Naruszenia ochrony danych osobowych stanową realne zagrożeniem dla firm i instytucji. Odpowiednie reagowanie na incydenty to nie tylko obowiązek prawny, ale i sposób na ochronę wizerunku organizacji. Z tego poradnika dowiesz się, jak zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych oraz jak zgłosić naruszenie do UODO zgodnie z aktualnymi wytycznymi.
Czym jest naruszenie ochrony danych osobowych?
Naruszenie ochrony danych osobowych to każde zdarzenie skutkujące nieuprawnionym zniszczeniem, utratą, modyfikacją, ujawnieniem lub dostępem do danych osobowych. Zdarzenie takie może wynikać zarówno z błędu ludzkiego, awarii technicznej, jak i ataku cyberprzestępców.
Przykłady naruszeń:
- Wysłanie e-maila z danymi osobowymi do niewłaściwego odbiorcy.
- Kradzież laptopa z niezabezpieczonymi danymi klientów.
- Utrata bazy danych na skutek awarii serwera bez kopii zapasowej.
Kiedy i jak zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych?
RODO nakłada na administratora obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli istnieje ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.
Kiedy zgłosić naruszenie?
Zgłoszenia należy dokonać bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jeżeli zgłoszenie nie nastąpi w tym terminie, należy podać uzasadnienie opóźnienia.
Jak zgłosić naruszenie do UODO?
- Wypełnij formularz zgłoszeniowy: UODO udostępnia dedykowany formularz online lub PDF dostępny na stronie uodo.gov.pl.
- Przygotuj wymagane informacje:
- charakter naruszenia,
- kategorie i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą,
- kategorie i przybliżona liczba rekordów danych osobowych,
- możliwe konsekwencje naruszenia,
- środki zastosowane lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu.
- Złóż zgłoszenie elektronicznie lub pisemnie:
- poprzez ePUAP,
- osobiście w siedzibie UODO,
- pocztą tradycyjną.
- Pamiętaj o dokumentacji: Każde naruszenie, niezależnie od tego, czy zostało zgłoszone do UODO, powinno być dokumentowane wewnętrznie.
Jakie informacje zawrzeć w zgłoszeniu?
W zgłoszeniu powinny się znaleźć:
- Dane kontaktowe administratora lub Inspektora Ochrony Danych (IOD),
- Opis naruszenia,
- Kategorie danych osobowych,
- Ocena ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych,
- Środki zaradcze podjęte lub planowane.
Jak zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych wewnątrz organizacji?
Po wykryciu naruszenia należy:
- Zgłosić incydent wewnętrznie: pracownik powinien niezwłocznie poinformować Inspektora Ochrony Danych lub osobę odpowiedzialną za ochronę danych.
- Ocenić skalę naruszenia: sprawdzić, jakie dane wyciekły, ilu osób dotyczy naruszenie i jakie mogą być skutki.
- Opracować raport naruszenia: zawierający szczegółowe informacje, które będą podstawą do decyzji o zgłoszeniu naruszenia do UODO.
- Zabezpieczyć dowody: logi systemowe, e-maile, dokumenty związane z incydentem.
Sankcje za brak zgłoszenia naruszenia
Brak zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych może skutkować nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej do 10 milionów euro lub 2% rocznego światowego obrotu firmy, zgodnie z art. 83 RODO.
Jak zgłosić naruszenie do UODO? Najczęstsze błędy
- Zbyt późne zgłoszenie (przekroczenie 72 godzin).
- Niedostateczne opisanie naruszenia i ryzyk.
- Brak informacji o środkach zaradczych.
- Brak kontaktu do Inspektora Ochrony Danych.
Podsumowanie
Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych to obowiązek prawny i element budowania zaufania do organizacji. Wiedza o tym, jak zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych oraz jak zgłosić naruszenie do UODO, jest kluczowa w zarządzaniu incydentami i ochronie interesów osób, których dane przetwarzamy.
Pamiętaj: lepiej zgłosić naruszenie i wykazać się należytą starannością niż ryzykować wysokimi karami i utratą reputacji.
Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak przygotować organizację na ewentualne naruszenia? Skontaktuj się z nami lub sprawdź aktualne wytyczne UODO.
| Redakcja BPPZ.pl
Przeczytaj także:
