Praca zdalna, szczególnie w dobie dynamicznych zmian gospodarczych i technologicznych, stała się standardem w wielu przedsiębiorstwach. Jednak ten model pracy niesie ze sobą istotne wyzwania związane z ochroną danych osobowych. Zgodność z RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) wymaga, aby przedsiębiorstwa stosowały odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające bezpieczeństwo danych także w warunkach pracy poza siedzibą firmy. Praca zdalna znacząco zwiększa ryzyko naruszeń ochrony danych, dlatego szczególna uwaga powinna być poświęcona dostosowaniu procesów i procedur bezpieczeństwa do nowych warunków.
Wyzwania związane z ochroną danych osobowych przy pracy zdalnej
Praca zdalna, mimo swoich licznych zalet, stawia przed przedsiębiorstwami poważne wyzwania związane z ochroną danych osobowych. Przeniesienie części procesów z firmowych biur do domów pracowników lub innych miejsc poza siedzibą przedsiębiorstwa powoduje, że kontrola nad bezpieczeństwem przetwarzanych danych osobowych staje się trudniejsza.
Przeczytaj także: Praca zdalna od 2023 r.
Każda organizacja, która chce zgodnie z RODO zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych, musi zmierzyć się z szeregiem ryzyk i zagrożeń związanych z pracą zdalną.
- Niezabezpieczone połączenia internetowe
Jednym z najważniejszych zagrożeń związanych z pracą zdalną jest korzystanie z niezabezpieczonych połączeń internetowych. Pracownicy, pracując z domu lub z innych miejsc publicznych, mogą korzystać z niechronionych sieci Wi-Fi, co znacząco zwiększa ryzyko przechwycenia danych osobowych przez nieuprawnione osoby trzecie. Publiczne sieci, takie jak te dostępne w kawiarniach, hotelach czy lotniskach, są szczególnie podatne na ataki typu „man-in-the-middle”, w których cyberprzestępcy mogą przechwycić i manipulować danymi przesyłanymi przez sieć.
Aby zminimalizować to ryzyko, pracodawcy powinni wdrażać obowiązek korzystania z bezpiecznych, szyfrowanych połączeń (np. poprzez VPN) oraz regularnie edukować pracowników na temat zagrożeń związanych z korzystaniem z niezabezpieczonych sieci. - Używanie prywatnych urządzeń do celów służbowych
Kolejnym wyzwaniem jest korzystanie przez pracowników z prywatnych urządzeń, takich jak komputery, tablety czy telefony, do przetwarzania danych służbowych. W takich przypadkach firmowe dane mogą być narażone na nieautoryzowany dostęp, szczególnie jeśli urządzenia te nie są odpowiednio zabezpieczone (np. poprzez szyfrowanie dysków, hasła o wysokim poziomie bezpieczeństwa, programy antywirusowe czy firewalle). Ponadto prywatne urządzenia mogą być używane przez inne osoby, co dodatkowo zwiększa ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych.
Aby przeciwdziałać tym zagrożeniom, firmy powinny wprowadzać polityki BYOD (Bring Your Own Device), które jasno określają, jakie wymagania muszą spełniać prywatne urządzenia wykorzystywane do pracy. Najlepszym rozwiązaniem jest jednak stosowanie firmowego sprzętu, który jest centralnie zarządzany i monitorowany przez dział IT. - Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów papierowych
W przypadku pracy zdalnej część pracowników może korzystać z dokumentacji papierowej, co również rodzi ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych. W środowisku domowym trudniej jest zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, co zwiększa ryzyko ich zgubienia, zniszczenia czy dostępu osób postronnych.
Brak kontroli nad przechowywaniem dokumentów papierowych poza siedzibą firmy sprawia, że pracodawcy muszą jasno określić zasady pracy z dokumentacją fizyczną. Procedury te powinny obejmować bezpieczne przechowywanie dokumentów w zamykanych szafach oraz odpowiednią ich utylizację (np. poprzez niszczenie dokumentów w niszczarkach, a nie ich wyrzucanie do śmieci). - Zwiększone ryzyko ataków cybernetycznych
Praca zdalna zwiększa ryzyko ataków cybernetycznych, takich jak phishing, malware czy ransomware. Cyberprzestępcy często wykorzystują nieświadomość pracowników oraz luki w zabezpieczeniach sieci domowych, aby uzyskać dostęp do danych firmowych. Praca zdalna wymaga od firm wdrożenia bardziej rygorystycznych zabezpieczeń IT, ale również regularnych szkoleń dla pracowników w zakresie rozpoznawania i unikania zagrożeń cybernetycznych.
Przykładowo, ataki phishingowe mogą prowadzić do wyłudzenia danych logowania pracowników, co w efekcie pozwala cyberprzestępcom na dostęp do systemów firmowych. Z kolei ransomware może zaszyfrować firmowe dane, uniemożliwiając do nich dostęp i zmuszając przedsiębiorstwa do zapłacenia okupu. - Trudności w zarządzaniu uprawnieniami dostępu
Przy pracy zdalnej znacznie trudniej jest kontrolować, kto ma dostęp do danych osobowych, zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownicy korzystają z różnych urządzeń i sieci. W firmach, gdzie dostęp do danych osobowych jest ściśle regulowany, praca zdalna może wprowadzać dodatkowe ryzyka związane z nieuprawnionym dostępem do systemów lub dokumentacji.
Skuteczne zarządzanie uprawnieniami staje się kluczowe, aby zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych. Należy wdrożyć procedury kontroli dostępu, które pozwalają na bieżąco monitorować i ograniczać dostęp do danych osobowych wyłącznie tym pracownikom, którzy faktycznie ich potrzebują do wykonywania swoich obowiązków. - Brak bezpośredniego nadzoru nad pracownikami
Praca zdalna utrudnia bezpośredni nadzór nad działaniami pracowników, w tym nad przestrzeganiem polityk ochrony danych osobowych. W środowisku biurowym możliwe jest szybkie reagowanie na błędy pracowników lub potencjalne naruszenia, co w przypadku pracy zdalnej staje się trudniejsze. Brak regularnych kontroli może prowadzić do przypadkowych naruszeń, które mogą nie zostać wykryte na czas.
Dlatego istotne jest, aby pracodawcy wprowadzili narzędzia umożliwiające monitorowanie działań pracowników w zakresie przetwarzania danych osobowych, a także regularnie organizowali szkolenia i audyty wewnętrzne. Skuteczne narzędzia monitorujące pozwalają na szybkie wykrywanie potencjalnych naruszeń i natychmiastową reakcję.
Obowiązki administratora danych
Zgodnie z RODO, administrator danych jest odpowiedzialny za wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią bezpieczeństwo danych osobowych, niezależnie od tego, gdzie są przetwarzane. Praca zdalna nie zwalnia przedsiębiorstwa z obowiązku dbania o zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Wręcz przeciwnie, praca w takim modelu wymaga dodatkowych działań mających na celu minimalizowanie ryzyka.
Sprawdź ofertę BPPZ w zakresie wdrożenia RODO
Administrator danych musi zadbać o:
• Zarządzanie dostępami: Ustanowienie ścisłych zasad dotyczących dostępu do danych osobowych, w tym kontrola nad urządzeniami, które mogą być używane przez pracowników. Kluczowe jest ograniczenie dostępu do danych jedynie dla osób, które tego potrzebują w ramach wykonywanych obowiązków.
• Bezpieczne połączenia: Wdrożenie obowiązku korzystania z szyfrowanych połączeń (np. VPN) podczas pracy zdalnej, co zapewnia bezpieczeństwo transmisji danych i minimalizuje ryzyko przechwycenia ich przez osoby nieuprawnione.
• Bezpieczne urządzenia: Praca na firmowych, odpowiednio zabezpieczonych urządzeniach, które spełniają standardy bezpieczeństwa IT (np. systemy antywirusowe, szyfrowanie dysków, aktualizacje oprogramowania). W przypadku korzystania z urządzeń prywatnych, administrator musi zapewnić, że spełniają one te same standardy.
• Procedury postępowania z dokumentacją papierową: Jeżeli praca zdalna wymaga używania dokumentów papierowych, konieczne jest wdrożenie procedur dotyczących ich bezpiecznego przechowywania i niszczenia, aby uniknąć przypadkowej utraty danych.
Rekomendowane działania dla pracowników
Pracownicy odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej. Nawet najlepiej zaprojektowane procedury ochrony danych w organizacji mogą okazać się niewystarczające, jeśli nie zostaną prawidłowo wdrożone i stosowane przez osoby bezpośrednio przetwarzające dane. Pracodawcy muszą zapewnić, że ich pracownicy są świadomi ryzyk związanych z pracą zdalną oraz znają odpowiednie działania, które minimalizują te zagrożenia.
- Korzystanie z bezpiecznych urządzeń
Jednym z podstawowych zaleceń dla pracowników jest korzystanie wyłącznie z firmowych urządzeń podczas pracy zdalnej, które zostały odpowiednio skonfigurowane i zabezpieczone przez dział IT firmy. Urządzenia te powinny być wyposażone w aktualne oprogramowanie antywirusowe, zapory ogniowe (firewalle) oraz oprogramowanie szyfrujące dane. W sytuacji, gdy pracownik musi korzystać z prywatnego urządzenia, powinno ono spełniać rygorystyczne standardy bezpieczeństwa narzucone przez organizację, takie jak szyfrowanie dysków, aktualizacje systemu operacyjnego i regularne kopie zapasowe.
Korzystanie z urządzeń prywatnych, które nie są odpowiednio zabezpieczone, może zwiększać ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych, infekcji złośliwym oprogramowaniem (np. ransomware) oraz utraty danych w przypadku ich awarii lub kradzieży. Dlatego niezbędne jest, aby prywatne urządzenia używane do celów służbowych były zgodne z firmowymi standardami bezpieczeństwa IT. - Bezpieczne połączenia internetowe
Praca zdalna wymaga od pracowników korzystania z sieci internetowych, które są odpowiednio zabezpieczone. Unikanie publicznych sieci Wi-Fi, takich jak te dostępne w kawiarniach, hotelach czy na lotniskach, jest kluczowe, ponieważ sieci te są często narażone na ataki typu „man-in-the-middle” oraz inne zagrożenia związane z nieautoryzowanym przechwytywaniem danych.
Zamiast korzystania z publicznych sieci, pracownicy powinni używać firmowych rozwiązań VPN (Virtual Private Network), które tworzą szyfrowane połączenie z siecią firmową, chroniąc dane przed dostępem osób trzecich. VPN zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa, uniemożliwiając cyberprzestępcom przechwycenie danych podczas transmisji. Nawet w przypadku pracy w domowej sieci Wi-Fi, warto upewnić się, że sieć ta jest odpowiednio zabezpieczona hasłem oraz najnowszymi protokołami szyfrowania (np. WPA3). - Regularne aktualizacje oprogramowania
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez pracowników podczas pracy zdalnej jest ignorowanie lub opóźnianie aktualizacji oprogramowania. Aktualizacje te nie tylko wprowadzają nowe funkcje, ale przede wszystkim łatają znane luki bezpieczeństwa, które mogą zostać wykorzystane przez cyberprzestępców.
Pracownicy powinni regularnie instalować wszystkie aktualizacje systemu operacyjnego, przeglądarek internetowych, aplikacji biurowych oraz innych programów używanych do przetwarzania danych. Firmy mogą również wdrożyć automatyczne aktualizacje oprogramowania na urządzeniach służbowych, aby zapewnić, że wszystkie systemy są na bieżąco zabezpieczone. - Zarządzanie hasłami i autoryzacja
Silne i unikalne hasła to podstawa bezpiecznej pracy zdalnej. Pracownicy powinni używać silnych haseł, które składają się z co najmniej 12 znaków, w tym liter (zarówno dużych, jak i małych), cyfr oraz symboli specjalnych. Ważne jest, aby nie stosować tego samego hasła do różnych kont czy usług oraz regularnie je zmieniać.
Dodatkowym środkiem bezpieczeństwa jest korzystanie z uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), które znacząco zwiększa poziom ochrony kont użytkowników. 2FA wymaga nie tylko podania hasła, ale także potwierdzenia tożsamości za pomocą drugiego składnika, takiego jak kod wysyłany na telefon lub aplikację uwierzytelniającą. Dzięki temu, nawet jeśli hasło zostanie skradzione, dostęp do konta jest trudniejszy do uzyskania.
Ponadto, pracownicy powinni unikać zapisywania haseł w przeglądarkach internetowych lub na niezabezpieczonych plikach, takich jak notatniki komputerowe. Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie menedżerów haseł, które bezpiecznie przechowują dane logowania w zaszyfrowanej formie. - Odpowiedzialne postępowanie z dokumentami papierowymi
Praca zdalna nie zawsze opiera się wyłącznie na cyfrowym przetwarzaniu danych. Często konieczne jest również korzystanie z dokumentów papierowych, które mogą zawierać dane osobowe. W takich przypadkach pracownicy muszą przestrzegać zasad bezpiecznego przechowywania i utylizacji dokumentów.
Przechowywanie dokumentów papierowych w środowisku domowym powinno odbywać się w zamykanych szafkach lub skrzynkach, aby ograniczyć ryzyko dostępu do nich przez osoby postronne. Po zakończeniu pracy dokumenty zawierające dane osobowe powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, na przykład przy użyciu niszczarki.
Unikanie pozostawiania dokumentów na biurku lub w miejscach łatwo dostępnych, a także pilnowanie, by nie pozostawały one bez nadzoru, to kluczowe kroki w zabezpieczaniu danych w formie fizycznej. - Świadomość zagrożeń związanych z phishingiem i innymi atakami
Cyberprzestępcy coraz częściej wykorzystują techniki manipulacyjne, takie jak phishing, do wyłudzania danych osobowych i dostępów do systemów firmowych. Pracownicy powinni być świadomi zagrożeń związanych z fałszywymi wiadomościami e-mail, SMS-ami lub telefonami, które mogą imitować komunikację od zaufanych źródeł, takich jak banki, współpracownicy czy dostawcy usług.
Pracownicy muszą zachować szczególną ostrożność, klikając w linki zawarte w wiadomościach e-mail lub otwierając załączniki. Ważne jest, aby zawsze weryfikować autentyczność takich wiadomości, szczególnie jeśli są one nieoczekiwane lub zawierają prośby o podanie danych logowania.
Regularne szkolenia w zakresie rozpoznawania ataków phishingowych oraz szybkie zgłaszanie podejrzanych wiadomości do działu IT są niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu bezpieczeństwa. - Regularna komunikacja z działem IT
Pracownicy powinni być w stałym kontakcie z firmowym działem IT, szczególnie w przypadku napotkania problemów technicznych związanych z bezpieczeństwem danych. Wszelkie incydenty, podejrzenia dotyczące naruszenia danych lub zauważone luki w zabezpieczeniach powinny być natychmiast zgłaszane, aby zminimalizować potencjalne ryzyka.
Dział IT może również wspierać pracowników w przypadku awarii sprzętu, problemów z oprogramowaniem czy zagrożeń związanych z cyberatakami, co pozwala na szybkie rozwiązanie problemu bez narażania firmy na poważniejsze skutki.
Szkolenia RODO w kontekście pracy zdalnej
Kluczowym elementem, który pomaga w minimalizacji ryzyka związanego z pracą zdalną, jest podnoszenie świadomości pracowników na temat zagrożeń oraz zasad ochrony danych osobowych. Szkolenia RODO powinny obejmować szczegółowe wytyczne dotyczące bezpiecznego przetwarzania danych w warunkach pracy zdalnej, z uwzględnieniem najnowszych zagrożeń, takich jak phishing, ransomware czy inne ataki cybernetyczne.
Regularne szkolenia pozwalają pracownikom na bieżąco aktualizować swoją wiedzę na temat obowiązujących standardów i najlepszych praktyk. W kontekście pracy zdalnej szczególna uwaga powinna być poświęcona rozpoznawaniu zagrożeń w sieci oraz reagowaniu na incydenty związane z ochroną danych osobowych. Dzięki odpowiedniej edukacji pracownicy są w stanie skuteczniej przeciwdziałać naruszeniom i zapewniać zgodność z RODO.
Podsumowanie
Praca zdalna stawia przed firmami nowe wyzwania w zakresie ochrony danych osobowych. Administratorzy danych muszą dostosować swoje procedury i technologie do warunków pracy poza biurem, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. Wdrożenie odpowiednich środków technicznych, takich jak VPN, szyfrowanie, kontrola dostępu oraz regularne szkolenia RODO, są nieodzownymi elementami skutecznej ochrony danych. Pracownicy również odgrywają kluczową rolę, dbając o bezpieczeństwo w codziennej pracy. Tylko pełna świadomość zagrożeń i skrupulatne przestrzeganie przepisów pozwala na zapewnienie pełnej ochrony danych osobowych w pracy zdalnej.
