Ustawa o ochronie sygnalistów, która została opublikowana 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw, zacznie obowiązywać już od 25 września. Jednak, aby proces wprowadzania procedur przebiegał sprawnie, gotowy projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być przekazany do konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników najpóźniej do 19 września 2024 r. Wprowadzenie tych przepisów oznacza nowe obowiązki, które będą musieli spełnić pracodawcy.
Cel ustawy o ochronie sygnalistów
Sygnalista to osoba, która w dobrej wierze i w interesie publicznym zgłasza lub ujawnia informacje o naruszeniach prawa lub norm etycznych w swojej organizacji. Wprowadzenie ustawy ma na celu zapewnienie skutecznej ochrony dla takich osób. Różnica między sygnalistą a donosicielem jest fundamentalna – sygnalista działa w interesie publicznym lub swojego pracodawcy, podczas gdy donosiciel kieruje się osobistymi korzyściami.
Sygnaliści mogą pomóc firmom w wczesnym wykrywaniu nadużyć i nieprawidłowości, co może oszczędzić firmie wielu problemów, zarówno majątkowych, jak i związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, takich jak mobbing. Aby instytucja sygnalisty funkcjonowała prawidłowo, konieczne jest wprowadzenie odpowiednich obowiązków i praw, które zagwarantują anonimowość sygnalisty i brak konsekwencji za zgłoszenia, a jednocześnie zapewnią, że zgłaszane informacje są prawdziwe i istotne.
Kto może być Sygnalistą (whistleblower)?
Sygnalistą może być każda osoba zaangażowana w działalność firmy, niekoniecznie będąca jej pracownikiem.
Może to być:
- Pracownik obecny lub były
- Kandydat do pracy, który uzyskał informacje o naruszeniach podczas rekrutacji
- Osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej
- Przedsiębiorca
- Akcjonariusz lub wspólnik
- Członek organu osoby prawnej
- Osoba pracująca pod nadzorem wykonawcy lub dostawcy
- Stażysta, wolontariusz lub praktykant
Pod ochroną znajdują się także osoby pomagające sygnaliście przy zgłoszeniu.
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązki zarówno na przedsiębiorców, jak i na podmioty publiczne. Dotyczy ona każdej firmy zatrudniającej ponad 50 pracowników, którzy będą musieli wprowadzić odpowiednie regulacje w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia ustawy w życie.
> Skorzystaj z pomocy BPPZ przy wdrożeniu wymogów.
Wyjątkiem są pracodawcy działający w obszarach usług finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, którzy muszą wdrożyć procedury niezależnie od liczby pracowników.
Jak wdrożyć przepisy o ochronie Sygnalistów?
Ustawa przewiduje trzy kanały zgłaszania naruszeń:
- Zgłoszenia wewnętrzne w ramach pracodawcy.
- Zgłoszenia zewnętrzne do organu publicznego, np. Rzecznika Praw Obywatelskich.
- Ujawnienia publiczne przez media.
Dla pracodawców najważniejsze są zgłoszenia wewnętrzne. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, utworzenie kanałów zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń. Procedura ta musi być skonsultowana ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.
Pracodawcy powinni przyjąć procedurę zgłoszeń naruszeń, utworzyć techniczne środki umożliwiające zgłoszenia, prowadzić rejestr zgłoszeń i przeprowadzać dochodzenia wewnętrzne. Muszą również informować sygnalistę o podjętych działaniach w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od zgłoszenia.
Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna:
- Zapewniać anonimowość i brak konsekwencji dla sygnalistów.
- Gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń, np. przez niezależny podmiot zewnętrzny.
- Opisywać cały proces od zgłoszenia do rozstrzygnięcia sprawy.
- Umożliwiać łatwe zgłoszenia przez stronę internetową, urządzenia mobilne, telefon lub inny dedykowany kanał.
- Umożliwiać śledzenie statusu zgłoszenia i zapewniać poufność.
Działania Następcze
Pracodawca musi prowadzić rejestr zgłoszeń, który zawiera:
- Numer sprawy.
- Przedmiot naruszenia.
- Dane osobowe sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
- Adres do kontaktu sygnalisty.
- Datę zgłoszenia.
- Informacje o podjętych działaniach następczych.
- Datę zakończenia sprawy.
Sygnaliści muszą mieć zapewnioną ochronę przed działaniami odwetowymi. Pracodawca nie może zwolnić pracownika ani zmieniać warunków jego zatrudnienia na gorsze w związku ze zgłoszeniem. Pracodawca musi również chronić poufność danych zgłaszającego, co może być wspomagane przez zewnętrzny podmiot rozpatrujący zgłoszenia.
Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?
Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń prawa Unii Europejskiej lub krajowego, w tym:
- Wolności i praw człowieka.
- Korupcji.
- Handlu ludźmi.
- Zamówień publicznych.
- Usług finansowych i zapobiegania praniu pieniędzy.
- Bezpieczeństwa produktów i transportu.
- Ochrony środowiska.
- Bezpieczeństwa żywności i zdrowia publicznego.
- Ochrony konsumentów, danych osobowych, bezpieczeństwa sieci.
- Interesów finansowych Skarbu Państwa i UE.
Wyłączenia
Ustawa nie ma zastosowania, gdy naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub gdy zgłoszenie jest w jego indywidualnym interesie. Na przykład, osoba zgłaszająca mobbing wobec siebie musi skorzystać z innej ścieżki ochrony praw, ale jeśli zgłoszenie dotyczy większej grupy osób, może skorzystać z ustawy o ochronie sygnalistów.
Podsumowanie
Wejście w życie Ustawy o ochronie sygnalistów oznacza, że pracodawcy muszą szybko dostosować swoje procedury do nowych przepisów. Wdrożenie odpowiednich procedur i zapewnienie ochrony sygnalistom jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania firm i instytucji, a także dla ochrony interesów publicznych i prywatnych.
Zastanawiasz się, czy już należy myśleć o wprowadzeniu tych przepisów w firmie? Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów jest krokiem naprzód w kierunku zwiększenia transparentności i uczciwości w miejscach pracy. Zastosowanie odpowiednich procedur i zapewnienie ochrony sygnalistom pomoże firmom w skutecznym zarządzaniu ryzykiem i utrzymaniu reputacji. Pracodawcy powinni niezwłocznie podjąć kroki w celu wdrożenia tych przepisów i zapewnienia, że ich pracownicy czują się bezpiecznie zgłaszając naruszenia.
