Kserowanie dowodu osobistego to czynność, która wielu z nas wydaje się zupełnie codzienna – w banku, u operatora komórkowego, a nawet w wypożyczalni sprzętu sportowego. Ale czy każda z tych sytuacji jest zgodna z prawem? I co zrobić, gdy masz wątpliwości? W tym artykule wyjaśniamy, kiedy kopiowanie dowodu osobistego jest legalne, kiedy nie, oraz jakie prawa Ci przysługują jako obywatelowi
Kiedy kopiowanie dowodu osobistego jest dozwolone?
Choć wielu z nas podchodzi do tego z nieufnością – kserowanie dowodu osobistego w niektórych sytuacjach jest w pełni zgodne z prawem i uzasadnione przepisami. Kluczowe znaczenie ma tutaj podstawa prawna oraz cel, w jakim dane z dokumentu tożsamości mają być przetwarzane. Nie każda firma może sobie ot tak zażądać kopii dowodu – musi mieć ku temu konkretne uprawnienia.
Najczęściej spotykane przypadki zgodnego z prawem kserowania dowodu osobistego to:
- Zakładanie konta w banku lub SKOK-u – instytucje finansowe są zobowiązane do dokładnego potwierdzenia tożsamości klienta na mocy przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). W tym celu mogą sporządzić kopię dowodu osobistego.
- Zaciąganie kredytu lub pożyczki – banki, firmy pożyczkowe oraz inne instytucje finansowe również mają prawo kserować dowód osobisty w celu oceny zdolności kredytowej i weryfikacji tożsamości.
- Zawarcie umowy z operatorem telekomunikacyjnym – podczas podpisywania umowy na telefon czy internet, operator może wymagać kopii dowodu w celu potwierdzenia danych abonenta.
- Najem pojazdu lub sprzętu specjalistycznego – w przypadku wypożyczalni samochodów, hulajnóg elektrycznych, sprzętu budowlanego czy sportowego, firmy mogą kserować dowód, by zabezpieczyć się przed oszustwami i stratami materialnymi.
- Rekrutacja i zatrudnienie – pracodawca może sporządzić kopię dowodu osobistego pracownika, ale wyłącznie w zakresie niezbędnym do celów kadrowych i ewidencyjnych, np. potwierdzenia wieku i obywatelstwa.
- Rejestracja w systemie opieki zdrowotnej – placówki medyczne mogą prosić o dane z dowodu w celu potwierdzenia uprawnień pacjenta, np. do korzystania z NFZ. Kserowanie może być uzasadnione, o ile nie narusza zasady minimalizacji danych.
W każdym z powyższych przypadków firma lub instytucja powinna poinformować Cię, na jakiej podstawie prawnej dochodzi do kserowania dowodu osobistego, w jakim celu będą przetwarzane Twoje dane i przez jaki czas będą przechowywane. Zgodnie z RODO masz prawo uzyskać te informacje w sposób jasny i zrozumiały.
Ważne też, by pamiętać, że nawet jeśli kserowanie jest dozwolone, nie oznacza to zgody na kopiowanie wszystkich danych. Coraz częściej praktykuje się maskowanie części informacji, takich jak numer PESEL, jeśli nie jest on niezbędny do realizacji celu.
Kiedy NIE wolno kopiować dowodu osobistego?
W wielu przypadkach pracownik firmy czy instytucji żąda kopii „na wszelki wypadek”, co jest niedopuszczalne. Niedozwolone jest kopiowanie dowodu osobistego bez konkretnego powodu i podstawy prawnej, zwłaszcza jeśli dokument zawiera dane, które nie są niezbędne – jak numer PESEL czy imiona rodziców. Zgodnie z RODO, przetwarzanie danych musi być ograniczone do minimum. Bez uzasadnionej podstawy takie działanie może być naruszeniem prawa.
Co możesz zrobić, gdy ktoś chce skopiować Twój dowód?
Nie każda prośba o kserowanie dowodu osobistego jest uzasadniona. Jako obywatel masz konkretne prawa, których możesz – i powinieneś – dochodzić, jeśli masz wątpliwości co do legalności działań danej instytucji czy firmy. Pamiętaj, że dane osobowe zawarte w dowodzie tożsamości są chronione prawem, a ich kopiowanie nie może odbywać się na zasadzie „bo tak się u nas robi”.
Zapytaj o podstawę prawną
Jeśli ktoś chce skopiować Twój dowód, masz pełne prawo zapytać:
- Na jakiej podstawie prawnej żądana jest kopia?
- W jakim celu mają być przetwarzane dane z dokumentu?
- Kto będzie administratorem danych i jak długo będą one przechowywane?
Zgodnie z RODO, każda osoba, której dane są przetwarzane, musi otrzymać jasną i rzetelną informację o tym, co się z tymi danymi stanie. Jeśli instytucja nie jest w stanie udzielić takiej informacji, powinnaś/powinieneś traktować to jako poważny sygnał ostrzegawczy.
Żądaj ograniczenia przetwarzania danych
Nawet jeśli kserowanie dowodu osobistego jest uzasadnione, możesz domagać się zasłonięcia części danych, które nie są konieczne do realizacji celu. Przykładowo:
- Numer PESEL – często nie jest potrzebny, a jego ujawnienie może zwiększyć ryzyko kradzieży tożsamości.
- Imiona rodziców czy miejsce urodzenia – również nie zawsze są niezbędne.
- Zdjęcie – jeśli weryfikacja tożsamości odbyła się już na miejscu, zdjęcie może nie być wymagane w dalszym przetwarzaniu.
Możesz poprosić o zakreślenie tych danych na kopii lub sporządzenie odpisu dokumentu zamiast bezpośredniej kopii.
Masz prawo odmówić
Jeśli nie otrzymasz jednoznacznej podstawy prawnej lub jeśli uważasz, że Twoje dane są zbędnie przetwarzane – masz prawo odmówić zgody na kserowanie dowodu osobistego. Nikt nie może Cię do tego zmusić pod groźbą odmowy obsługi, o ile przepisy nie przewidują obowiązku weryfikacji tożsamości w określony sposób.
Zgłoś naruszenie do UODO
W sytuacji, gdy uważasz, że Twoje dane osobowe zostały skopiowane bezprawnie, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). To instytucja, która stoi na straży przestrzegania przepisów RODO w Polsce. Skargę możesz złożyć osobiście, listownie lub online – warto jednak przedtem skonsultować się z prawnikiem, który pomoże ją właściwie przygotować i ocenić, czy doszło do naruszenia.
Zasięgnij porady prawnika
W przypadku konfliktu z firmą lub instytucją, która żąda skopiowania dowodu osobistego bez wyraźnej podstawy, warto skorzystać z pomocy prawnika. Biuro Porad Prawnych Zacharski może pomóc Ci ustalić, czy dane zostały przetworzone zgodnie z prawem, przygotować odpowiednie pisma oraz – jeśli zajdzie taka potrzeba – reprezentować Cię przed UODO lub w postępowaniu cywilnym.
Jakie ryzyko niesie kopiowanie dowodu osobistego?
Nieuprawnione kopiowanie dokumentu tożsamości może prowadzić do kradzieży tożsamości i wykorzystania Twoich danych w sposób, o którym nawet nie wiesz – np. do zaciągnięcia kredytu na Twoje nazwisko. Dlatego każdorazowo warto zachować czujność. Jeśli masz podejrzenia, że Twoje dane mogły zostać wykorzystane niezgodnie z prawem, jak najszybciej skontaktuj się z kancelarią prawną.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika?
Jeśli czujesz, że ktoś naruszył Twoje prawa, masz wątpliwości co do legalności kopiowania Twojego dowodu lub chcesz złożyć skargę – Biuro Porad Prawnych Zacharski służy pomocą. Nasz zespół specjalistów zajmuje się ochroną danych osobowych, reprezentacją przed UODO oraz pomocą w sporach z firmami i instytucjami, które nieprawidłowo przetwarzają Twoje dane. Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zadbać o Twoją prywatność i bezpieczeństwo.
Masz wątpliwości, czy instytucja miała prawo skopiować Twój dowód? A może Twoje dane trafiły w niepowołane ręce? Nie czekaj – skonsultuj swoją sprawę z prawnikiem. Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia Biura Porad Prawnych Zacharski. Zadzwoń, napisz lub odwiedź naszą stronę – Twoje bezpieczeństwo jest dla nas priorytetem.
