Współczesne przedsiębiorstwa i instytucje działają w skomplikowanym otoczeniu prawnym i biznesowym, co wymusza na zarządach firm wdrażanie polityk zgodnych z przepisami dotyczącymi compliance, w tym także z regulacjami dotyczącymi ochrony sygnalistów. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości, odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu naruszeń prawa, przepisów wewnętrznych oraz zasad etycznych. Zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć szerokiego spektrum działań – od nadużyć finansowych, przez naruszenia praw pracowniczych, po zagrożenia związane z bezpieczeństwem publicznym.
Dla zarządów firm jednym z największych wyzwań jest zapewnienie odpowiednich procedur i mechanizmów ochrony sygnalistów. Wdrożenie skutecznych systemów zgłaszania nieprawidłowości nie tylko pozwala na wczesne wykrycie potencjalnych zagrożeń, ale również minimalizuje ryzyko prawne i reputacyjne. Jednak brak odpowiednich mechanizmów ochrony może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych oraz wizerunkowych dla organizacji i jej kierownictwa.
Odpowiedzialność zarządów za ochronę sygnalistów
Zarząd przedsiębiorstwa pełni kluczową rolę w zapewnieniu zgodności działań organizacji z przepisami prawa, w tym w szczególności z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi ochrony sygnalistów. W Unii Europejskiej, na mocy dyrektywy UE 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, państwa członkowskie zostały zobowiązane do wprowadzenia krajowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Dyrektywa ta, która dotyczy zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego, wymusza na firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników wdrożenie odpowiednich procedur zgłaszania i ochrony sygnalistów.
Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu ustawy o sygnalistach? -> Sprawdź ofertę BPPZ
Zarząd ma obowiązek zapewnić, że przedsiębiorstwo przestrzega tych przepisów, co obejmuje:
- Wprowadzenie systemów zgłaszania nieprawidłowości: Firma musi zapewnić pracownikom możliwość bezpiecznego zgłaszania nieprawidłowości, które mogą dotyczyć m.in. naruszeń prawa pracy, przepisów antykorupcyjnych, ochrony środowiska czy regulacji finansowych. Systemy te powinny być łatwo dostępne i zapewniać poufność.
- Ochrona przed działaniami odwetowymi: Zarząd musi zadbać o to, by pracownicy zgłaszający nieprawidłowości byli chronieni przed wszelkimi formami represji, takimi jak zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, degradacja czy inne formy mobbingu. Prawo unijne i krajowe jasno określa, że działanie odwetowe wobec sygnalistów jest zakazane, a zarząd jest odpowiedzialny za monitorowanie przestrzegania tych zasad w przedsiębiorstwie.
- Przejrzystość i informowanie pracowników: Firma powinna regularnie informować swoich pracowników o procedurach zgłaszania nieprawidłowości oraz zapewniać szkolenia dotyczące ochrony sygnalistów. Pracownicy muszą wiedzieć, jakie mają prawa oraz jakie mechanizmy ochrony są dostępne w przypadku zgłaszania nieprawidłowości.
Skutki prawne niewystarczającej ochrony sygnalistów
Skutki prawne niewystarczającej ochrony sygnalistów mogą być poważne zarówno dla organizacji, jak i dla jej zarządu, w szczególności w kontekście obowiązujących przepisów prawa krajowego oraz międzynarodowego. Niedbałe podejście do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów, czy też brak odpowiednich mechanizmów zabezpieczających osoby zgłaszające nieprawidłowości, może prowadzić do konsekwencji na kilku poziomach – finansowym, prawnym oraz reputacyjnym.
Po pierwsze, niewystarczająca ochrona sygnalistów może prowadzić do nałożenia sankcji administracyjnych na przedsiębiorstwo. W wielu krajach, w tym w państwach członkowskich Unii Europejskiej, istnieją szczegółowe regulacje dotyczące ochrony sygnalistów, wynikające m.in. z dyrektywy UE 2019/1937. Nieprzestrzeganie tych przepisów, takie jak brak wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości lub niewystarczająca ochrona osób zgłaszających, może skutkować znaczącymi karami finansowymi. W niektórych przypadkach mogą one wynosić miliony euro, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo jest duże lub działanie to miało wpływ na większą grupę osób.
Przeczytaj także: Ochrona sygnalistów (whistleblowing). Jak wdrożyć nowe przepisy?
Niedostateczna ochrona sygnalistów może również prowadzić do odpowiedzialności cywilnoprawnej organizacji, gdyż sygnaliści mogą wystąpić na drogę sądową w związku z doznaną szkodą wynikającą z działań odwetowych. Pracownicy, którzy doświadczyli represji za zgłoszenie nieprawidłowości, takich jak degradacja, zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia lub inne formy dyskryminacji, mogą dochodzić odszkodowania. W takich przypadkach sądy mogą zasądzić nie tylko rekompensaty finansowe, ale także dodatkowe odszkodowania za straty moralne i wizerunkowe. Ponadto, jeśli można udowodnić, że zarząd był świadomy naruszeń lub nie podjął wystarczających działań, odpowiedzialność może zostać rozszerzona na członków zarządu osobiście.
Oprócz odpowiedzialności finansowej i cywilnej, przedsiębiorstwa narażone są na negatywne skutki reputacyjne. Brak odpowiedniej ochrony sygnalistów może prowadzić do utraty zaufania zarówno wśród pracowników, jak i wśród partnerów biznesowych oraz klientów. Pracownicy, którzy nie czują się chronieni, mogą decydować się na zgłaszanie nieprawidłowości nie wewnętrznie, lecz do mediów, organizacji zewnętrznych lub organów ścigania, co może prowadzić do wybuchu publicznych skandali. Takie sytuacje mogą skutkować poważnym kryzysem wizerunkowym, który będzie trudny do naprawienia. W czasach, gdy coraz większą wagę przykłada się do etyki działania przedsiębiorstw oraz ich odpowiedzialności społecznej, brak skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów może podważyć wiarygodność firmy na rynku oraz zniechęcić potencjalnych inwestorów do współpracy.
Wreszcie, niewystarczająca ochrona sygnalistów może wpłynąć na postępowania karne. W przypadku poważnych naruszeń prawa, które nie zostaną zgłoszone lub zostaną zignorowane przez kierownictwo firmy, odpowiedzialność karna może obejmować zarówno przedsiębiorstwo, jak i jego zarząd. Działania odwetowe wobec sygnalistów mogą zostać zakwalifikowane jako naruszenia prawa pracy, a w niektórych przypadkach mogą być uznane za działania o charakterze przestępczym. W sytuacjach, gdy brak ochrony sygnalistów prowadzi do ukrycia poważnych przestępstw, takich jak korupcja, oszustwa finansowe czy naruszenia bezpieczeństwa, zarząd firmy może być osobiście pociągnięty do odpowiedzialności karnej za współudział w przestępstwie poprzez zaniechanie działań naprawczych.
Przeczytaj także: Zgodność z RODO cały czas musi być priorytetem
Podsumowując, niewystarczająca ochrona sygnalistów naraża przedsiębiorstwa na poważne konsekwencje prawne, finansowe i reputacyjne. Zarząd firmy musi dbać o zgodność z przepisami prawa oraz tworzenie bezpiecznego środowiska, w którym sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia bez obaw o represje, aby uniknąć potencjalnych szkód wynikających z zaniedbań w zakresie ochrony pracowników.
Jak zarządy mogą zapewnić bezpieczeństwo sygnalistom?
Wdrażanie skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów wymaga od zarządów firm podjęcia kilku kluczowych działań:
- Ustanowienie jasnych procedur zgłaszania nieprawidłowości
Zarząd powinien zadbać o to, aby firma posiadała formalne procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości. Takie procedury muszą być dostępne dla wszystkich pracowników, a także osób współpracujących z firmą, takich jak kontrahenci czy dostawcy. Systemy zgłaszania powinny zapewniać możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości oraz gwarantować pełną poufność. Coraz częściej stosuje się rozwiązania technologiczne, takie jak specjalne platformy do zgłaszania nieprawidłowości, które umożliwiają bezpieczne przekazywanie informacji o naruszeniach. - Stworzenie polityki zerowej tolerancji dla działań odwetowych
Ochrona sygnalistów powinna być jasno wpisana w politykę firmy, a zarząd musi zapewnić, że wszelkie działania odwetowe są surowo zakazane. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich zgłoszenia nie wpłyną negatywnie na ich status zawodowy. Ważne jest również monitorowanie przestrzegania tej zasady oraz odpowiednie działania dyscyplinarne wobec osób, które podejmują działania odwetowe. - Regularne szkolenia
Aby zapewnić skuteczność procedur ochrony sygnalistów, zarząd powinien wdrożyć regularne szkolenia dla pracowników i menedżerów na temat ochrony sygnalistów i zasad zgłaszania nieprawidłowości. Szkolenia te powinny obejmować przepisy prawa, wewnętrzne regulacje oraz wskazówki, jak postępować w przypadku zgłoszenia. - Monitorowanie i raportowanie
Zarząd powinien monitorować funkcjonowanie systemu ochrony sygnalistów i regularnie raportować jego skuteczność. Obejmuje to analizę liczby zgłoszeń, czasu reakcji na zgłoszenia oraz efektywności w rozwiązywaniu problemów. Zarządy muszą regularnie oceniać, czy wprowadzone mechanizmy spełniają swoje funkcje oraz wprowadzać niezbędne poprawki.
Podsumowanie
Odpowiedzialność zarządów firm za ochronę sygnalistów nie ogranicza się wyłącznie do wprowadzenia mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości. Zarządy muszą aktywnie dbać o to, aby pracownicy mieli poczucie bezpieczeństwa i mogli bez obaw zgłaszać naruszenia, a procedury ochrony były zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i reputacyjnych. Wdrażanie skutecznych polityk ochrony sygnalistów jest nie tylko kwestią prawną, ale również strategiczną inwestycją w transparentność i etykę organizacji.
