Czym jest pseudonimizacja i jakie ma znaczenie w kontekście RODO?

Pseudonimizacja to jedno z kluczowych narzędzi ochrony danych osobowych, które znajduje wyraźne miejsce w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO). Choć często mylona z anonimizacją, ma zupełnie inne znaczenie prawne i praktyczne. Wyjaśniamy, czym jest pseudonimizacja zgodnie z RODO, jakie są jej zastosowania, na czym polega różnica między pseudonimizacją a anonimizacją oraz jakie obowiązki nakłada na administratorów danych. Odnosimy się także do wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) oraz praktyki Prezesa UODO.

Pseudonimizacja – definicja według RODO

Zgodnie z art. 4 pkt 5 RODO, „pseudonimizacja” oznacza przetwarzanie danych osobowych w taki sposób, aby nie można ich było już przypisać konkretnej osobie, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji, pod warunkiem że takie dodatkowe informacje są przechowywane oddzielnie i podlegają środkom technicznym i organizacyjnym uniemożliwiającym ich powiązanie z osobą fizyczną.

W praktyce pseudonimizacja polega np. na zastąpieniu imienia i nazwiska osoby numerem ID, który może zostać powiązany z daną osobą tylko przy użyciu osobnej tabeli odwzorowań (np. bazy powiązań).

To istotne: dane pseudonimizowane nadal są danymi osobowymi w rozumieniu RODO – nie są uznawane za w pełni zanonimizowane. Oznacza to, że wszystkie obowiązki wynikające z RODO nadal się do nich stosują.

Pseudonimizacja a anonimizacja – jakie są kluczowe różnice?

Choć pseudonimizacja i anonimizacja często są mylone, różnice między nimi są zasadnicze:

Anonimizacja jest procesem nieodwracalnym – jeśli zostanie wykonana skutecznie, dane przestają być danymi osobowymi, a RODO nie ma do nich zastosowania. W przypadku pseudonimizacji mamy do czynienia z zabezpieczeniem danych, które jednak może być cofnięte (np. w celu identyfikacji danej osoby, gdy jest to prawnie uzasadnione).

Pseudonimizacja – w jakich celach ją się stosuje?

Pseudonimizacja pełni w ochronie danych osobowych bardzo istotną funkcję – nie tylko jako techniczny środek bezpieczeństwa, ale również jako element wspierający zgodność z podstawowymi zasadami przetwarzania określonymi w RODO. Choć nie eliminuje całkowicie możliwości identyfikacji osoby, znacząco utrudnia takie powiązanie i zmniejsza ryzyko negatywnych skutków ewentualnych naruszeń.

Najważniejsze cele stosowania pseudonimizacji

Zwiększenie bezpieczeństwa danych

Pseudonimizacja redukuje ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych osobowych. Nawet jeśli dane zostaną ujawnione lub przypadkowo udostępnione osobom trzecim (np. w wyniku incydentu lub ataku hakerskiego), brak bezpośredniego powiązania z konkretnymi osobami sprawia, że dane są trudniejsze do wykorzystania. To kluczowy powód, dla którego pseudonimizacja jest wymieniana w art. 32 RODO jako jeden z zalecanych środków zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania.

Spełnienie zasady minimalizacji danych

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c RODO, dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów przetwarzania. Pseudonimizacja umożliwia realizację tej zasady w praktyce – pozwala korzystać z danych operacyjnie, ale bez przetwarzania informacji umożliwiających bezpośrednią identyfikację, jeśli nie jest to konieczne na danym etapie.

Przykład: Pracownicy działu analiz mogą korzystać z danych pseudonimizowanych (np. danych klientów oznaczonych kodami), podczas gdy pełne dane identyfikacyjne pozostają dostępne wyłącznie dla działu obsługi klienta.

Realizacja zasady „privacy by design”

Pseudonimizacja stanowi jeden z podstawowych mechanizmów wdrażania tzw. ochrony danych w fazie projektowania i domyślnie (art. 25 RODO – privacy by design & by default). Oznacza to, że administrator powinien przewidzieć stosowanie tego typu rozwiązań już na etapie tworzenia systemu, aplikacji czy procedury, a nie dopiero po wystąpieniu problemu.

Przykład: Systemy CRM lub bazy danych klientów powinny umożliwiać pseudonimizację danych użytkowników tam, gdzie nie jest konieczna ich identyfikacja.

Przetwarzanie danych do celów badawczych i statystycznych

Zarówno RODO, jak i przepisy krajowe dopuszczają przetwarzanie danych osobowych do celów badań naukowych, historycznych i statystycznych, pod warunkiem zastosowania odpowiednich zabezpieczeń, w tym właśnie pseudonimizacji (por. motyw 156 i art. 89 RODO).

Przykład: W badaniach klinicznych pacjenci są często oznaczani unikalnymi identyfikatorami zamiast imion i nazwisk – dane te są pseudonimizowane, co umożliwia analizę medyczną bez ujawniania tożsamości pacjenta badaczom.

Ograniczenie dostępu wewnętrznego (kontrola ról i uprawnień)

Pseudonimizacja może być też stosowana jako narzędzie wewnętrznej kontroli dostępu – osoby przetwarzające dane na określonych etapach nie muszą mieć dostępu do pełnych danych osobowych, wystarczy dostęp do danych z pseudonimami.

Przykład: W organizacji dane pracowników mogą być pseudonimizowane w dokumentach trafiających do działu analiz, natomiast dział kadr ma dostęp do pełnych danych umożliwiających identyfikację.

Ograniczenie skutków naruszeń ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych (np. wycieku danych), zastosowanie pseudonimizacji może zmniejszyć skalę obowiązków administratora. Jeśli dane zostały skutecznie pseudonimizowane, a osoba trzecia nie ma dostępu do informacji pozwalających na identyfikację, administrator może – w określonych przypadkach – nie mieć obowiązku powiadamiania osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 34 ust. 3 lit. a RODO.

Zgodność z normami branżowymi i standardami ISO

Pseudonimizacja jest także rekomendowana w międzynarodowych normach, takich jak ISO/IEC 27001 czy ISO/IEC 27701, jako jeden z elementów wspierających systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Dla organizacji certyfikujących się zgodnie z tymi standardami pseudonimizacja jest często wymagana jako dobra praktyka.

Dane pseudonimizowane to nadal dane osobowe

Zgodnie z interpretacją RODO i wytycznymi EROD, dane pseudonimizowane nie tracą statusu danych osobowych. Oznacza to, że:

• muszą być przetwarzane zgodnie z jedną z podstaw prawnych z art. 6 RODO,
• podlegają obowiązkom informacyjnym (art. 13 i 14),
• osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu itp.

To bardzo ważne z punktu widzenia administratorów – pseudonimizacja nie zwalnia z obowiązków RODO, ale może być uznana za środek bezpieczeństwa minimalizujący ryzyko i wpływ ewentualnych naruszeń.

Obowiązki administratora danych przy stosowaniu pseudonimizacji

Administratorzy, którzy stosują pseudonimizację, powinni przestrzegać kilku istotnych zasad i obowiązków:

• oddzielenie danych- informacje umożliwiające ponowną identyfikację (np. klucz pseudonimu) muszą być przechowywane oddzielnie od pseudonimizowanych danych. Dostęp do obu części może mieć tylko wąska grupa upoważnionych osób.
• środki techniczne i organizacyjne – należy zastosować odpowiednie zabezpieczenia techniczne (np. szyfrowanie, kontrola dostępu) oraz organizacyjne (np. polityki dostępu, logowanie czynności). Pseudonimizacja jest skuteczna tylko wtedy, gdy powiązanie danych z osobą fizyczną jest realnie utrudnione.
• Dokumentacja – zastosowanie pseudonimizacji powinno być odnotowane w dokumentacji, np. w rejestrze czynności przetwarzania (art. 30 RODO) lub w ocenie skutków dla ochrony danych (DPIA), jeśli jest ona wymagana. Należy również udokumentować proces pseudonimizacji – w jaki sposób został wdrożony i jakie środki bezpieczeństwa towarzyszą jego stosowaniu.
• szkolenia i upoważnienia – osoby mające dostęp do danych powinny być odpowiednio przeszkolone i posiadać stosowne upoważnienia. Dotyczy to zarówno danych pseudonimizowanych, jak i klucza umożliwiającego ich powiązanie z tożsamością.
• zasada minimalizacji i celowości – pseudonimizacja powinna być stosowana zgodnie z zasadami minimalizacji danych i ograniczenia celu. Nawet jeśli dane są pseudonimizowane, nie powinny być przetwarzane „na zapas” – tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest to potrzebne do realizacji konkretnego celu.

Wytyczne EROD i stanowiska UODO

Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) w swoich wytycznych dotyczących zabezpieczenia danych osobowych (np. w kontekście art. 25 RODO – ochrona danych w fazie projektowania) wskazuje pseudonimizację jako dobrą praktykę i rekomendowane rozwiązanie. Podkreśla jednak, że skuteczność pseudonimizacji zależy od kontekstu – rodzaju danych, sposobu ich przetwarzania i przyjętych zabezpieczeń.

Prezes UODO również wskazuje pseudonimizację jako korzystne narzędzie zwiększające poziom ochrony danych, np. w publikacjach poświęconych badaniom klinicznym, przetwarzaniu danych pracowników czy przetwarzaniu danych w chmurze. W decyzjach UODO pseudonimizacja pojawia się często jako element łagodzący ocenę ryzyka lub jako zabezpieczenie, które mogłoby zapobiec naruszeniu.

W jednym z przykładów z praktyki UODO, administrator danych został oceniony łagodniej właśnie dlatego, że dane osobowe, które mogły zostać ujawnione, były wcześniej pseudonimizowane, co znacząco ograniczyło ryzyko identyfikacji osób.

Jak bezpiecznie wdrożyć pseudonimizację i nie pogubić się w przepisach?

Pseudonimizacja jest cennym narzędziem zwiększającym bezpieczeństwo danych osobowych, ale nie jest „sztuczką” pozwalającą uniknąć obowiązków RODO. Aby była skuteczna i zgodna z przepisami, musi być prawidłowo wdrożona, udokumentowana i stosowana w odpowiednim kontekście. Może istotnie ograniczyć ryzyko naruszeń i pomóc administratorowi spełnić wymagania związane z ochroną danych już na etapie projektowania procesów.

Nasze biuro wspiera organizacje w zakresie wdrażania rozwiązań z obszaru ochrony danych osobowych, w tym również pseudonimizacji. Zespół biura pomaga nie tylko w ocenie zasadności i zakresu stosowania pseudonimizacji, ale także w jej odpowiednim zaplanowaniu, ujęciu w dokumentacji RODO oraz integracji z innymi procesami przetwarzania danych. Dzięki temu organizacje mogą w praktyce wykorzystać potencjał tego narzędzia – zgodnie z przepisami, bezpiecznie i z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.