Biuro Porad Prawnych
Oskar Zacharski

ul. Żwirki i Wigury 33/43
26-600 Radom

NIP: 7962987711

600 784 526

o.zacharski@bppz.pl

Ochrona sygnalistów

Ochrona sygnalistów dotyczy osób, które zgłaszają naruszenia prawa, nadużycia lub inne nieprawidłowości w miejscu pracy.

Mogą to być pracownicy, współpracownicy, kontrahenci, a także osoby trzecie, które w jakiś sposób są związane z daną organizacją lub instytucją. Ochrona sygnalistów ma na celu zapewnienie, że osoby te mogą zgłaszać takie nieprawidłowości bez obawy przed odwetem lub represjami ze strony pracodawców lub innych osób.

ochrona sygnalistów whistleblowing
ochrona sygnalistów

W celu zapewnienia profesjonalnej obsługi zgłoszeń sygnalistów, współpracujemy z firmą Whistleblower Software, która oferuje nowoczesny system informowania o nieprawidłowościach. Dla klientów BPPZ przewidziana jest zniżka w wysokości 20% na usługi tej platformy.

Zaufaj Ekspertom RODO

01

Zgodność z przepisami wdrażane procedury są zgodne z najnowszymi przepisami prawa

02

Kompleksowa obsługa analiza ryzyk, opracowanie procedur, przygotowanie pracowników do odpowiedniego postępowania z sygnalistami

03

Indywidualne
podejście
dostosowujemy wdrożenie ustawy o sygnalistach do specyfiki i struktury każdej organizacji

04

Wsparcie
po wdrożeniu
pomagamy w bieżącym zarządzaniu systemem ochrony sygnalistów

Skontaktuj się

Biuro Porad Prawnych

+48 600 784 526
o.zacharski@bppz.pl

Formularz kontaktowy
Administratorem Twoich danych osobowych jest Oskar Zacharski działający pod firmą Biuro Porad Prawnych Oskar Zacharski, z siedzibą w Radomiu przy ul. Żwirki i Wigury 33/43, (26-600 Radom). Twoje dane osobowe tj. imię i nazwisko, adres email oraz dane osobowe podane w formularzu kontaktowym przetwarzane są w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytania. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o przysługujących Ci prawach, możesz znaleźć w Polityce Prywatności BPPZ

Zabezpiecz swoją firmę przed ryzykiem
– przeprowadź audyt RODO już dziś!

Ochrona danych osobowych to nie tylko obowiązek, ale i kluczowy element budowania zaufania klientów. Audyt RODO przeprowadzony przez naszych ekspertów to pierwszy krok do zapewnienia, że Twoja firma nie tylko spełnia wszystkie wymogi prawne, ale również wyróżnia się na tle konkurencji dzięki odpowiedzialnemu podejściu do przetwarzania danych osobowych.

Główne aspekty ochrony sygnalistów (whistleblowing) obejmują:

  • Ochronę przed zwolnieniem – Sygnaliści nie mogą być zwolnieni z pracy ani dyskryminowani z powodu zgłoszenia nieprawidłowości.
  • Ochronę przed innymi formami represji – Ochrona obejmuje również zabezpieczenie przed degradacją, obniżeniem wynagrodzenia, przeniesieniem na mniej korzystne stanowisko, a także przed innymi formami dyskryminacji i szykan.
  • Poufność – Dane osobowe sygnalistów powinny być chronione, aby zapobiec identyfikacji i narażeniu ich na odwet.
  • Procedury zgłaszania nieprawidłowości – Pracodawcy są zobowiązani do ustanowienia jasnych i bezpiecznych procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości.

W Unii Europejskiej ochrona sygnalistów jest regulowana m.in. przez dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Państwa członkowskie są zobowiązane do implementacji tej dyrektywy do prawa krajowego, co ma na celu zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej.

Ustawa o sygnalistach

Polska ustawa o ochronie sygnalistów, oficjalnie nazwana „Ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa”, jest aktem prawnym mającym na celu implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Ustawa o sygnalistach wchodzi w życie 25 września 2024 r.

Ustawa ta wprowadza:

  • Obowiązek ustanowienia procedur zgłaszania – Organizacje zatrudniające co najmniej 50 pracowników muszą stworzyć wewnętrzne procedury zgłaszania nieprawidłowości.
  • Ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi – Przewiduje sankcje za działania odwetowe wobec sygnalistów.
  • Obowiązek poufności – Nakłada obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalistów.

Wprowadzenie ustawy ma na celu wzmocnienie systemu ochrony sygnalistów w Polsce, zapewniając im bezpieczne warunki do zgłaszania naruszeń prawa i przyczyniając się do poprawy transparentności i uczciwości w miejscu pracy.

Ustawa o sygnalistach — dodatkowe informacje

Kto to jest sygnalista?

Sygnalista (ang. whistleblower) to osoba, która zgłasza naruszenia prawa, nadużycia, oszustwa lub inne nieprawidłowości w miejscu pracy lub w związku z działalnością organizacji, w której jest zatrudniona lub z którą współpracuje. Sygnaliści mogą działać w ramach organizacji prywatnych, publicznych oraz pozarządowych. Ich działania mają na celu ujawnienie i zapobieganie szkodliwym praktykom, które mogą mieć negatywny wpływ na społeczeństwo, środowisko, zdrowie publiczne, bezpieczeństwo, czy interesy konsumentów.

Charakterystyka sygnalisty:

  1. Pracownik lub współpracownik – Sygnalista może być obecnym lub byłym pracownikiem, konsultantem, kontrahentem, stażystą, wolontariuszem, a także osobą związaną z organizacją w inny sposób.
  2. Ujawnianie nieprawidłowości – Sygnaliści zgłaszają różnego rodzaju nieprawidłowości, w tym korupcję, oszustwa finansowe, naruszenia praw pracowniczych, zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa, niszczenie środowiska, naruszenia praw człowieka, czy inne działania niezgodne z prawem lub etyką.
  3. Ochrona prawna – Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców lub innych osób, które mogłyby próbować ich zastraszyć, zwolnić, degradować, czy w inny sposób represjonować.
  4. Poufność – Tożsamość sygnalistów powinna być chroniona, aby zapobiec identyfikacji i narażeniu na represje. Procedury zgłaszania powinny zapewniać poufność i anonimowość.

Przykłady zgłaszanych nieprawidłowości:

  • Korupcja i łapownictwo – Przykłady to przyjmowanie łapówek przez urzędników publicznych lub przedstawicieli firm.
  • Nadużycia finansowe – Fałszowanie ksiąg rachunkowych, oszustwa podatkowe, pranie pieniędzy.
  • Naruszenia przepisów o ochronie środowiska – Nielegalne składowanie odpadów, emisje szkodliwych substancji do powietrza lub wody.
  • Zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa – Nieprzestrzeganie przepisów BHP, narażenie pracowników lub konsumentów na niebezpieczeństwo.
  • Dyskryminacja i mobbing – Przypadki molestowania, dyskryminacji ze względu na płeć, rasę, orientację seksualną, religię itp.

Ochrona sygnalistów jest istotna dla zapewnienia transparentności i uczciwości w organizacjach, a także dla ochrony interesów publicznych i prywatnych. W wielu krajach, w tym w Polsce, wprowadzane są przepisy prawne mające na celu zapewnienie takiej ochrony i wsparcia dla osób zgłaszających nieprawidłowości.

Jak chronić sygnalistów?

Ochrona sygnalistów jest kluczowa, aby umożliwić im bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości bez obawy przed represjami. Istnieje kilka kluczowych aspektów i mechanizmów ochrony sygnalistów, które mogą być wdrażane przez organizacje oraz regulowane przez prawo:

Mechanizmy ochrony sygnalistów

  1. Ochrona przed odwetem
    • Zakaz zwolnienia – Pracodawcy nie mogą zwolnić sygnalistów z pracy z powodu zgłoszenia nieprawidłowości.
    • Zakaz degradacji – Sygnaliści nie mogą być degradowani ani przenoszeni na mniej korzystne stanowiska.
    • Zakaz obniżenia wynagrodzenia – Sygnaliści powinni zachować swoje wynagrodzenie i benefity.
    • Zakaz dyskryminacji – Sygnaliści nie mogą być dyskryminowani ani szykanowani.
  2. Poufność i anonimowość
    • Poufność danych – Tożsamość sygnalistów musi być chroniona. Ich dane osobowe nie powinny być ujawniane bez ich zgody.
    • Anonimowe kanały zgłaszania – Organizacje powinny umożliwiać zgłaszanie nieprawidłowości za pomocą anonimowych kanałów.
  3. Bezpieczne kanały zgłaszania
    • Wewnętrzne kanały zgłaszania – Organizacje powinny stworzyć wewnętrzne procedury umożliwiające bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości.
    • Zewnętrzne kanały zgłaszania – Sygnaliści powinni mieć możliwość zgłaszania nieprawidłowości do niezależnych organów zewnętrznych, takich jak inspektoraty pracy, organy ścigania czy agencje rządowe.
  4. Wsparcie prawne i psychologiczne
    • Dostęp do porad prawnych – Sygnaliści powinni mieć możliwość skorzystania z bezpłatnej pomocy prawnej.
    • Wsparcie psychologiczne – Organizacje mogą oferować wsparcie psychologiczne dla sygnalistów, aby pomóc im radzić sobie z stresem i presją.
  5. Środki zaradcze
    • Środki ochronne – W przypadku stwierdzenia działań odwetowych, sygnalistom powinny przysługiwać środki ochronne, takie jak przywrócenie do pracy czy odszkodowania.
    • Postępowania dyscyplinarne – Osoby odpowiedzialne za działania odwetowe wobec sygnalistów powinny być pociągane do odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Rekomendacje dla organizacji

  1. Stworzenie polityki ochrony sygnalistów – Organizacje powinny stworzyć jasną politykę dotyczącą ochrony sygnalistów, komunikującą zasady i procedury zgłaszania nieprawidłowości.
  2. Szkolenia i edukacja – Pracownicy powinni być regularnie szkoleni na temat praw i ochrony sygnalistów oraz procedur zgłaszania.
  3. Kultura otwartości – Organizacje powinny promować kulturę otwartości, w której zgłaszanie nieprawidłowości jest postrzegane jako działanie na rzecz dobra wspólnego.

Implementacja tych mechanizmów ochronnych i prawnych jest kluczowa dla zapewnienia, że sygnaliści mogą bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości, co przyczynia się do zwiększenia transparentności i uczciwości w organizacjach.

Jakie obowiązki mają sygnaliści?

Sygnaliści, mimo że są chronieni przez prawo i organizacje, również mają określone obowiązki, aby ich zgłoszenia były uznane za zasadne i chronione. Oto główne obowiązki sygnalistów:

Obowiązki sygnalistów

  1. Rzetelność i uczciwość
    • Prawdziwość informacji – Sygnalista powinien przekazywać tylko prawdziwe informacje. Zgłaszanie nieprawdziwych informacji w celu zaszkodzenia komuś lub uzyskania korzyści może skutkować odpowiedzialnością prawną.
    • Działanie w dobrej wierze – Sygnaliści powinni działać w dobrej wierze, zgłaszając nieprawidłowości z przekonaniem, że naruszenia rzeczywiście miały miejsce.
  2. Zachowanie poufności
    • Ochrona informacji – Sygnalista powinien zachować poufność zgłaszanych informacji, szczególnie jeśli dotyczą one wrażliwych danych lub osób trzecich.
  3. Stosowanie się do procedur
    • Przestrzeganie wewnętrznych procedur zgłaszania – Sygnalista powinien najpierw skorzystać z wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, o ile są one dostępne i bezpieczne.
    • Korzystanie z zewnętrznych kanałów w uzasadnionych przypadkach – Jeśli wewnętrzne procedury są nieskuteczne lub niebezpieczne, sygnalista może skorzystać z zewnętrznych kanałów zgłaszania, takich jak organy nadzorcze, inspektoraty pracy czy organy ścigania.
  4. Współpraca w procesie dochodzeniowym
    • Dostarczanie dodatkowych informacji – Sygnalista powinien być gotów dostarczyć dodatkowe informacje lub dowody, które mogą pomóc w dochodzeniu dotyczącym zgłoszonych nieprawidłowości.
    • Współpraca z organami ścigania i wewnętrznymi audytorami – Sygnalista powinien współpracować z osobami prowadzącymi dochodzenie, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi.
  5. Unikanie konfliktu interesów
    • Neutralność – Sygnalista powinien unikać zgłaszania nieprawidłowości w sposób, który mógłby wskazywać na konflikt interesów lub osobistą vendettę.

Przykłady praktycznych działań

  1. Dokumentowanie nieprawidłowości
    • Sygnalista powinien zbierać i przechowywać dowody na poparcie swoich twierdzeń, takie jak e-maile, dokumenty, zapisy rozmów itp.
  2. Konsultacja z doradcą prawnym
    • Przed zgłoszeniem nieprawidłowości, sygnalista może skonsultować się z prawnikiem, aby upewnić się, że postępuje zgodnie z prawem i ma solidne podstawy do zgłoszenia.
  3. Zachowanie anonimowości, jeśli to konieczne
    • Jeśli istnieje obawa przed odwetem, sygnalista może zdecydować się na zgłoszenie anonimowe, o ile organizacja zapewnia taką możliwość.
  4. Etyka i odpowiedzialność
    • Sygnalista powinien zawsze kierować się etyką i odpowiedzialnością, pamiętając, że celem zgłaszania nieprawidłowości jest poprawa funkcjonowania organizacji i ochrona interesów publicznych.

Obowiązki sygnalistów mają na celu zapewnienie, że zgłaszane nieprawidłowości są rzetelne i uzasadnione, a proces zgłaszania przebiega zgodnie z prawem i wewnętrznymi procedurami organizacji. Przestrzeganie tych obowiązków pomaga chronić zarówno sygnalistów, jak i organizacje przed nadużyciami oraz zapewnia skuteczność systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Jakie informacje zawiera zgłoszenie sygnalisty?

Zgłoszenie sygnalisty powinno być starannie przygotowane i zawierać szczegółowe informacje, które umożliwią skuteczne przeprowadzenie dochodzenia. Oto kluczowe elementy, które powinno zawierać zgłoszenie sygnalisty:

Kluczowe informacje w zgłoszeniu sygnalisty

  1. Dane identyfikacyjne sygnalisty
    • Imię i nazwisko (jeśli zgłoszenie nie jest anonimowe)
    • Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail)
    • Stanowisko i dział w organizacji (jeśli dotyczy)
  2. Opis nieprawidłowości
    • Rodzaj naruszenia – Jasny i szczegółowy opis nieprawidłowości, która jest zgłaszana, np. korupcja, oszustwo, naruszenie przepisów BHP, dyskryminacja.
    • Kontekst i okoliczności – Informacje o tym, gdzie i kiedy miały miejsce nieprawidłowości, kto jest w nie zaangażowany, jakie były okoliczności.
  3. Dowody na poparcie zgłoszenia
    • Dokumenty – Kopie dokumentów, które mogą potwierdzać zgłoszenie, np. faktury, umowy, raporty.
    • Zapisy rozmów – Nagrania audio lub wideo, transkrypcje rozmów, e-maile, wiadomości tekstowe.
    • Świadkowie – Imiona i dane kontaktowe osób, które mogą potwierdzić zgłaszane nieprawidłowości.
  4. Skutki nieprawidłowości
    • Wpływ na organizację – Opis, jak zgłaszane nieprawidłowości wpłynęły lub mogą wpłynąć na funkcjonowanie organizacji.
    • Wpływ na osoby trzecie – Informacje o tym, jak zgłaszane nieprawidłowości mogą wpływać na pracowników, klientów, dostawców lub inne zainteresowane strony.
  5. Działania podjęte przez sygnalistę
    • Wcześniejsze zgłoszenia – Informacje o tym, czy sygnalista wcześniej zgłaszał nieprawidłowości i jakie były reakcje.
    • Podjęte kroki – Opis działań, które sygnalista podjął, aby przeciwdziałać nieprawidłowościom przed formalnym zgłoszeniem.
  6. Żądania i oczekiwania
    • Oczekiwania dotyczące dochodzenia – Co sygnalista oczekuje od organizacji lub organu prowadzącego dochodzenie, np. przeprowadzenie audytu, wdrożenie procedur naprawczych.
    • Ochrona tożsamości – Żądania dotyczące ochrony tożsamości sygnalisty i jego danych osobowych.

Przykład struktury zgłoszenia

  1. Nagłówek
    • Imię i nazwisko: Jan Kowalski
    • Stanowisko: Specjalista ds. księgowości
    • Dział: Dział Finansowy
    • Data: 12 lipca 2024
  2. Opis nieprawidłowości
    • Rodzaj naruszenia: Oszustwo finansowe
    • Szczegółowy opis: W okresie od stycznia do marca 2024 roku zauważyłem, że księgowy Adam Nowak fałszuje dokumenty finansowe, aby ukryć nielegalne transfery środków na prywatne konta.
  3. Dowody na poparcie zgłoszenia
    • Załączone dokumenty: Kopie faktur, raporty finansowe, e-maile potwierdzające fałszerstwa.
    • Świadkowie: Maria Nowak (księgowa), Piotr Zieliński (analityk finansowy).
  4. Skutki nieprawidłowości
    • Wpływ na organizację: Straty finansowe w wysokości 50 000 PLN, utrata zaufania klientów.
    • Wpływ na osoby trzecie: Zastraszanie pracowników, którzy zgłaszali nieprawidłowości.
  5. Działania podjęte przez sygnalistę
    • Wcześniejsze zgłoszenia: Zgłosiłem sprawę do przełożonego w lutym 2024 roku, ale nie podjęto żadnych działań.
    • Podjęte kroki: Zbierałem dowody na własną rękę, aby potwierdzić swoje podejrzenia.
  6. Żądania i oczekiwania
    • Oczekiwania dotyczące dochodzenia: Przeprowadzenie wewnętrznego audytu finansowego, wdrożenie nowych procedur kontrolnych.
    • Ochrona tożsamości: Proszę o zachowanie poufności mojej tożsamości i danych osobowych.

Starannie przygotowane zgłoszenie, zawierające wszystkie powyższe elementy, ułatwia przeprowadzenie skutecznego dochodzenia i zwiększa szanse na podjęcie odpowiednich działań naprawczych przez organizację lub odpowiednie organy. Przestrzeganie tych zasad pomaga także chronić sygnalistę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.

Tryby zgłoszenia naruszenia prawa

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. ustawa o sygnalistach) w Polsce określa tryby zgłaszania naruszeń prawa, aby zapewnić skuteczną ochronę sygnalistom i umożliwić efektywne rozpatrywanie zgłoszeń. Oto główne tryby zgłaszania naruszeń prawa przewidziane w ustawie:

1. Wewnętrzne kanały zgłaszania

Przeznaczenie: Są to procedury ustanowione przez pracodawcę lub organizację wewnętrznie, w celu umożliwienia pracownikom i innym związanym osobom zgłaszania naruszeń prawa.

Kluczowe elementy:

  • Procedura zgłaszania: Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą ustanowić wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń prawa.
  • Osoba odpowiedzialna: Wyznaczenie osoby lub działu odpowiedzialnego za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
  • Poufność: Zagwarantowanie poufności tożsamości sygnalisty.
  • Terminy: Określenie terminów na rozpatrzenie zgłoszenia i poinformowanie sygnalisty o podjętych działaniach.
  • Ochrona przed odwetem: Zabezpieczenie sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

2. Zewnętrzne kanały zgłaszania

Przeznaczenie: Służą do zgłaszania naruszeń prawa bezpośrednio do organów zewnętrznych, gdy wewnętrzne kanały są nieskuteczne lub niedostępne.

Kluczowe elementy:

  • Organy zewnętrzne: Sygnalista może zgłosić naruszenie do odpowiednich organów, takich jak inspektoraty pracy, organy ścigania, instytucje nadzoru rynku, czy inne uprawnione jednostki.
  • Poufność: Organy zewnętrzne są zobowiązane do ochrony tożsamości sygnalisty.
  • Terminy: Określone terminy na przyjęcie, rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie odpowiednich działań.
  • Ochrona przed odwetem: Zapewnienie ochrony sygnalisty przed represjami.

3. Publiczne ujawnienie

Przeznaczenie: Jest to możliwość ujawnienia informacji publicznie, np. za pośrednictwem mediów, gdy inne tryby zgłaszania są nieskuteczne lub istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego.

Kluczowe elementy:

  • Warunki: Sygnalista może ujawnić informacje publicznie, gdy:
    • Wewnętrzne i zewnętrzne kanały zgłaszania nie zadziałały.
    • Istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego.
    • Istnieje uzasadnione podejrzenie, że zgłoszenie naruszenia spowoduje odwet lub inne negatywne konsekwencje dla sygnalisty.
  • Ochrona: Sygnalista ujawniający informacje publicznie jest chroniony przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy do zgłoszenia.