącznie jako formalny obowiązek prawny ani zestaw dokumentów przechowywanych „na wypadek kontroli”. Prawidłowe wdrożenie RODO może wspierać rozwój firmy, zwiększać wiarygodność wobec kontrahentów i ograniczać ryzyka, które w praktyce przekładają się na koszty, reputację oraz możliwość udziału w większych projektach biznesowych.
RODO jako element wiarygodności biznesowej
Jednym z kluczowych tematów rozmowy było znaczenie RODO w relacjach B2B. W praktyce coraz więcej dużych organizacji, przed rozpoczęciem współpracy z dostawcą lub partnerem biznesowym, sprawdza nie tylko cenę i zakres usług, ale również realny poziom zgodności z przepisami o ochronie danych.
Dotyczy to w szczególności firm, które w ramach współpracy przetwarzają dane osobowe na rzecz swoich klientów, na przykład biur rachunkowych, agencji marketingowych, dostawców IT, firm outsourcingowych czy podmiotów obsługujących procesy sprzedażowe i kadrowe. W takich przypadkach kontrahenci coraz częściej oczekują nie ogólnych deklaracji, ale konkretnych dowodów: procedur, analiz ryzyka, rejestrów czynności przetwarzania, ocen skutków dla ochrony danych czy zasad reagowania na incydenty.
Oskar Zacharski zwrócił uwagę, że brak uporządkowanej dokumentacji i realnych procesów może oznaczać dla przedsiębiorcy nie tylko ryzyko administracyjne, ale również utratę szansy na współpracę z większymi klientami. W tym sensie ochrona danych staje się elementem profesjonalizacji firmy i jej zdolności do funkcjonowania w bardziej wymagającym otoczeniu biznesowym.
Zapraszamy do współpracy
Szczegółowe informacje o ofercie i warunkach współpracy można uzyskać telefonicznie lub wysyłając zapytanie za pomocą formularza kontaktowego.
Koniec z fikcyjną zgodnością i gotowymi pakietami dokumentów
W rozmowie poruszono również problem gotowych „pakietów RODO”, które przez lata były sprzedawane przedsiębiorcom jako szybkie i tanie rozwiązanie compliance. Tego typu dokumenty często nie odpowiadają rzeczywistemu modelowi działania firmy, nie uwzględniają jej procesów, systemów, kategorii danych, dostawców ani faktycznych ryzyk.
BPPZ podkreśla, że zgodność z RODO nie polega na posiadaniu segregatora dokumentów, lecz na zbudowaniu adekwatnego systemu zarządzania danymi osobowymi. Dokumentacja powinna opisywać realne procesy, a nie tworzyć pozór zgodności. Jeżeli firma korzysta z szablonów, które nie mają związku z jej działalnością, może stworzyć sobie dodatkowe ryzyko, szczególnie w razie kontroli, incydentu lub pytań ze strony kontrahenta.
Rozmowa dotyczyła także tego, że dobre wdrożenie RODO może upraszczać biznes, a nie go komplikować. Przykładem są formularze kontaktowe, sklepy internetowe i procesy sprzedażowe, w których nadal często pojawiają się zbędne checkboxy, nieprecyzyjne zgody lub nadmiernie rozbudowane klauzule informacyjne. Prawidłowa analiza pozwala usunąć elementy, które nie są potrzebne prawnie, a jednocześnie utrudniają użytkownikowi przejście przez proces.
Naruszenia ochrony danych: większym problemem bywa ukrywanie niż samo zdarzenie
Istotną część rozmowy poświęcono naruszeniom ochrony danych osobowych. W codziennej działalności firm mogą zdarzać się incydenty takie jak błędnie wysłany e-mail, utrata urządzenia służbowego, omyłkowe udostępnienie dokumentu niewłaściwej osobie czy nieprawidłowe zniszczenie dokumentacji.
Sam fakt wystąpienia incydentu nie oznacza automatycznie, że na firmę zostanie nałożona kara. Kluczowe znaczenie ma to, czy organizacja potrafi prawidłowo ocenić zdarzenie, udokumentować decyzję, a gdy jest to wymagane, zgłosić naruszenie do Prezesa UODO w przewidzianym terminie oraz poinformować osoby, których dane dotyczą.
W rozmowie podkreślono, że jedną z najgorszych reakcji jest ignorowanie problemu lub liczenie na to, że „nikt się nie dowie”. Brak procedury, brak rejestru naruszeń, brak analizy ryzyka i brak decyzji podjętej w odpowiednim czasie mogą być dla organizacji znacznie poważniejszym problemem niż samo zdarzenie, zwłaszcza jeżeli później zostanie ono ujawnione przez klienta, pracownika, kontrahenta lub organ nadzorczy.
Co przedsiębiorca powinien sprawdzić w pierwszej kolejności?
Rozmowa w Radiu Radom miała także praktyczny wymiar. Oskar Zacharski wskazał kilka obszarów, od których przedsiębiorcy mogą rozpocząć weryfikację zgodności z RODO.
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie formularzy na stronie internetowej, w szczególności formularzy kontaktowych, zapisu na newsletter, składania zamówień oraz przesyłania zapytań ofertowych. W wielu przypadkach firmy nadal stosują zgody i checkboxy, które nie są potrzebne albo są sformułowane w sposób nieprawidłowy.
Drugim obszarem jest komunikacja e-mailowa. Warto sprawdzić, w jaki sposób pracownicy wysyłają wiadomości zawierające dane osobowe, czy korzystają z kopii ukrytej, czy załączniki są odpowiednio zabezpieczane, czy istnieją zasady weryfikacji adresatów oraz czy firma wie, jak reagować w razie pomyłki.
Trzecim elementem jest audyt wewnętrzny. Nie musi on od razu oznaczać rozbudowanego projektu. Już podstawowe sprawdzenie procesów, dokumentów, systemów i dostawców pozwala zidentyfikować najważniejsze luki oraz ustalić priorytety działań.
AI, monitoring i nowe technologie jako kolejne wyzwanie dla firm
W trakcie rozmowy pojawił się również temat nowych technologii, sztucznej inteligencji, monitoringu oraz systemów wykorzystywanych w codziennym zarządzaniu firmą. Organizacje coraz częściej korzystają z aplikacji, narzędzi analitycznych, systemów CRM, rozwiązań marketing automation, monitoringu wizyjnego, geolokalizacji lub funkcji opartych na profilowaniu.
Każde z tych narzędzi może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych. Dlatego firma powinna wiedzieć, jakie systemy wykorzystuje, jakie dane są w nich przetwarzane, kto ma do nich dostęp, czy dane są przekazywane dostawcom zewnętrznym oraz czy wykorzystywane rozwiązania wymagają dodatkowej analizy ryzyka lub oceny skutków dla ochrony danych.
W praktyce oznacza to konieczność odejścia od podejścia, w którym RODO jest jednorazowym projektem dokumentacyjnym. Ochrona danych powinna być włączona w decyzje dotyczące nowych narzędzi, procesów, kampanii marketingowych, rekrutacji, obsługi klientów i organizacji pracy.
BPPZ: praktyczne podejście do zgodności z RODO
Biuro Porad Prawnych Zacharski wspiera przedsiębiorców w audytach RODO, wdrożeniach, bieżącej obsłudze ochrony danych, analizach ryzyka, obsłudze naruszeń oraz pełnieniu funkcji inspektora ochrony danych. Podejście BPPZ opiera się na założeniu, że ochrona danych powinna być dopasowana do rzeczywistego modelu działania organizacji, a nie sprowadzona do uniwersalnych dokumentów.
Dla firm, które chcą zweryfikować swój aktualny poziom zgodności, audyt wstępny może być pierwszym krokiem do uporządkowania obszaru ochrony danych. Pozwala on zidentyfikować najważniejsze uchybienia, ocenić priorytety i zaplanować dalsze działania w sposób proporcjonalny do skali działalności oraz realnych ryzyk.
Udział Oskara Zacharskiego w audycji Radia Radom wpisuje się w misję BPPZ, którą jest przekładanie wymogów prawnych na konkretne, zrozumiałe i użyteczne rozwiązania dla biznesu. W szczególności dla lokalnych przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać firmę, współpracować z większymi kontrahentami i budować organizację odporną na ryzyka prawne, technologiczne oraz reputacyjne.
Rozmowę można odsłuchać poniżej oraz na stronie Radia Radom 87,7 FM.
