Nowe przepisy antymobbingowe 2026. Jak połączyć procedurę, sygnalistów i RODO?

Nowe przepisy antymobbingowe 2026 zmieniają definicję mobbingu, zwiększają znaczenie prewencji oraz nakładają na większą grupę pracodawców obowiązek formalnego opisania reguł i procedur. Ustawa została ogłoszona 4 sierpnia 2026 roku, a jej zasadnicze przepisy wejdą w życie 5 listopada 2026 roku. Następnie pracodawcy będą mieli sześć miesięcy, czyli do 5 maja 2027 roku, na dostosowanie regulaminów. Jednocześnie wiele firm posiada już kanały dla sygnalistów i procedury RODO. Dlatego najważniejszym zadaniem nie jest stworzenie kolejnej skrzynki zgłoszeniowej, lecz zaprojektowanie spójnego systemu, który prawidłowo kwalifikuje sprawy, chroni uczestników i ogranicza dostęp do wrażliwych informacji.

Najważniejsze informacje

• Nowa ustawa antymobbingowa została ogłoszona 4 sierpnia 2026 roku i wejdzie w życie 5 listopada 2026 roku.
• Przede wszystkim każdy pracodawca będzie obowiązany systematycznie przeciwdziałać mobbingowi przez prewencję, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.
• Ponadto pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników będzie musiał określić reguły, procedury oraz częstotliwość działań w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo odrębnym regulaminie.
• Termin na dostosowanie regulaminu pracy lub wydanie odrębnego regulaminu upłynie 5 maja 2027 roku.
• Pracownik, który doznał mobbingu, będzie mógł dochodzić zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia albo odszkodowania.
• Jednocześnie nie każda skarga dotycząca mobbingu jest zgłoszeniem objętym ustawą o ochronie sygnalistów.
• Firma może rozszerzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych o naruszenia regulacji antymobbingowej lub standardów etycznych. Musi jednak jasno opisać zakres tej decyzji.
• Co istotne, mobbing zastosowany wobec sygnalisty w związku z dokonanym zgłoszeniem stanowi działanie odwetowe wprost wymienione w ustawie o ochronie sygnalistów.
• Dokumentacja postępowania może obejmować dane o zdrowiu, życiu prywatnym, członkostwie związkowym i relacjach osobistych. Dlatego dostęp do akt powinien być ściśle ograniczony.
• Wreszcie okres przechowywania dokumentów zależy od kwalifikacji sprawy. Ustawowy termin dla zgłoszeń sygnalistów nie powinien być automatycznie stosowany do każdej skargi antymobbingowej.

Zapraszamy do współpracy

Szczegółowe informacje o ofercie i warunkach współpracy można uzyskać telefonicznie lub wysyłając zapytanie za pomocą formularza kontaktowego.

BPPZ – Biuro Porad Prawnych Zacharski

– Chcesz połączyć procedurę antymobbingową, sygnalistów i RODO?

• +48 600 784 526
• kontakt@bppz.pl

Zadzwoń Napisz wiadomość

Kiedy nowe przepisy antymobbingowe 2026 zaczną obowiązywać?

Ustawa z 19 czerwca 2026 roku została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 4 sierpnia 2026 roku pod pozycją 1046. Zgodnie z jej art. 6 wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 5 listopada 2026 roku.

Pracodawcy otrzymali dodatkowy czas na dostosowanie dokumentacji. W terminie sześciu miesięcy od wejścia ustawy w życie muszą zmienić regulamin pracy albo wydać odrębny regulamin wymagany przez nowy art. 94³a Kodeksu pracy. W praktyce termin ten upłynie 5 maja 2027 roku.

Etap	Data	Znaczenie dla pracodawcy
Ogłoszenie ustawy	4 sierpnia 2026 roku	Rozpoczyna się okres przygotowawczy
Wejście ustawy w życie	5 listopada 2026 roku	Zaczynają obowiązywać nowa definicja i nowe obowiązki systemowe
Termin dostosowania regulaminów	5 maja 2027 roku	Regulamin pracy lub odrębny regulamin powinien spełniać nowe wymagania

Co istotne, nowe przepisy będą stosowane także do uporczywego nękania, które rozpoczęło się przed 5 listopada 2026 roku i trwało po tej dacie. Dlatego pracodawca nie powinien odkładać przeglądu trwających spraw do ostatniego dnia okresu dostosowawczego.

Nowa definicja mobbingu

Obecna definicja wymaga łącznego wykazania wielu elementów, w tym uporczywości, długotrwałości oraz określonego celu lub skutku zachowań. Natomiast nowa regulacja koncentruje się na uporczywym nękaniu pracownika.

Uporczywość będzie oznaczała zachowanie powtarzalne, nawracające albo stałe. Jednocześnie pojedynczy incydent nie stanie się mobbingiem tylko dlatego, że był poważny. Może jednak naruszać dobra osobiste, zasadę równego traktowania, przepisy BHP, zakaz dyskryminacji lub inne obowiązki pracodawcy. Dlatego procedura nie powinna kończyć sprawy stwierdzeniem: „to nie był mobbing”. Powinna również wskazywać, czy doszło do innego naruszenia i jakie działania naprawcze są potrzebne.

Nowe przepisy wymieniają przykładowe przejawy mobbingu. Są to między innymi:

• upokarzanie, uwłaczanie i zastraszanie;
• zaniżanie oceny przydatności zawodowej pracownika;
• nieuzasadniona krytyka, poniżanie lub ośmieszanie;
• utrudnianie wykonywania zadań, osiągania wyników lub korzystania z kompetencji;
• ograniczanie komunikacji i dostępu do informacji;
• izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu;
• nakazywanie takich zachowań albo zachęcanie do nich.

Ponadto mobbing może mieć formę fizyczną, werbalną lub pozawerbalną. Może więc występować podczas spotkań, w korespondencji elektronicznej, komunikatorach, systemach zadaniowych oraz w pracy zdalnej. Sprawcą może być przełożony, współpracownik, podwładny, inny pracownik, osoba zatrudniona na innej podstawie, pojedyncza osoba albo grupa.

Co ważne, mobbing nie będzie zależał od zamiaru sprawcy. Z drugiej strony uzasadnione i wyrażone we właściwej formie rozliczanie pracy lub jej krytyka nie mogą zostać uznane za mobbing. W rezultacie manager powinien umieć odróżnić rzeczową informację zwrotną od uporczywego nękania. Samo użycie słowa „wyniki” albo „ocena” nie zabezpieczy jednak zachowania, które w rzeczywistości ma formę publicznego poniżania.

Co dokładnie musi zrobić pracodawca?

Nowy art. 94³ § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do systematycznego przeciwdziałania mobbingowi. Ustawodawca wskazuje przy tym pięć obszarów: prewencję, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.

Dlatego jednorazowe szkolenie i podpis pracownika pod listą obecności nie wystarczą. Firma powinna stworzyć działający proces, który obejmuje co najmniej:

1. rozpoznawanie ryzyka w zespołach i procesach zarządczych;
2. jasne standardy komunikacji oraz oceny pracy;
3. dostępne kanały zgłoszeń;
4. zasady wstępnej kwalifikacji spraw;
5. bezstronne postępowanie wyjaśniające;
6. środki tymczasowe chroniące uczestników;
7. decyzje naprawcze i dyscyplinarne;
8. wsparcie osoby dotkniętej niepożądanymi zachowaniami;
9. ochronę zgłaszających, świadków i osób udzielających wsparcia;
10. okresowy przegląd skuteczności systemu.

Punktem wyjścia może być projektowe doradztwo prawne, które pozwala połączyć wymagania prawa pracy, procedurę sygnalistów i ochronę danych w jednym modelu odpowiedzialności.

Kto musi przygotować regulamin antymobbingowy?

Każdy pracodawca ma obowiązek systematycznie przeciwdziałać mobbingowi. Jednak formalny obowiązek określenia reguł, procedur oraz częstotliwości działań dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 10 pracowników.

Wymagane postanowienia mogą znaleźć się w:

• układzie zbiorowym pracy;
• regulaminie pracy;
• odrębnym regulaminie poświęconym ochronie godności, równemu traktowaniu, dyskryminacji i mobbingowi.

Jeżeli w firmie działa organizacja związkowa, treść odrębnego regulaminu należy z nią uzgodnić. Jeżeli natomiast organizacji związkowej nie ma, pracodawca uzgadnia dokument z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym trybie. Ustawa przewiduje również mechanizm zakończenia uzgodnień, gdy w ciągu 30 dni nie uda się osiągnąć porozumienia.

Regulamin zacznie obowiązywać po upływie dwóch tygodni od podania go pracownikom do wiadomości w sposób przyjęty u pracodawcy. Z tego względu harmonogram wdrożenia powinien uwzględniać czas na diagnozę, przygotowanie projektu, wybór przedstawicieli, uzgodnienia oraz komunikację dokumentu.

Wyższe roszczenia i większe znaczenie dokumentacji

Pracownik, który doznał mobbingu, będzie mógł dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę albo dochodzić odszkodowania. Ustawa nie ustanawia analogicznej kwoty minimalnej dla odszkodowania. Dlatego w dokumentach wewnętrznych nie należy łączyć obu roszczeń w jedną, uproszczoną kategorię.

Ponadto pracodawca, który wypłaci zadośćuczynienie lub odszkodowanie, będzie mógł dochodzić od osoby stosującej mobbing wyrównania szkody w wysokości odpowiadającej stopniowi winy tej osoby i pracodawcy. W rezultacie znaczenie będzie miała nie tylko treść zgłoszenia, lecz także jakość działań prewencyjnych, szybkość reakcji, bezstronność postępowania i sposób wdrożenia rekomendacji.

Nowelizacja zmienia również przepisy postępowania cywilnego. Jeżeli ustalony stan faktyczny będzie uzasadniał roszczenie z innej podstawy niż wskazana przez pracownika, sąd nie będzie mógł oddalić powództwa tylko z powodu błędnej kwalifikacji prawnej. Z tego względu wewnętrzny zespół nie powinien ograniczać analizy wyłącznie do pytania, czy spełniono definicję mobbingu. Powinien także ocenić możliwe naruszenie godności, dóbr osobistych, zakazu dyskryminacji i zasady równego traktowania.

Procedura antymobbingowa i procedura sygnalistów to nie to samo

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że istniejący kanał dla sygnalistów automatycznie obsłuży wszystkie skargi pracownicze. Tymczasem ustawa o ochronie sygnalistów zawiera zamknięty katalog dziedzin objętych obowiązkowym zakresem zgłoszeń. Prawo pracy i mobbing nie zostały w nim ujęte jako odrębna, ogólna kategoria.

Podmiot prawny może jednak rozszerzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych o naruszenia regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Warunkiem jest to, aby zostały ustanowione na podstawie prawa powszechnie obowiązującego i pozostawały z nim zgodne. Po wejściu nowych przepisów takim dokumentem może być regulamin określający zasady przeciwdziałania mobbingowi.

W praktyce firma ma trzy możliwe modele:

Model	Zalety	Ryzyka i warunki
Dwa osobne kanały	Wyraźny podział spraw i dostępów	Pracownik może wybrać niewłaściwy kanał, dlatego potrzebna jest bezpieczna ścieżka przekazania
Jeden kanał, dwa tryby	Prosty punkt kontaktu dla pracowników	Konieczna jest natychmiastowa kwalifikacja sprawy i odrębne reguły retencji
Procedura sygnalistów rozszerzona o regulamin antymobbingowy	Jeden standard poufności i ochrony przed odwetem	Zakres rozszerzenia musi zostać opisany, a wszystkie dodatkowe zgłoszenia należy obsługiwać zgodnie z przyjętym modelem

Najbardziej praktyczny jest często jeden punkt przyjmowania informacji połączony z kilkoma trybami postępowania. Dzięki temu pracownik nie musi samodzielnie dokonywać kwalifikacji prawnej. Jednocześnie osoba przyjmująca zgłoszenie powinna wiedzieć, kiedy uruchomić procedurę antymobbingową, kiedy procedurę sygnalistów, a kiedy oba tryby równolegle.

Firmy, które chcą uporządkować istniejący kanał, mogą skorzystać ze wsparcia przy wdrożeniu ochrony sygnalistów.

Kiedy skarga na mobbing jest zgłoszeniem sygnalisty?

Nie decyduje o tym nazwa formularza ani skrzynki. Znaczenie ma treść informacji, kontekst jej uzyskania, zakres procedury obowiązującej w firmie oraz spełnienie warunków ochrony przewidzianych w ustawie.

Przykładowa sytuacja	Właściwa kwalifikacja	Co powinna zrobić firma
Pracownik opisuje uporczywe nękanie skierowane wyłącznie przeciwko niemu	Przede wszystkim sprawa antymobbingowa	Wszcząć bezstronne postępowanie i zapewnić ochronę przed pogorszeniem sytuacji
Świadek zgłasza naruszenie regulaminu antymobbingowego objętego rozszerzoną procedurą zgłoszeń	Zgłoszenie wewnętrzne oraz sprawa antymobbingowa	Zastosować ochronę, terminy i poufność właściwe dla sygnalistów oraz zbadać mobbing
Po zgłoszeniu korupcji przełożony izoluje sygnalistę i obniża mu ocenę	Możliwe działanie odwetowe oraz mobbing	Uruchomić oba tryby i niezwłocznie zastosować środki ochronne
Zgłoszenie opisuje nękanie oraz bezprawne ujawnianie danych o zdrowiu	Sprawa antymobbingowa i możliwe naruszenie z zakresu ochrony danych	Rozdzielić wątki, zaangażować IOD i ocenić potrzebę reakcji na naruszenie RODO
Informacja dotyczy jednorazowej kłótni	Może nie być mobbingiem	Sprawdzić naruszenie godności, zasad współżycia, regulaminu lub innych przepisów

Co istotne, ustawa o ochronie sygnalistów wprost wymienia mobbing jako możliwą formę działania odwetowego. Dlatego nawet jeśli pierwotne zgłoszenie dotyczyło zamówień publicznych, korupcji albo ochrony danych, późniejsze uporczywe nękanie zgłaszającego może uruchomić jednocześnie dwa reżimy ochronne.

Jak zaprojektować wspólny system przyjmowania zgłoszeń?

Wspólny system nie oznacza jednego folderu dostępnego dla HR, zarządu i compliance. Oznacza natomiast jeden zrozumiały punkt wejścia oraz kontrolowane przekazywanie spraw do właściwych osób.

1. Jeden punkt kontaktu

Pracownik powinien móc zgłosić problem bez znajomości przepisów. Dlatego formularz może zawierać neutralne pytanie o opis zdarzenia, osoby uczestniczące, okres, świadków, dowody oraz ryzyko odwetu. Nie powinien natomiast wymagać od zgłaszającego zaznaczenia, czy zdarzenie „na pewno” stanowi mobbing.

2. Wstępna kwalifikacja

Następnie upoważniona osoba ocenia, czy zgłoszenie dotyczy mobbingu, naruszenia objętego ustawą o sygnalistach, naruszenia regulacji wewnętrznej, dyskryminacji, molestowania, naruszenia dóbr osobistych lub kilku tych obszarów jednocześnie.

3. Kontrola konfliktu interesów

Jeżeli zgłoszenie dotyczy członka zarządu, dyrektora HR albo osoby obsługującej kanał, sprawa nie może trafić do tej osoby. Dlatego procedura powinna przewidywać zastępczą ścieżkę, na przykład do rady nadzorczej, właściciela albo zewnętrznego eksperta.

4. Nadanie właściwych uprawnień

Osoby przyjmujące zgłoszenia sygnalistów muszą posiadać pisemne upoważnienia i zachować tajemnicę także po zakończeniu współpracy. W postępowaniu antymobbingowym również należy określić role, zakres dostępu oraz obowiązek poufności. Ponadto członek komisji powinien otrzymywać tylko te informacje, które są potrzebne do wykonania jego zadania.

5. Odrębne oznaczenie spraw

Jedna sprawa może mieć wspólny numer główny, ale powinna zawierać oznaczenie trybu, podstawy prawnej, terminu informacji zwrotnej oraz zasad retencji. Dzięki temu system nie zastosuje automatycznie trzyletniego terminu z ustawy o sygnalistach do każdej skargi pracowniczej.

6. Bezpieczne przekazanie

Jeżeli zgłoszenie trafiło niewłaściwym kanałem, nie należy odsyłać pracownika z poleceniem ponownego opisania całej sprawy. Lepiej przekazać informację do właściwego zespołu w kontrolowany sposób, po sprawdzeniu podstawy, zakresu danych i uprawnień odbiorcy. Jednocześnie zgłaszający powinien otrzymać jasną informację o dalszym trybie.

Jak przeprowadzić postępowanie wyjaśniające?

Procedura powinna opisywać przebieg sprawy, ale nie może z góry przesądzać wyniku. W praktyce bezpieczny model obejmuje następujące etapy.

Rejestracja i ocena pilności

Najpierw trzeba zabezpieczyć zgłoszenie, potwierdzić jego wpływ, ocenić ryzyko dalszych zachowań oraz sprawdzić, czy potrzebne są natychmiastowe środki ochronne. Jeżeli występuje ryzyko dla zdrowia, bezpieczeństwa albo materiału dowodowego, reakcja nie może czekać na powołanie pełnej komisji.

Ustalenie zakresu i zespołu

Następnie należy zdefiniować zarzuty, okres, osoby i źródła dowodowe. Skład zespołu powinien zapewniać bezstronność, kompetencje oraz brak zależności służbowej od osób objętych sprawą. Ponadto procedura powinna pozwalać na wyłączenie członka zespołu w razie konfliktu interesów.

Środki tymczasowe

Pracodawca może rozważyć zmianę sposobu raportowania, czasowe oddzielenie stron, zabezpieczenie komunikacji, pracę zdalną albo inne proporcjonalne rozwiązanie. Nie wolno jednak automatycznie przenosić zgłaszającego na gorsze stanowisko, ponieważ taki środek może sam stać się odwetem.

Zbieranie dowodów

Zespół powinien pozyskać tylko materiały związane ze sprawą. Mogą to być wiadomości, dokumenty, logi systemowe, oceny pracy, harmonogramy i relacje świadków. Jednocześnie nie należy kopiować całych skrzynek pocztowych ani prywatnych rozmów, jeżeli wystarczy węższy zakres danych.

Rozmowy z uczestnikami

Każda osoba powinna znać swoją rolę, zasady poufności oraz sposób wykorzystania informacji. Osoba, której dotyczą zarzuty, musi mieć realną możliwość odniesienia się do faktów. Natomiast zgłaszającemu nie należy obiecywać absolutnej anonimowości, jeżeli charakter sprawy może wymagać ujawnienia części okoliczności dla zapewnienia prawa do obrony.

Ocena i wnioski

Raport powinien oddzielać ustalone fakty, twierdzenia stron, ocenę dowodów i rekomendacje. Co więcej, brak podstaw do stwierdzenia mobbingu nie oznacza automatycznie, że wszystkie zachowania były prawidłowe. Zespół powinien wskazać również naruszenia godności, dyskryminację, molestowanie, błędy zarządcze lub nieprawidłową komunikację.

Działania naprawcze i monitoring

Na końcu pracodawca podejmuje decyzje organizacyjne, kadrowe, szkoleniowe lub dyscyplinarne. Następnie powinien sprawdzić, czy zachowania ustały, czy nie dochodzi do odwetu i czy osoba dotknięta zdarzeniami otrzymała odpowiednie wsparcie.

W szczególnie wrażliwych sprawach pomocne jest zaangażowanie zewnętrznego eksperta, ponieważ ogranicza ryzyko konfliktu interesów i pozwala ujednolicić standard dokumentowania ustaleń.

Mobbing a RODO. Jakie dane trafiają do postępowania?

Postępowanie antymobbingowe prawie zawsze wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Zgłoszenie może zawierać imiona, stanowiska, oceny pracy, informacje o relacjach w zespole, korespondencję oraz dane świadków. Ponadto często pojawiają się dane szczególnej kategorii, zwłaszcza informacje o zdrowiu psychicznym, zwolnieniach lekarskich, niepełnosprawności, przynależności związkowej, przekonaniach albo życiu seksualnym.

Podstawą przetwarzania zwykłych danych będzie najczęściej art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami pracodawcy wynikającymi z Kodeksu pracy. W zależności od celu i etapu może wystąpić także prawnie uzasadniony interes związany z ochroną praw, prowadzeniem postępowania i obroną przed roszczeniami.

W przypadku danych szczególnej kategorii sama podstawa z art. 6 RODO nie wystarczy. Trzeba dodatkowo wskazać przesłankę z art. 9 ust. 2 RODO. W praktyce może nią być niezbędność przetwarzania do wykonywania obowiązków i szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wybór powinien odpowiadać rzeczywistemu celowi, a nie stanowić ogólnej formuły wpisanej do każdego dokumentu.

Zgoda pracownika zasadniczo nie jest właściwą podstawą dla podstawowych czynności wyjaśniających. W relacji zatrudnienia trudno bowiem wykazać pełną dobrowolność, a ponadto wycofanie zgody mogłoby uniemożliwić pracodawcy wykonanie obowiązku prawnego.

Ocena procesu może zostać przeprowadzona w ramach audytu RODO, obejmującego kanały zgłoszeń, upoważnienia, rejestry, systemy informatyczne, klauzule i retencję.

Zasady ochrony danych w postępowaniu antymobbingowym

Minimalizacja danych

Formularz nie powinien zachęcać do przesyłania pełnej dokumentacji medycznej, prywatnych zdjęć ani całych archiwów korespondencji. Najpierw należy zebrać opis zdarzeń, a następnie poprosić o konkretne dowody potrzebne do weryfikacji.

W przypadku zgłoszeń objętych ustawą o ochronie sygnalistów dane przypadkowo zebrane i niemające znaczenia dla sprawy należy usunąć w terminie 14 dni od ustalenia ich nieprzydatności.

Poufność, a nie automatyczna anonimowość

Poufność oznacza ograniczenie dostępu do osób upoważnionych. Nie oznacza natomiast, że nikt nigdy nie pozna tożsamości uczestników. Ustawa o sygnalistach szczególnie chroni tożsamość sygnalisty oraz źródło danych. Natomiast w zwykłym postępowaniu antymobbingowym zakres możliwej anonimowości zależy od okoliczności i obowiązku zapewnienia osobie obwinionej możliwości odniesienia się do zarzutów.

Dlatego procedura powinna uczciwie wyjaśniać granice poufności. Fałszywa obietnica pełnej anonimowości może podważyć zaufanie i utrudnić rzetelne wyjaśnienie sprawy.

Ograniczenie dostępów

Akta nie powinny znajdować się na ogólnym dysku HR ani w skrzynce obsługiwanej przez sekretariat. Dostęp należy nadać imiennie, zgodnie z rolą. Ponadto system powinien rejestrować operacje na plikach, a wydruki powinny być przechowywane w zamkniętym miejscu.

Obowiązek informacyjny

Administrator powinien przygotować informacje dla zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, świadków i innych uczestników. W przypadku danych pozyskanych niebezpośrednio zastosowanie ma art. 14 RODO. Jednocześnie ustawa o ochronie sygnalistów wyłącza obowiązek podania osobie, której dotyczy zgłoszenie, informacji o źródle danych, jeżeli sygnalista spełnia warunki ochrony i nie zgodził się na ujawnienie swojej tożsamości.

Bezpieczeństwo dostawców

Jeżeli firma korzysta z platformy zgłoszeniowej albo zewnętrznego podmiotu przyjmującego zgłoszenia, powinna ocenić dostawcę, zawrzeć odpowiednią umowę, ustalić lokalizację danych, podwykonawców, zasady usuwania oraz sposób reagowania na incydenty. Samo oznaczenie narzędzia jako „whistleblowing” nie potwierdza zgodności z RODO.

Jeżeli proces wymaga przebudowy, pomocne może być wdrożenie RODO obejmujące dokumentację, uprawnienia i zabezpieczenia techniczne.

Jak długo przechowywać dokumentację?

Nie istnieje jeden termin właściwy dla wszystkich informacji o mobbingu. Dlatego najpierw trzeba zakwalifikować sprawę i cel dalszego przechowywania.

Rodzaj dokumentacji	Rekomendowane podejście
Zgłoszenie objęte ustawą o ochronie sygnalistów	Dane i dokumenty są przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych	Obowiązuje analogiczny ustawowy termin 3 lat po zakończeniu właściwego roku kalendarzowego
Skarga antymobbingowa poza procedurą sygnalistów	Termin wynika z celu postępowania, obowiązków pracodawcy i okresu potrzebnego do ochrony przed roszczeniami
Dokumentacja postępowania sądowego lub przygotowawczego	Nie należy usuwać jej według automatycznej reguły, jeżeli stanowi część trwającego postępowania
Materiały przypadkowe bez znaczenia dla zgłoszenia sygnalisty	Należy je usunąć w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy
Raporty statystyczne i informacje o trendach	W miarę możliwości należy je anonimizować i przechowywać oddzielnie od akt konkretnych osób

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po trzech latach. Nie oznacza to jednak, że każdą teczkę można bez analizy przechowywać dokładnie przez trzy lata albo usunąć w tym terminie. Postępowanie sądowe, trwające działania naprawcze, rodzaj dokumentu i odrębne obowiązki mogą uzasadniać inny okres. Dlatego organizacja powinna przygotować tabelę retencji, która rozdziela zgłoszenie, dowody, raport, decyzje kadrowe, rejestr i dokumentację sporu.

Jak chronić przed działaniami odwetowymi?

Ochrona nie może kończyć się na zakazie zwolnienia. Działaniem odwetowym może być również pominięcie przy awansie, obniżenie wynagrodzenia, odebranie zadań, negatywna ocena, zmiana grafiku, izolowanie, zastraszanie albo nieuzasadnione kierowanie na badania.

Ponadto nowelizacja Kodeksu pracy wzmacnia ochronę osoby korzystającej z uprawnień wynikających z prawa pracy oraz pracownika, który udzielił jej wsparcia. Jednocześnie ustawa o ochronie sygnalistów chroni sygnalistę, osobę pomagającą i osobę powiązaną, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.

W praktyce firma powinna:

• oznaczyć osoby objęte ochroną bez ujawniania tego szerszemu gronu;
• sprawdzać zmiany warunków pracy, ocen, premii i zakresu zadań;
• wymagać uzasadnienia decyzji kadrowych podejmowanych wobec uczestników sprawy;
• zapewnić alternatywny kontakt, gdy przełożony jest objęty zarzutami;
• reagować na izolowanie świadków i osoby wspierającej;
• dokumentować środki ochronne oraz okres ich stosowania;
• po zakończeniu sprawy prowadzić ograniczony monitoring sytuacji.

Co ważne, ochrona zgłaszającego nie oznacza automatycznego uznania zarzutów za prawdziwe. Jednocześnie brak potwierdzenia mobbingu nie oznacza, że zgłoszenie było świadomie fałszywe. Działania wobec zgłaszającego można rozważać dopiero wtedy, gdy materiał wskazuje, że osoba wiedziała o nieprawdziwości przekazanych informacji, a nie tylko dlatego, że nie udało się zebrać wystarczających dowodów.

Szkolenia po zmianie przepisów

Nowa ustawa wymaga określenia częstotliwości działań prewencyjnych. Nie wskazuje jednak jednej obowiązkowej liczby szkoleń w roku. Dlatego organizacja powinna dobrać cykl do skali, rotacji, struktury zarządzania i rozpoznanych ryzyk.

Szkolenie ogólne powinno wyjaśniać definicję mobbingu, dostępne kanały, zakaz odwetu i granice poufności. Natomiast managerowie potrzebują dodatkowej wiedzy o udzielaniu informacji zwrotnej, prowadzeniu rozmów korygujących, dokumentowaniu ocen i reagowaniu na konflikty. Osobnego przygotowania wymagają członkowie komisji, HR, compliance oraz IOD.

W rezultacie dokumentacja szkolenia powinna obejmować program, datę, grupę uczestników, materiały, osobę prowadzącą oraz potwierdzenie udziału. Sama lista obecności jest słabszym dowodem niż dokument pokazujący, czego uczestnicy się nauczyli i jak treść odpowiadała ich obowiązkom. Praktyczne przygotowanie zespołu może zostać zrealizowane w ramach szkolenia RODO, rozszerzonego o poufność i bezpieczeństwo postępowań wewnętrznych.

Checklista wdrożenia nowych przepisów antymobbingowych

Etap	Czynność	Odpowiedzialny	Dowód wykonania
Inwentaryzacja	Przegląd regulaminu pracy, procedury sygnalistów, kodeksu etyki i RODO	HR, prawny, compliance, IOD	Raport luk
Ryzyko	Identyfikacja zespołów, procesów i zachowań zwiększających ryzyko	HR i managerowie	Mapa ryzyka
Model	Wybór jednego lub kilku kanałów i zasad kwalifikacji	Zarząd, HR, compliance	Schemat obsługi zgłoszeń
Dokument	Opracowanie reguł, procedur i częstotliwości działań	HR i dział prawny	Projekt regulaminu
Konsultacje	Uzgodnienie dokumentu ze związkami lub przedstawicielami	Pracodawca	Protokół uzgodnień
Role	Wskazanie osób przyjmujących, wyjaśniających i decyzyjnych	Zarząd	Matryca odpowiedzialności
Konflikty	Przygotowanie ścieżki zastępczej dla zgłoszeń dotyczących osób funkcyjnych	Zarząd lub rada nadzorcza	Zasady wyłączeń
RODO	Ustalenie podstaw, klauzul, retencji i praw osób	Administrator i IOD	Analiza RODO
Dostępy	Nadanie pisemnych upoważnień i konfiguracja systemu	HR, compliance, IT	Upoważnienia i lista dostępów
Postępowanie	Przygotowanie wzorów planu, protokołu, raportu i decyzji	Zespół wyjaśniający	Pakiet dokumentów
Ochrona	Ustalenie środków tymczasowych i monitoringu odwetu	HR i przełożeni wyższego szczebla	Rejestr działań ochronnych
Szkolenia	Przeszkolenie pracowników, managerów i członków komisji	HR i compliance	Programy i potwierdzenia
Komunikacja	Podanie regulaminu do wiadomości i wyjaśnienie kanałów	HR	Komunikat i dowód publikacji
Test	Przeprowadzenie ćwiczenia na przykładowym zgłoszeniu	Właściciel procesu	Protokół testu
Przegląd	Okresowa ocena skuteczności i aktualizacja dokumentów	Zarząd, HR, IOD	Raport okresowy

Najczęstsze błędy pracodawców

Przeklejenie definicji do starej procedury

Firma zmienia jeden paragraf, ale nie aktualizuje zakresu zgłoszeń, środków ochronnych, ról, retencji i zasad oceny pojedynczych incydentów.

Jedna skrzynka dostępna dla całego HR

Poufne zgłoszenia trafiają do osób, które nie uczestniczą w postępowaniu. Ponadto brakuje ścieżki zastępczej, gdy zarzut dotyczy dyrektora HR.

Automatyczne uznanie każdego zgłaszającego za sygnalistę

Organizacja nie sprawdza zakresu ustawy, treści swojej procedury ani warunków ochrony. W rezultacie stosuje błędne terminy i zasady dokumentowania.

Automatyczne wyłączenie mobbingu z kanału sygnalistów

Procedura nie została rozszerzona o standardy wewnętrzne, a pracownik nie otrzymuje informacji o właściwym trybie. Co gorsza, zgłoszenie może opisywać mobbing jako odwet po wcześniejszej sygnalizacji.

Obietnica pełnej anonimowości

Pracownik słyszy, że jego tożsamość nigdy nie zostanie ujawniona, chociaż rzetelne zbadanie faktów może wymagać przedstawienia osobie obwinionej konkretnych okoliczności.

Brak wysłuchania osoby, której dotyczą zarzuty

Komisja opiera się tylko na zgłoszeniu i nie zapewnia możliwości przedstawienia wyjaśnień. Takie postępowanie jest nierzetelne i może prowadzić do błędnych decyzji.

Przechowywanie wszystkiego bezterminowo

Akta, nagrania i kopie korespondencji pozostają w kilku miejscach. Jednocześnie nikt nie wie, który termin retencji dotyczy konkretnego dokumentu.

Jedno szkolenie dla wszystkich

Pracownicy, managerowie i członkowie komisji otrzymują identyczną prezentację. W rezultacie osoby odpowiedzialne za reakcję nie potrafią zakwalifikować zgłoszenia ani zabezpieczyć danych.

Podsumowanie

Nowe przepisy antymobbingowe 2026 wymagają od pracodawcy realnego i systematycznego działania. Od 5 listopada 2026 roku mobbing będzie definiowany jako uporczywe nękanie pracownika, a obowiązek przeciwdziałania obejmie prewencję, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników muszą ponadto określić reguły, procedury i częstotliwość działań w odpowiednim regulaminie. Termin na dostosowanie dokumentów upłynie 5 maja 2027 roku. Nie warto jednak czekać, ponieważ przygotowanie projektu, konsultacje, konfiguracja kanałów i szkolenia wymagają czasu.

Procedurę antymobbingową można połączyć z kanałem dla sygnalistów, ale nie należy utożsamiać obu trybów. Najbezpieczniejszy model zapewnia prosty punkt wejścia, a następnie kwalifikuje sprawę i stosuje właściwe zasady poufności, ochrony przed odwetem, terminów oraz retencji.

Wreszcie RODO powinno być elementem projektu od początku. Zgłoszenia dotyczą bowiem nie tylko osoby skarżącej i obwinionej, lecz także świadków, osób wspierających i członków zespołu. Dlatego potrzebne są ograniczone dostępy, właściwe podstawy prawne, przejrzyste informacje, bezpieczne narzędzia i udokumentowane terminy usuwania danych.

FAQ

Źródła

1. ELI – Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. 2026 poz. 1046.
2. ELI – Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928.
3. EUR-Lex – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
4. Państwowa Inspekcja Pracy – Sygnaliści a ochrona danych osobowych.